Аналітичний процес опрацювання вхідної інформації

Важливим етапом аналізу є процес аналітичного опрацюван­ня даних. Він складається з численних розрахунків з визначення на основі вихідних даних додаткових необхідних показників, абсолютних відхилень, коефіцієнтів і відсотків, величин впливу факторів на показник, що вивчається, підсумків однакових по­казників, підрахунків резервів і можливого рівня результативних показників тощо.

Для опрацювання вихідних даних і відображення результатив­ної інформації аналізу використовуються робочі аналітичні таб­лиці. Особливістю таких таблиць є те, що в них, як правило, міс­тяться базисні показники (наприклад, планові) і ті, що аналізую­ться (наприклад, фактичні), результати їх порівняння; показники розміщуються у відповідній послідовності з урахуванням їх взає­мозв'язку; наводяться дані про вплив окремих факторів на ре­зультативний показник.

Аналітичне опрацювання вихідних даних є складною і трудо­місткою ланкою економічної роботи. Тому важливе значення має вибір і здійснення раціональних організаційних форм одержання та аналізу аналітичної інформації. Враховуючи тісний взаємо­зв'язок аналітичної роботи з плануванням і обліком, які забезпе­чують вихідні дані для аналізу, можна виділити дві форми органі­зації його проведення: децентралізовану і централізовану. При де­централізованій формі аналітичне опрацювання даних починається у первинних ланках управління господарством: бригадах, фермах, відділках, інших виробничих підрозділах. Після цього аналітичні результати подаються до центрального управління підприємством, де вони зводяться у загальногосподарські показники. При центра­лізованій формі аналізу вся первинна аналітична обробка інфор­мації концентрується на рівні центрального управління господарс­твом і проводиться висококваліфікованими економістами.

У більшості сільськогосподарських підприємств планово-об­лікова робота організована за принципом її централізації. Врахо­вуючи це, одержання документальних вихідних даних для аналі­зу та аналітична робота переважно організуються за принципом централізації. Тобто проведення аналітичної обробки інформації при економічному аналізі концентрується в центральному управ­лінні господарством, де поряд із наявністю необхідних для цього планово-облікових джерел даних є також підготовлені економіс­ти-аналітики та інші спеціалісти високої кваліфікації. Крім цього, на рівні центрального управління підприємством розширюється база для порівнянь показників, що аналізуються, не лише з пла­новими, а й з фактичними показниками внутрішньогосподарсь­ких підрозділів і з середніми даними по господарству в цілому. В умовах централізації проведення аналізу полегшується також за­стосуванням механізації та автоматизації аналітичних розрахун­ків і комплексним опрацюванням аналітичної інформації.

Залежно від поєднання планової, облікової та аналітичної робо­ти в сільськогосподарських підприємствах поширені в основному три способи одержання і відображення аналітичної інформації:

1) планово-аналітичний;

2) обліково-аналітичний;

3) аналітичний.

При планово-аналітичному способі у планових документах передбачаються додаткові колонки і рядки для відображення фак­тичних показників і їх відхилень від планових. При обліково-аналітичному способі, навпаки, в облікових або звітних докумен­тах передбачається місце для відображення планових показників і фактичних даних. Аналітичний спосіб одержання інформації від­різняється від зазначених двох тим, що економічний аналіз чітко виділяється у самостійну ланку роботи і проводиться в спеціально призначених для аналізу робочих таблицях або документах. Серед них книги і відомості аналізу, контрольно-лімітні картки, звіти-аналізи, машинограми тощо. Вони містять основні вихідні планові та звітні дані і водночас детальну аналітичну інформацію про від­хилення показників, що аналізуються, від прийнятих за базисні, коефіцієнти, відсотки, розрахунки впливу факторів тощо.

Перші два способи забезпечують одержання обмеженої кіль­кості аналітичної інформації, якої недостатньо для кваліфікованого управління підприємством. Однак результати порівнянь фа­ктичних показників з плановими сприяють здійсненню контролю за виробництвом, особливо на рівні первинних ланок управлін­ня — в бригадах, на фермах, відділках.

Водночас з елементами аналізу в підрозділах доцільно вести систематичну роботу, спрямовану на проведення комплексного економічного аналізу діяльності підприємства в цілому і його підрозділів за кожний місяць і за зростаючим підсумком з початку року на рівні центрального управління господарством. При цьому аналіз передбачає певне групування показників із розрізнених даних плану, обліку і звітності. Це дає змогу раціоналізу­вати застосування способів та організаційні форми проведення аналізу, реалізувати при вивченні показників у повному обсязі можливості аналітичних методів і прийомів, зменшити складн­ість і знизити трудомісткість аналітичної роботи, автоматизува­ти розрахунки на базі сучасних комп'ютерів.

