Нормативно – правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных денежных средств регламентируется нормативными документами. Нормативно-правовая база необходима для обязательного характера правил работы в организации, которые юридически поддерживаются государством, для четкой структуры ведения расчетов.

В расчетах с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям существуют строгие правила, которые необходимо соблюдать. В основном вопросы по этим расчетам решаются с помощью следующих документов:

¾ указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

¾ приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»;

¾ законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;

¾ кодексом об административных правонарушениях РФ;

¾ трудовым кодексом РФ.

Указание Банка РФ № 3210-У – это документ, который является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств работнику организации. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У, руководитель фирмы (или индивидуальный предприниматель) имеет право выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физическое лицо, которое не является сотрудником данного хозяйственного субъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником понимается физическое лицо, с которым у хозяйственного субъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но также и подрядчик, с которым у данного хозяйственного субъекта заключен гражданско-правовой договор.

Также в документе перечислены и другие важные правила выдачи подотчетной наличности:

¾ выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хозяйственной деятельностью лица, работником которого является подотчетное лицо;

¾ выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления. В нем он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который необходим для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на подпись руководителю организации;

¾ передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002;

¾ выдача следующей суммы подотчетному лицу возможна только при условии полного и своевременного погашения долгов по предыдущим отчетным суммам;

¾ по истечении трех дней, которые отсчитываются от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией;

¾ представленная работником отчетная документация проверяется главным бухгалтером или обычным бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем. Он же утверждает отчет и устанавливает сроки, которые необходимы для осуществления окончательных расчетов с подотчетным лицом. [5]

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» стоит рассматривать как следующий документ, говоря об отношениях с подотчетными лицами. Вообще сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо от 15.03.2001 № 16-00-13/05 «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета»), однако данный документ имеет прямое отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете. [4]

В законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ есть основные положения, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и первичных документов, которые подтверждают расходы подотчетного лица:

¾ каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозяйственные операции;

¾ вся первичная документация должна включать реквизиты;

¾ первичные документы составляются непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, которые оформляют первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии;

¾ предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хозяйственной деятельности. [2]

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

¾ распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);

¾ определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК РФ);

¾ устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);

¾ обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ). [1]

Напрямую КоАП РФ (Кодексом об административных правонарушениях РФ) ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусматривается. Однако, некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет без заявления работника и другие) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с неоприходованием денежной наличности в кассе или с нарушением порядка ее хранения. За эти правонарушения уже предусмотрена конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.