Виды расчетов с подотчетными лицами.

 

Почти в каждой современной организации ведутся расчёты с подотчетными лицами. Осуществляя свою деятельность, предприятие часто производит свои расходы через сотрудников. Руководство может давать своим работникам какие-либо поручения, задания, на исполнение которых требуются денежные средства. В настоящее время эта практика очень распространена в организациях.

Расчеты с подотчетными лицами нужны для осуществления какой-либо отдельной операции, а также осведомленности начальства о действиях работника. Руководство должно знать, куда, на какие цели, потрачены денежные средства, принадлежащие организации. Данные расчеты являются очень важной частью хозяйственной деятельности. Чаще всего денежные средства выдаются подотчетным лицам:

1) на хозяйственные нужды, то есть на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.;

2) в качестве аванса на командировочные расходы;

3) на представительские расходы.

Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Служебными командировками не могут признаваться поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути. [10]

В командировку может быть направлен только штатный работник организации. С этим работником должен быть заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

¾ беременные женщины;

¾ работники младше 18 лет (за исключением работников, занятых творческой деятельностью. В эту категорию относятся служащие средств массовой информации, актеры театров и т.п. Также сюда включаются профессиональные спортсмены).

Допускается направление в командировку следующих работников при условии их письменного согласия и доказательств, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями:

¾ женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

¾ работников, которые имеют детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

¾ работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Данные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки. [1]

Сотрудник организации, который находится в командировке, должен работать по графику, установленному в той организации, в которую он прибыл.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата в двойном размере. Если он выезжает в командировку в выходной день, то по возвращении из командировки ему должен быть предоставлен другой день отдыха. Для этого работник пишет заявление. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата. Она выплачивается за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. [1]

Командированному работнику оплачиваются:

1. Расходы по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, которые оказываются в гостиницах и включаются в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными и спортивными (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются. Но, если руководитель организации решил оплачивать такие расходы, то их сумма облагается НДФЛ и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

2. Расходы по проезду к месту командировки и обратно. Такие расходы включают: стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.); оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями; стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта; сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

3. Так же работнику, который находится в командировке, оплачиваются суточные. Это дополнительные расходы подотчетного лица на проживание и выполнение работы. Они выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути. [10]

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время минимальный размер суточных составляет 100 рублей за день нахождения в командировке. Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Также до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. [3]

4.В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.). В этих случаях ведается работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

¾ расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

¾ расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

¾ консульские и аэродромные сборы;

¾ сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, иные аналогичные платежи и сборы.

Некоторые иностранные государства не разрешают въезд в свои страны без оформления обязательной медицинской страховки. Эти расходы также оплачиваются работникам организацией.

На оплату вышеперечисленных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдаётся аванс в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, он выдаётся в валюте страны, в которую работник направляется.

После возвращения работника из командировки он представляет в бухгалтерию авансовый отчет. Он состоит их двух частей. Первую часть заполняет подотчетное лицо, а вторую – кассир или бухгалтер, который расписывается о том, что он принял данный отчет на проверку со всеми требуемыми документами. Далее проверенный бухгалтером или кассиром отчет утверждается директором организации. После всех этих действий авансовый отчет принимается к учету.

Сумма неизрасходованного аванса денежных средств должна быть возвращена подотчетным лицом в кассу организации. Если же этому работнику не хватило подотчетной суммы на командировочные расходы, и он оплачивает их из своего кармана, то, при предоставлении оправдательных документов, ему выдается потраченная сумма собственных денег из кассы организации.

К представительским расходам относят расходы на официальный приём и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах. Это делается для установления и поддержания взаимного сотрудничества организаций, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или иной руководящей структуры, независимо от места создания данных мероприятий. Среди представительских затрат выделяют затраты на проведение официального приёма (обеда, ужина и т.д.) для указанных лиц, также транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту организации представительского мероприятия и заседания руководства и обратно. Еще к этим затратам относятся расходы на буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, которые состоят в штате предприятия. К данному виду расходов не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний и т.п. [6]

В России чаще всего подотчетные суммы выдаются в наличной форме. Но с развитием электронных платежных систем, информационных и телекоммуникационных технологий, денежные авансы в организациях выдаются еще и в безналичной форме. Для этого подотчетное лицо пишет заявление, в котором указывает реквизиты своей карты, чтобы организация перечислила ему подотчетную сумму. Если денежная сумма переводится на карту для командировочных расходов, то она переводится либо в российской валюте (рублях), либо в валюте других государств. Это зависит от места, куда направляется подотчетное лицо.