В результаті проведення економічного аналізу одержують аналітичну інформацію, яка є важливою частиною всієї системи управлінської інформації. Зміст аналітичної інформації сукупність відповідним чином опрацьованих даних, які всебічно відображають економічну діяльність підприємства, відхилення показників, що вивчаються, від базисних, вплив на них окремих факторів тощо. Повний обсяг аналітичної інформації про господарську діяльність підприємства і його підрозділів досить великий. Тому для різних рівнів управління інформація відповідним чином оформлена і проаналізована. Для цього від­повідні категорії керівників і фахівців підприємства та його підрозділів також виробничих формувань, повинні в першу чергу визначити, яка аналітична інформація необхідна кожному з них для кваліфікованого керівництва виробництвом.

Результати аналізу доводяться до відома всіх керівників і фа­хівців, а в необхідних випадках і до всього колективу працівників підприємства. Обговорення і вивчення підсумків роботи з допо­могою аналізу повинно оформлятись відповідними документами. Форми таких документів можуть бути різними залежно від мети обсягу і місця аналізу. До них відносяться протоколи виробничих нарад і засідань бюро економічного аналізу, накази та розпорядження по господарству, пояснювальні записки до річ­ного звіту або просто висновки по результатах аналізу, доповідні записки тощо.

Важливим етапом аналізу є усвідомлення та оцінка одержаних даних і оформлення висновку про стан окремих сторін господарсь­кої діяльності, які аналізуються. При підготовці письмових висновків за результатами аналізу доцільно у його змісті відмічати такі моменти:

- значення аналізу того питання, яке вивчається;

- показники загальної оцінки окремої сторони діяльності господарства, їх абсолютне значення і зміни у порівнянні з базисними; відносна оцінка зміни показників, які вивчаються за допомо­гою відсотків чи коефіцієнтів;

- характеристика зміни складових частин показників, що вив­чаються, за допомогою часткових показників. Назвати фактори, характер і величини їх впливу на загальні результати роботи, го­ловні причини зміни показників;

- підрахунок невикористаних резервів по негативних відхи­леннях окремих факторів. Визначити, якщо це потрібно, можли­вий рівень загального показника, що вивчається, за умови повно­го використання резервів;

- основні висновки і пропозиції щодо закріплення успіхів та запобігання недолікам у роботі господарства.

У висновках відображається оцінка роботи господарства в ці­лому і окремих його підрозділів, визначаються організаційні за­ходи щодо поліпшення роботи окремих ланок і використання внутрішніх резервів, що виявлені при аналізі, відмічаються захо­ди щодо заохочення за високі результати виробництва, можуть наводитись розрахунки економічної ефективності запропонова­них заходів.

Економічний аналіз, який проводиться перед складанням пла­нів, а також у ході їх виконання і по завершенні року, є ефектив­ним засобом господарювання тоді, коли його результати повно і правильно використовуються в управлінні виробництвом. Сту­пінь використання аналітичної інформації залежить, не лише від якості самої інформації, а й великою мірою від кваліфікації керів­ника, який повинен уміти правильно оцінити окремі сторони дія­льності підприємства і прийняти рішення, спрямовані на її по­кращення.

Значення економічного аналізу для керівництва підприємством полягає у тому, що здійснюється тісний взаємозв'язок техніки ведення господарства з його економікою. Виконання функції контролю в управлінні виробництвом за допомогою економічно­го аналізу розширює оперативну самостійність госпрозрахунко­вих підрозділів підприємства у виконанні планових завдань та вирішенні інших питань управління виробництвом. При цьому керівники і фахівці мають можливість певною мірою звільнятись від кропіткого щоденного візуального контролю за виробницт­вом в окремих підрозділах підприємства, а також від непотрібно­го адміністрування в управлінні. Економісти мають якнайкраще вміти робити аналіз, ставити свого роду діагноз стану господарювання, а керівники і фахівці-технологи повинні, подібно до хірургів, краще оперувати, тобто реалізувати результати аналізу в управлінні підприємством.

Вивчення кожного питання завершується виявленням найбільш важливих позитивних і негативних явищ у розвитку еко­номіки господарства. Усе це є основою економічного обґрунтування планових, оперативних та інших управлінських рішень, спря­мованих на поліпшення господарської діяльності підприємства.