Аналитический обзор, аннотирование и реферирование как главные элементы управления информационными потоками

Секретарь-референт в XXI в. – не просто «упорядочиватель» документов и «блокиратор-отсеиватель» телефонных звонков. Это, прежде всего, информационный фильтр руководителя, «санитар» входящей информации[19].

Лидеры рынка не вчера задумались о приобретении инструментов оценки и проверки знаний своих сотрудников, из которых и складывается колоссальный ресурс, повышающий конкурентоспособность компании, - так называемая «корпоративная память»[20].

Прогресс в области ИТ-технологий предоставил такую возможность. Она получила название «объективизации знаний» и заключается в механизмах отделения информации от носителей (от персонала), ее сбора, структуризации, переработки, хранения, тиражирования в удобном для передачи другим сотрудникам виде[21].

Например, технологии автореферирования должностных обязанностей и основных компетенций позволяют «увидеть» с объективной точки зрения, что у каждого из сотрудников «в голове». Это, между прочим, уникальный материал для обучения новичков, который позволяет существенно формализовать и облегчить адаптацию новых сотрудников, сокращать временные и прочие затраты на «введение в должность». Причем этот момент приобретает особую актуальность, когда в компанию приходит новый сотрудник на ключевую руководящую должность.

Знания в наше время неограниченных возможностей бизнеса превратились в индустриальный продукт, в рыночный товар.
Отсюда и вытекает взаимосвязь между инфопотоками в организации[22].

Работа по сбору информации может ограничиваться передачей информации руководителю. Однако перед секретарем-референтом может быть поставлена и более сложная задача: провести анализ информации и подготовить аналитический обзор.

Аналитический обзор (реферат)[23] – сокрашенное изложение содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами. Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.

Составление аналитического обзора необходимо для того, чтобы руководитель мог быстро, не затрачивая много времени, получить исчерпывающую информацию по проблеме. Поэтому основное требование, предъявляемое к аналитическому обзору, такое: вся информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.

Деятельность руководителя предполагает наличие широкого кругозора и такого же круга общения, а также участие в дискуссиях и беседах, затрагивающих разнообразную тематику. А времени у шефа всегда в обрез. Но ведь он может делегировать своему секретарю обязанность обрабатывать значительные объемы информации[24].

Функциями секретаря являются сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени.

Умение быстро найти нужную информацию и соответствующим образом ее обработать – одно из важнейших профессиональных качеств секретаря.

Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках.

Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарь должен владеть сведениями общего характера[25]:

- хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, четко представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; знать, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;

- знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;

- знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основные источники информации для руководителя[26]:

- законодательные и иные нормативные правовые акты,
касающиеся деятельности организации;

- управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и другая документация организации);

- публикации в периодической печати, сообщения по радио и телевидению, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;

- научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;

- справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономических, культурных и других новостях.

Предположим, что секретарю необходима информация законодательного или нормативного характера. В этом случае нужно пользоваться официальными справочниками.

Наконец, еще одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных – «Гарант», «Консультант Плюс» которые позволяют быстро найти нужный законодательный или нормативный правовой акт по контекстному поиску.

Аннотация и реферат являются формами представления информации и результатом обработки письменных источников. Они используются преимущественно в узкоспециальных областях (научной, образовательной деятельности и т.д.), однако практика показывает, что навыки их составления необходимы секретарю любой организации[27].

Аннотация книг часто используется, если необходимо представить краткий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определенный период.

Аннотация (от лат. annotatio - замечание, пометка) - краткое обобщенное описание (характеристика) книги (статьи)[28].

Аннотация, как правило, состоит из трех частей[29]:

- выходные данные;

- основная тема;

- перечисление главных положений источника.

Работа над аналитическим обзором начинается после того, как изучена литература и собран фактический материал. Первым шагом является составление плана, в котором определяется последовательность изложения материала.

План помогает лучше продумать структуру аналитического обзора, определить, какие разделы оказались перегруженными материалом, где его недостаточно, какие вопросы следует опустить, и т.д. Составление плана помогает избежать ошибок в построении текста.

Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на вопросы: кто совершал, что, где, когда и с какой целью. В нем должно быть как можно больше конкретной информации, имеющейся в исходных информационных материалах[30].

Если аналитический обзор составляется на основании управленческих документов, в нем необходимо акцентировать внимание на новых сведениях и определить, насколько целесообразно обращаться в дальнейшем к самому документу[31].

В начале аналитического обзора помещается перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.

Если аналитический обзор составлен на основе книг, статей, газетных или журнальных публикаций, то ему предшествует библиографическое описание реферируемых документов.

Если аналитический обзор составляется на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, управленческих документов, перед текстом помещается перечень использованных документов с указанием наименования каждого документа, издавшего его органа, заголовка к тексту, даты и регистрационного номера. Перечисление источников информации может опускаться, если исходные книги или копии документов прилагаются к аналитическому обзору[32].

Аналитические обзоры составляются по определенной схеме: тема, предмет (объект), характер и цель работы, метод проведения работы[33].

Заголовок и сведения, имеющиеся в библиографическом описании, не должны повторяться в тексте. Следует избегать лишних вводных конструкций типа «автор статьи рассматривает…» и т.п.

Исторические справки, если они не составляют основное содержание реферируемого документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения в аналитическом обзоре не приводятся[34].

В начале аналитического обзора, если это требуется, нужно поместить ключевые слова – элементы информационно-поискового языка. Для этого в тексте реферируемого документа выбирают от 5 до 15 слов или словосочетаний, наиболее точно передающих содержание документа. Они должны обеспечить возможность поиска аналитического обзора в автоматизированной информационной системе. Ключевые слова записывают в именительном падеже прописными буквами в строку, отделяя
их запятыми[35].

Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.

В обзоре может быть дано описание методов выполнения работы. Его целесообразно приводить в том случае, если эти методы представляют особый интерес в рамках темы аналитического обзора. Широко известные методы только называются[36].

Если в аналитическом обзоре приводятся конкретные данные, то указывают источники этих данных, а также характер их получения и обработки[37].

Приводя основные теоретические, экспериментальные, описательные результаты, следует отдавать предпочтение новым и проверенным фактам, данным долгосрочного значения, открытиям важным для решения практических вопросов[38].

Если в исходных информационных материалах содержатся новые сведения, выходящие за пределы основной темы, о них также можно упомянуть в аналитическом обзоре[39].

Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также нужно отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения[40].

Если в документе отсутствует какая-то часть (методы, выводы, область применения), то в аналитическом обзоре ее опускают, сохраняя последовательность изложения[41].

В аналитическом обзоре допускается излагать содержание документа с большей или меньшей детализацией. Если составляется краткий аналитический обзор, ограничиваются основной темой и результатами, изложенными в реферируемом документе[42].

Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.

Необходимо употреблять синтаксические конструкции, свойственные языку реферируемых документов, избегать сложных грамматических конструкций[43].

В аналитическом обзоре нужно применять стандартизованную терминологию, избегать непривычных терминов и символов, а если без них нельзя обойтись, разъяснять их значения при первом упоминании в тексте[44].

Термины, отдельные слова и словосочетания, названия организаций и должностей допускается заменять официально принятыми аббревиатурами и общепринятыми текстовыми сокращениями, смысл которых понятен из контекста[45].

Формулы в аналитическом обзоре приводятся в том случае, если без них невозможно передать содержание и если они отражают итоги работы, описанной в реферируемом документе. Формулы облегчают понимание изложенного[46].

Допускается включать в аналитический обзор иллюстрации и таблицы, если они помогают раскрытию содержания документа и сокращают объем текста[47].

В аналитический обзор можно включать и другие сведения представляющие интерес для тех, кому адресован аналитический обзор (название организации, в которой выполнена работа, сведения об авторе первичного документа, ссылки на ранее опубликованные документы и т.п.)[48].

Если в первичном документе допущены ошибки или имеются противоречия, в дополнительных сведениях следует поместить соответствующие примечания[49].

Объем аналитического обзора определяется содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или практическим значением. Тем не менее, существуют общие рекомендации по его объему при публикации в специальных изданиях[50].

Средний объем текста аналитического обзора составляет (в печатных знаках с пробелами, эту информацию можно узнать в меню «Сервис» - «Статистика»): 500 – для заметок и кратких сообщений; 1000 – для большинства статей, патентов; 2500 - для документов значительного объема. При необходимости объем аналитического обзора можно увеличить[51].

Очень часто для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена.

Хорошо, если в организации принята централизованная система делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило, в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами.

Но если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость использовать документ, который еще находится на исполнении, в этих случаях неизбежно придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, занимающимся решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры организации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию.

Поиск необходимых данных заставляет обращаться к архивной информации и осуществлять поиск нужных документов в ведомственном архиве (архиве учреждения)[52].

дения об авторе первичного документа, ссылки на ранее опуб- ликованные документы и т.п.). Если в первичном документе допущены ошибки или имеют- ся противоречия, в дополнительных сведениях следует поместить соответствующие примечания. Объем аналитического обзора определяется содержанием до- кумента, количеством сведений и их научной ценностью или прак- гическим значением. Тем не менее сушествуют общие рекоменда- ции по его объему при публикации в специальных изданиях. Средний объем текста аналитического обзора составляет (в печатных знаках с пробелами, эту информацию можно узнать в меню «Сервис» ~ «Стагисгикаэ): 500 - для заметок и кратких сообщений; 1000 - для большинства статей, патентов; 2500 - для документов значительного объема. При необходимости объем аналитического обзора можно увеличить. Очень часто для аналитической работы приходится при- влекатъ управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Хорошо, если в организации принята централизованная сис- тема делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило, в кан- целярии, секретариате, общем отделе или управлении делами. Но если в организации не налажено централизованное хра- нение документов и дел или есть необходимость использовать документ, который еще находится на исполнении, в этих слу- чаях неизбежно придется обращаться в структурные подразде- ления к специалистам, занимающимся решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры орга- низации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию. Поиск необходимых данных заставляет обращаться к архив- ной информации и осуществлять поиск нужных документов в ведомственном архиве (архиве учреждения).

Работа по сбору информации включает также ознакомление с публикациями в периодической печати (газетах, журналах), радио- и телепередачах. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, которая публикуется в СМИ и затрагивает интересы компании, может быть чрезвычайно важен[53].

Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, т.е. носить разовый характер.

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

Справочники, которые всегда должны быть под рукой у секретаря[54]:

- телефонный справочник организации;

- список сотрудников организации с их адресами и телефонами;

- список организаций, с которыми налажены постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банки, вышестоящие организации и др.;

- списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п., с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;

- городские телефонные справочники;

- карта города, при необходимости – дорожные карты.

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет интернет. Для быстрого поиска информации в интернете необходимо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, или уметь пользоваться поисковыми системами. На любом лотке с компьютерными программами можно найти многочисленные информационные базы.

Всего в мире существует около 500 поисковых систем, начиная с тех, которые ищут абсолютно все, и заканчивая узкоспециализированными.

Для того чтобы войти в систему, достаточно ввести ее адрес.

Для успешной работы в интернете необходимо знать возможности поисковых систем, уметь правильно формулировать запрос, освоить правила его написания при поиске.

Поскольку секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка (толковый, орфографический, иностранных слов). Не помешает в работе и энциклопедический словарь.

Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут нужны путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должны быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Вывод по второй главе: значимость референтских обязанностей секретаря-референта очень велика. Являясь своеобразным «фильтром» входящей информации, он может ограничить и организовать эти потоки, чтобы руководитель не погрязал в «текучке», а сосредоточил свои силы на решении важных стратегических, тактических и творческих вопросов.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Находясь на «переднем фронте» офиса, секретарь уже давно не только и не столько его «лицо», как сообщается со страниц морально устаревших пособий, а фильтр входящей информации.

Работая с секретарем, руководитель использует дополнительный ресурс обработки информации и вашей памяти, чтобы часть балластных сведений, «пустых калорий», не несущих пользы и не влияющих на правильность принимаемых решений, отсеивалась еще на входе в его кабинет и оседала в приемной.

Руководители, которым довелось сначала поработать без личного секретаря-референта, а потом в тандеме с оным, могут сравнить ситуацию «до» и «после».

Во-первых, наличие профессионального помощника повышает личный статус руководителя: личное время бережет специально нанятый сотрудник.

Во-вторых, практически все шефы, которые обрели персонального помощника, отмечают, что «стало легче дышать», «отсекаются лишние звонки и люди», «больше времени можно посвятить работе, непосредственно управлению», «с появлением секретаря идет личностное и профессиональное развитие, возможен карьерный рост».

Итак, по признаниям руководителей, на их карьеру позитивно влияет наличие в приемной профессионального секретаря-референта, действующего в рамках своей компетенции, отсекающего лишних людей и ненужные звонки.

В-третьих, нередко секретарь высокой квалификации может
взять на себя и дополнительные функции, например оформление определенных видов отчетности, ведение кадрового делопроизводства, правовые вопросы, создание положительного эмоционального климата в коллективе, организацию мероприятий, администрирование офиса. Не говоря уже о таких очевидных вещах, как поиск информации по интересующим темам, составление обзоров и мониторингов СМИ и т.п.