Функции и подсистемы управления проектами

Функции управления проектами. Проект состоит из определен­ных действий, процессов, функций, приносящих результат. Функции проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основ­ные группы:

• функции управления проектами — касающиеся организации и
описания работ проекта;

• функции, ориентированные на продукт, — касающиеся специ­
фикации и производства продукта. Эти функции определяются
жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах функции управления проектами и функции, ориенти­рованные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Функции управления проектами могут быть разбиты на несколь­ко основных групп, реализующих различные функции управления:

• функции инициации — принятие решения о начале выполнения
проекта;

Глава 19. Основы управления нефтегозостроительными проектами 659

• функции планирования — определение целей и критериев успе­
ха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

• функции исполнения — координация людей и других ресурсов
для выполнения конкретных работ плана;

• функция мониторинга, т. е. постоянного отслеживания состоя­
ния проекта;

• функции анализа — определение соответствия плана и испол­
нения проекта поставленным целям и критериям успеха и при­
нятие решений о необходимости применения корректирующих
воздействий;

• функция контроля — отслеживание отклонений от запланиро­
ванных показателей;

• функции управления — определение необходимых корректи­
рующих воздействий, их согласование, утверждение и приме­
нение;

• функция администрирования, т. е. руководства человеческими
ресурсами реализующими проект;

• функции завершения — формализация выполнения проекта и
подведение его к упорядоченному финалу.

Рис. 19.3.1. Наложение функций в пределах одной фазы жизненного цикла проекта

Функции управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех фазах, стадиях, эта­пах, в отдельных подсистемах проекта, как проиллюстрировано на рис. 19.3.1.

Часть V, Управление нефтегазостроительными проектами

Подсистемы управления проектами. Предметные области и управ­ляемые параметры в рамках проекта включают в себя: время (сроки), трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и постав­ки ресурсов и услуг, ресурсы, изменения по проекту, риски, инфор­мацию и коммуникации, качество.

Отличие подсистем от функций управления проектом заключает­ся в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и мето­ды. Так, планирование расходов и контроль расходов базируются на одной и той же предметной области — затратах, а планирование рас­ходов и планирование качества базируются на одинаковых процеду­рах (функции) составления планов, сетевом моделировании и пр.

Подсистемы управления проектами в общем случае подразделяют­ся на: управление содержанием проекта, объемами работ, управле­ние временем, продолжительностью, управление стоимостью, управ­ление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и комму­никациями.

Управление содержанием и объемами работ. Управление содержа­нием и объемами работ проекта включает в себя: определение исход­ного содержания проекта; контроль изменений; описание границ, рамок проекта; описание объемов работ и соответствующих ресур­сов по проекту; планирование общей структуры проекта и объемов работ; отчетность по содержанию проекта; определение временных рамок проекта; проверка содержательной части проекта.

Управление продолжительностью. Управление продолжительно­стью иногда называют управлением календарными графиками, вре­менными параметрами проекта. Подсистема нацелена на планирова­ние, контроль, корректировки, оценки, анализ сроков и резервов вы­полнения работ с позиций своевременного завершения. Управление продолжительностью подразумевает распределение времени выпол­нения проекта по последовательным стадиям его осуществления; со­ставление графиков и контроль за ходом их выполнения; планирова­ние и контроль сроков выполнения проекта и его отдельных работ.

Управление стоимостью, Управление стоимостью включает в себя деятельность по мониторингу бюджета проекта, ресурсное планиро­вание, стоимостные оценки, сметные расчеты и стоимостной конт­роль. Управление стоимостью базируется на системе учета затрат по проекту, бухгалтерской системе учета активов, задолженностей, обя-

Глава 19. Основы управления нефтегазостроительными проектами 661

зательств, уплаты налогов, начисления амортизации, движения мате­риалов, закупок и продаж, ожидаемых и реальных прибылей.

Основа управления стоимостью — контроль расходов и календар­ного плана по проекту. Работа над календарным планом и бюджетом не прекращается в течение всего времени выполнения проекта. Из­менения и отклонения от реального состояния дел (от плана) ведут к необходимости создания нового календарного плана и к изменению стоимости и бюджета.

Одно из важнейших направлений управления стоимостью — фи­нансирование проекта, которое может осуществляться за счет денеж­ных средств, а также выражаемых в денежном эквиваленте прочих инвестиций, в том числе основных и оборотных средств, имуществен­ных прав и нематериальных активов, кредитов, займов, залогов и пр.

Управление качеством. Основными элементами управления каче­ством проекта являются:

• концепция системы управления качеством, имеющая целью со­
гласовать интересы заказчика и команды проекта;

• обеспечение (поддержка) качества — комплекс управленческих
мероприятий, направленных на обеспечение всеми участника­
ми проекта требуемых проектом характеристик качества;

• контроль качества — комплекс технических и технологических
мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых
корректирующих воздействий.

Управление трудовыми. материально-техническими и финансовы­ми ресурсами. В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому главными задачами управления являются их оптимальное планирование, закупки, поставки и наилучшее (опти­мальное) распределение. Управление ресурсами осуществляется в рамках специальных подсистем управления проектами.

На этапе планирования проводится анализ требуемых и доступных ресурсов, необходимых для проекта, их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Различают: закупки работ, закупки материалов, закупки оборудования, закупки услуг, закупки (использование услуг) консультантов проекта. Отечественная струк­тура закупок близка к зарубежной, отличается от нее только послед­ним элементом, не нашедшим пока широкого применения, — исполь­зованием услуг консультантов.

Поставки ресурсов, а также управление их запасами также нахо­дятся в ведении подсистемы управления ресурсами.

Управление запасами включает в себя комплекс моделей и методов, предназначенных для оптимизации запасов по проекту, т. е. ресурсов,

662

Часть V. Управление яефтегазостроительными проектами

находящихся на хранении и предназначенных для удовлетворения потребности проекта в этих ресурсах. Термины «ресурсы» и «запасы» здесь понимаются широко: можно говорить о запасах конечной продукции, о запасах полуфабрикатов, о запасах сырья, природных и трудовых ресурсов, денежных средств и т. д.

В качестве целевой функции, подлежащей минимизации, в зада­чах управления запасами выступают суммарные затраты на содержа­ние запасов. Управляемыми переменными в таких задачах являются объем запасов, частота и сроки их пополнения (путем производства, закупки и т. д.), степень готовности продукции, хранящейся в виде запасов и др. Размеры запасов бывают обусловлены, как правило, ко­лебаниями в поставках.

Управление человеческими ресурсами. Управление человечески­ми ресурсами — подсистема управления проектом, которая включа­ет в себя организационное планирование, кадровое обеспечение про­екта, создание команды проекта, разрешение конфликтов, совеща­ния, переговоры, принятие решений, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Подсистема нацелена на руковод­ство и координацию деятельности человеческих ресурсов проекта и использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров.

Управление изменениями. В управление изменениями входят процессы прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений в содержании проек­та, спецификациях, стоимости, сетевых графиках и прочем для де­тального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Один из подходов к управле­нию изменениями состоит в том, что управляющему проектом необ­ходимо периодически запрашивать все документы об изменениях для контроля, перепроверки и оценки. Процесс управления изме­нениями должен осуществляться на всех этапах жизненного цикла проекта.

Управление рисками. Риском называют неопределенность, связан­ную с возможностью возникновения убытков или снижением эффек­тивности проекта. Этапы управления рисками включают в себя ана­лиз рисков, разработку методов снижения рисков и контроль рисков.

В рамках анализа рисков осуществляются их идентификация, оп­ределение важности, количественная оценка и разработка методов реакции на риск. Основными методами снижения рисков являются

Глава 19. Основы управления нефтегазостроительными проектами 663

передача риска, диверсификация, создание резервов средств на не­предвиденные расходы.

Контроль и смягчение последствий рисков подразумевает процесс пересмотра объемов работ по проекту, смет, бюджета проекта, пла­нов и графиков работ или изменение уровня качества — без ощути­мого воздействия на цели проекта.

Координационное (интеграционное) управление. Одной из важ­нейших управляющих подсистем в управлении проектами является подсистема координационного или интеграционного управления, основ­ной целью которой является соблюдение и поддержание существо­вания проекта. Интеграционное (координационное) управление проектом включает в себя мониторинг и координацию всех элемен­тов, фаз, функций, подсистем, исполнителей проекта для обеспече­ния его целостности; планирование взаимоувязанной разработки про­екта и контроль согласованных изменений проекта по элементам и исполнителям.

В целом, интегрированность означает требование согласованной целенаправленной деятельности участников проекта в соответствии с целями проекта.

Управление информацией и координацией проекта. Успешная реа-лизация всех этапов проекта существенно зависит от своевременно­сти информирования участников проекта, от согласованной выработ­ки и принятия решений по проекту. Обеспечение участников и про­цессов проекта информацией включает в себя каналы связи, накопление данных, обмен и актуализацию данных, ведение баз дан­ных, распределение информации по потребителям. Данная подси­стема осуществляет предоставление, оценку, переработку, мониторинг, анализ информации, информационных потоков в течение жизненно­го цикла проекта.