Организация синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Говоря о системе бухгалтерского учета, принято различать синтетический и аналитический учет.

Синтетический учет - это учет обобщенных данных бухгалтерского учета о различных видах имущества предприятия, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам. Если проанализировать изменения данных синтетического учета организации, можно выявить её общие тенденции финансово-хозяйственной деятельности. Но синтетических счетов не хватает для решения многих конкретных задач в оперативном управлении хозяйственной деятельностью организации. Поэтому в каждой бухгалтерии в развитии каждого синтетического счета ведутся так называемые аналитические счета.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическому. Их открывают для получения конкретных данных о имуществе организации или ее обязательствах. Учет в системе этих счетов называется аналитическим. Аналитические счета расшифровывают общую сумму, учтенную на определенном синтетическом счете.

Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны друг с другом. Суммы начальных и конечных остатков, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного остатка, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.

Записи хозяйственных операций на аналитических счетах производятся в организациях на основании первичных документов.

Синтетический учет формируется из данных аналитического учета. Аналитический учет является основой его формирования. Например, в синтетический счет 10 «Материалы» входит субсчёт 10-3 «Топливо», который состоит из аналитических счетов «Дизельное топливо», «Бензин» и «Газ». [9]

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». [8]

Таблица – 2 «Расчеты с подотчетными лицами»

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Кредит счета	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Дебет счета
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц	–	Сальдо – сумма долга подотчётным лицам	–

Продолжение таблицы 2

Выданы деньги под отчет		Выданы деньги под отчет	08, 10, 41
Перечислены деньги по месту нахождения подотчетного лица		Использованы подотчетные суммы
Выданы денежные документы под отчет		На производственные цели НДС по приобретенным материалам (работам и т.д.) Возврат неиспользованных сумм: в кассу удержанием из заработной платы	20, 26, 44
Сальдо конечное – сумма долга подотчетных лиц	–	Сальдо конечное – сумма долга подотчетным лицам	–

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм, а также расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7. Это комбинированный регистр, который сочетает аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Этот журнал сохраняет шахматную форму записи. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера. В конце он скрепляется круглой печатью предприятия.

Для того, чтобы работнику произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия, ему выдают наличные деньги. Потратив эти денежные средства, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия. Для этого он составляет специальный отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы.

По дебету 71 счета отражают суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы и на служебные. По дебету этот счет корреспондирует со счетами: К 50, 51, 52, 55, 76, 79, 91.

По кредиту счета 71 отражают списание израсходованных подотчетныхсумм. Их отражают с дебетованием счетов, на которых учитываются приобретенные через подотчетное лицо материальные ценности, произведенные затраты. По кредиту счет корреспондирует со следующими счетами: 07, 08, 10, 11, 15, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 41, 44, 45, 50, 51, 52, 55, 70, 79, 91, 94, 97.

Таблица – 3 «Корреспонденции 71 счета»

№	Содержание операции	Д	К
	Выдача из кассы наличных и денежных документов подотчетным лицам
	Перечисление аванса подотчетным лицам, находящимся за пределами предприятия		51, 52, 55
	Выдача в подотчет чековых книжек
	Получение в подотчет в кассах обособленных подразделений. Переоформление задолженности за подотчетными лицами в связи с переводом их из обособленных подразделений
	Зачисление в подотчет продавцам полученной выручки за продукцию, проданную на продовольственном рынке
	Отражение положительных курсовых разниц по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте
	Списание задолженности подотчетных лиц на сумму принятых к учету внеоборотных активов, материально-производственных запасов и др. имущества	07, 08, 10, 11, 15, 41
	Отражение сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям за счет подотчетных сумм
	Списание задолженности подотчетных лиц при использовании средств на производственные расходы (командировочные, оплата услуг и т. п.)	20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 45,
	Возврат подотчетных сумм. Сдача выручки за реализованную продукцию на продовольственном рынке
	Оплата через подотчетных лиц задолженности поставщикам
	Удержание подотчетных сумм из оплаты труда
	Переоформление задолженности подотчетных лиц в связи с переходом их на работу в обособленные подразделения
	Списание на финансовые результаты задолженности подотчетных лиц не реальных для взыскания. Оплата за счет подотчетных сумм расходов, связанных с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (отличных от денежных средств, товаров и продукции)
	Невозвращенные в установленные сроки подотчетные суммы

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет работнику организации. Он ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами, либо в различных карточках. Например, в карточках учета материалов, в карточках учета основных средств, в карточках учета дебиторов и кредиторов и так далее. Также аналитический учет по данному счету ведется ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях и в книгах (амбарная книга). Данные о движении отдельных объектов учета накапливаются и группируются, а полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге и т.д.).