Способы формализации документооборота организации

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы предприятия и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов:

1. подход " от документов ".

Исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При этом подходе основными элементами являются сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа чаще всего выглядит следующим образом: Разработка проекта документа - Согласование документа – Доработка документа - Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии Согласование документа и Доработка документа могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания. Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства – все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи:

· самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем. Преимуществами такого подхода являются минимальное время разработки методологии формализации документооборота и легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа;

· если необходимо использование более мощных средств описания маршрутов (например, при внедрении автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow), то используется нотация графического моделирования IDEF3, позволяющая с большой точностью описать сценарий обработки документа. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий (например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций»). Недостатком представления с помощью нотации является то, что идеальное с точки зрения ИТ-специалистов, оно является слишком сложным для сотрудников предприятия, и это может привести к корректировке маршрутов движения документов.

Достоинства подхода "от документов": простота, минимизация затрат и рисков проекта при внедрении СЭД, разработка документа, содержащего еще один срез описания деятельности компании.

Недостаток: отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменения содержания документа, оптимизации маршрута прохождения документа или вообще отказ от его использования. В этом случае необходим анализ дополнительной информации, для выполнения которого необходимо знать:

- какие еще документы используются в бизнес-процессе;

- какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;

- какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

2. подход " от процессов ".

Применяется в организациях, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. В этом случае применяется технология бизнес-моделирования, позволяющая создать полноценную модель бизнес-процессов, содержащую описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием – документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т.е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач в организации: анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании (автоматизация с помощью управленческой ИС, или внедрение системы документооборота, или вообще отказ от автоматизации и т.п.); формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации и другие.

Современные специализированные системы бизнес-моделирования (например, Business Studio) позволяют решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту и другие.

Преимущества такого интегрального подхода состоят в следующем:

· получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы, которая позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, на этапе внедрения СЭД автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе, ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит, и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке;

· поскольку вся необходимая информация хранится в одной модели, при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места: в модель бизнес-процессов и в описание документооборота. Отреагировать на такие изменения значительно проще: достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Все возможные виды изменений, отражающихся на документообороте при изменении бизнес-процессов, показаны в таблице 7.

Недостатками этого подхода являются:

· более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа,

· возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы.

Таблица 7 - Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте.