Информационное обеспечение управления как основная функция секретаря-референта руководителя организации

Сейчас в странах СНГ происходит активная автоматизация деятельности госорганов и предприятий. Внедряются системы электронного документооборота, ERP- и CRM-системы, другие офисные приложения, которые помогают сократить путь прохождения документа внутри организации и сделать бизнес более эффективным (а в госорганах – обеспечить удовлетворительную исполнительскую дисциплину и «прозрачность» действий чиновников)[9].

В документах содержится 80% информационных ресурсов предприятия. По данным экспертов в области интеллектуальных систем управления документами, количество электронных документов, обрабатываемых службой ДОУ, удваивается каждый год. Бумажный документооборот организации в год в среднем увеличивается на 7%[10].

Неструктурированные документы составляют более 80% корпоративных данных, ведь на основании этой информации и
принимаются бизнес-решения. Чтобы добиться прозрачности, необходимой инвесторам, нужно не только показать цифры, но и предоставить документы, по которым можно судить о правомерности и целесообразности тех или иных действий[11].

При всеобщей информатизации бизнеса и деятельности государственных учреждений отмечается низкий уровень знаний в области информационных технологий среди пользователей.

Высокая степень компьютерной неграмотности в организациях (как коммерческих, так и некоммерческих), к сожалению, является массовой, причем не только в России и Беларуси, но и за рубежом.

Одна из основных целей федеральной целевой программы «Электронная Россия» - организация системы электронного документооборота как в каждом ведомстве, так и между ведомствами. То же самое можно сказать и про документооборот между компаниями и госструктурами[12].

На деле эффект от реализации электронного документооборота между организациями в масштабе города и всей страны огромен.

Электронные документы, уходящие вовне, печатаются, размножаются, конвертируются, доставляются, затем заново переходят в электронную форму: регистрируются, сканируются, распознаются и т.п., в первую очередь, секретарем руководителя организации и поэтому, для данной должности управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствуют развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов[13]:

- Создание документов.Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения; проектирование форм документов, наблюдение за их использованием; применение современных информационных технологий для составления документов.

- Хранение и использование документированной информации.Этот элемент понимается как формирование дел; создание файлов и систем поиска документов и информации; развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов.

- Передача документов на постоянное (государственное)
хранение.Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения; оценка документов; идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

- Управление архивами.Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ; совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Однако если вернуться к воплощению идеи системного подхода к управлению нематериальными активами организации, следует помнить, что хранилище интеллектуальных активов – не синоним архива в его традиционном смысле. Это информационный корпоративный ресурс, который, как и любой другой ресурс должен работать, т.е. приносить прибыль.
Этот ресурс может принимать следующие формы[14]: автоматизированная система управления документами; корпоративный сервер; электронный архив; электронная библиотека; сайт организации; корпоративные издания компании.

Вывод по первой главе: по мере развития компании все ее бизнес-процессы замыкаются на внутренней информационной системе, и обеспечение нормальной работы этой системы становится жизненно важным для организации. А значит, и для руководителя, который находится во главе этой структуры. «Проводником» информации от шефа вовне становится секретарь-референт руководителя организации или его личный помощник.