Охарактеризуйте требования к менеджеру проекта

- план сбора информации, в котором определены источники информации и методы ее получения;

- план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

- детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности, используемые определения;

- план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Сбор и распределение информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

- внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.); формальные отчет ы, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения); письменные и устные; вертикальные и горизонтальные.

Система сбора и распределения информации должна обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут быть использованы автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной документации.

Информационная система управления проектами (ИСУП) может быть структурирована по элементам: этапам проектного цикла; функциям; уровням управления

На рис. 9.1 показаны жизненный цикл проекта, управленческие функции и информационное и программное обеспечение проекта:

Рис.9.1. Жизненный цикл проекта, управленческие функции, информационное и программное обеспечение проекта

Потребности в информационной поддержке пользователей ИСУП на разных уровнях управления проектом приведены в табл. 9.1:

Таблица 9.1

Требования к ИСУП по уровням управления

Набор базовых функциональных возможностей ИСУП приведен в таблице 9.2:

Таблица 9.2

Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение «управление коммуникациями проекта;

2. Назовите процессы управления коммуникациями;

3. Охарактеризуйте процесс - планирование системы коммуникаций;

4. То же - сбор и распределение информации;

5. То же - отчетность о ходе выполнения проекта;

6. То же - документирование хода работ;

7. Назовите основные элементы ИСУП.

Тема 10. Завершение проекта (2 уч. часа)

План

1.Оценка и аудит проекта.

2.Закрытие проекта, выход из него.

Список рекомендованной литературы:

1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет В. В. и др./ - М.: Высшая школа, 1998. - с. 444-452.

2.И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией И.И. Мазура. - М.: Экономика, 2001.- с.383 – 390.

3.Тарасюк Управління проектами. - К.: 2004. - с.

Мини-лексикон (ключевые слова):этапы закрытия проекта, проверка финансовой отчетности, паспортизация, невыполненные обязательства, гарантийное обслуживание и окончательные расчеты

Основными этапами закрытия контракта (проекта) являются: проверка финансовой

отчетности; паспортизация; выявление невыполненных обязательств; завершение невыполненных обязательств; гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности составляет проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

1. проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ; 2.согласование полученных платежей с предоставленными счетами-фактурами; 3.проверку наличия документации по изменениям; 4.контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

1.проверку платежей поставщикам и субподрядчикам; 2. соответствие суммы заказов закупками по накладным поставщиков; 3. поиск просроченных платежей поставщику; 4. подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация заключается в регистрации заказчиком ранее предоставленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т.д.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществлять постоянно в течение всего времени выполнения контракта. В результате проверки устанавливают:

- объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;

- объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимают усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае, если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа. Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматриваться вопрос об изменении контракта. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом «гарантийного резерва». Данный резерв создается подрядчиком до начала строительства и возвращается ему при отсутствии строительных дефектов, затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными (достигают 1 – 1,5% от годового объема инвестиций)

В контрактах предусматривают штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специально оговоренные условия позволяют заказчику предъявить счет на ликвидацию ущерба за каждый день просрочки строительства. Сумму ущерба и размер премий за досрочный ввод объекта в эксплуатацию заранее указывают в условиях контракта.

При окончательных расчетах учитывают экономию или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение.

При завершении проекта осуществляют подготовку итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пуско-наладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта, его используют для последующих проектов.

Гарантийное обслуживание осуществляют после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передают: техническую информацию; оборудование; инструменты; средства обучения; руководство по эксплуатации; чертежи; результаты испытаний; различные материалы фирм – поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговаривают в контракте.

Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации.

Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:

- отказ от реализации проекта до начала строительно-монтажных работ;

- продажа частично реализованного проекта в форме объекта незавершенного строительства;

- продажа объекта на стадии его эксплуатации;

- привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постоянного капитала с минимизацией своего паевого участия;

- раздельная продажа основных видов активов реализуемого проекта.

Вопросы для самопроверки:

1.Назовите этапы закрытия проекта.

2. Охарактеризуйте содержание этапа - проверка финансовой отчетности.

3. То же – паспортизация.

4. С какой целью создают гарантийный резерв?

5.Назовите основной критерий для принятия решения по выходу из проекта.