Факторы, влияющие на организацию и выбор СЭД. Критерии выбора системы автоматизации документооборота

При организации и выборе СЭД необходимо учитывать следующие факторы:

· необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры;

· наличие территориально-удаленных подразделений;

· наличие бумажного архива большого объема;

· необходимость в управлении потоками работ;

· требования по срокам хранения документов;

· возможность интеграции с существующими системами;

· необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач;

· необходимость поиска информации;

· обеспечение безопасности данных;

· необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

· функциональность выбираемой системы. Наиболее широко распространенными требованиями к функциональности системы являются наличие:

- функций навигации и организации доступа к информации, предоставляющих возможность формирования как персональных, так и групповых заданий, средства навигации по иерархии данных в системе, возможность манипуляции представлениями данных, средства инициализации функции обработки документов и т.д.;

- функций учета документов или средств развертывания картотеки, обеспечивающих фиксацию сопроводительной информации о документах, атрибутов документов и ссылок, ведение справочников, разработку учетных карточек (проверка значения полей, обеспечение уникальности, автоматическая нумерация), определений операций обработки документов, поддержку жизненного цикла обработки документов и т.п.;

- функций работы с архивом документов и обработки изображений, которые включают хранение файлов документов, управление блокировками, версиями, оптимизацию стоимости хранения;

- функций сканирования и распознавания текстов;

- функций маршрутизации документов и контроля их состояния, которые обеспечивают доставку документов на рабочие места пользователей, позволяют обрабатывать документы в режимах online и offline, собирать информацию о действиях пользователя и контролировать текущее состояние документов;

- средств автоматизации бизнес-процессов, включающих средства их моделирования, средства имитационного моделирования и среду для реализации и мониторинга процессов, средства накопления статистики исполнения процессов и анализа их стоимости и эффективности;

- средств организации групповой работы (различных телеконференций, offline-форумов, аудио- и видеоконференций, средств групповых обсуждений и разработки документов);

- функций поиска и управления знаниями (полнотекстовый, атрибутивный поиски, поиски по классификаторам, средства организации сложных поисков, разнообразные технологии интеллектуального поиска, средства каталогизации и классификации документов, создание баз знаний по различным предметным областям и др.);

- возможности расширения функциональности, позволяющие выполнять настройки и предоставляющие программные интерфейсы для разработки приложений.

· учет сложившейся инфраструктуры информационных систем организации. Внедряемая система должна интегрироваться со службой каталога и подсистемой безопасности, работать под управлением определенных серверных и клиентских операционных систем. Она должна поддерживать имеющиеся сервер баз данных и почтовую программу, так как эти компоненты являются основой системы автоматизации документооборота;

· наличие квалифицированного персонала. Квалификация персонала, знание внедряемых средств и наличие опыта их использования играют огромную роль в удачном внедрении системы автоматизации документооборота.

На практике ни одна из систем не реализует полного набора рассмотренных функций, и поэтому организации приходится дорабатывать нужные приложения, собственными силами и с помощью приглашенных специалистов.