Сущность и основные направления работы секретаря-референта руководителя организации

Рассмотрение комплекса вопросов, так или иначе связанных с определением профессионального статуса секретаря, представляется
оправданным начать с перечня основных полномочий, относящихся
к компетенции секретаря. Под полномочиями в данном случае подразумевается совокупность прав и обязанностей, которыми наделяется работник для надлежащего исполнения своей должности.

Знакомство с подобным перечнем позволит сформировать объективное представление о содержании повседневной деятельности секретаря-референта руководящих работников.

Универсальный перечень основных полномочий содержится в квалификационной характеристике «Секретарь руководителя»[1]. При этом указанные в перечне должностные обязанности было бы правильнее рассматривать одновременно и как права работника, например: обязанность (и право) секретаря принимать поступающую на рассмотрение руководителя деловую корреспонденцию, обязанность (и право) секретаря передавать рассмотренную деловую корреспонденцию соответствующим структурным подразделениям (конкретным исполнителям) в соответствии с решением (резолюцией) руководителя и т. д.

Квалификационная характеристика должности
«секретарь руководителя»[2]:

1. Должностные обязанности:

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль;

- ведет контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базу данных; - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- копирует документы на персональном ксероксе.

2. Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства
о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

3. Требования к квалификации:

- высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Из содержания представленной характеристики следует, что
суть профессиональной деятельности секретаря (секретаря-референта) руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица.