Место технологии Workflow в организации бизнеса

 

Технология Workflow является важнейшей составляющей современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективной технологией управления бизнес-процессами. Программные продукты класса workflow - это программные системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия. Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

· разработка описания бизнес-процесса;

· управление выполнением бизнес-процесса;

· интеграция используемых в процессе приложений.

Внедрение системы класса workflow на предприятии базируется на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций. С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

· адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

· экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;

· предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

· действия системы при инициализации и завершении операции.

Типовыми целями внедрения системы класса workflow на предприятиях являются:

· сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. Системы класса workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой "тому, кому нужно, и тогда, когда нужно";

· управление выполнением бизнес-процессов. Внедрение технологии workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;

· получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии;

· интеграция отдельных "островков автоматизации", существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Главной задачей после перехода к промышленной эксплуатации системы workflow является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

В таблице 6 дана сравнительная характеристика нескольких систем Workflow, представленных на российском рынке.

 

 

Таблица 6 - Сравнение систем управления потоками работ Workflow

Фирма-разработчик	Optima, Россия	Staffwarepic, GreatBritain	«Весть – Мета Технология», Россия	Инталев, Россия
Наименование системы	Optima-WorkFlow	Staffware 97	WorkRoute	Инталев: Бизнес-процессы
Стоимость за 1 клиентское место, $ США				240-3840 Неограниченное количество пользователей
Архитектура системы	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер/файл сервер
WEB-технология	Да	Да	Да	Да (при условии наличия 1C:WEB)
Защита данных в системе
Стандарт защиты информации	1В (сертификат Гостехкомиссии №96)	Да	Да	Нет (определяется форматом хранения данных)
Сертифицированное шифрование	Да (Россия, ФАПСИ)	Да	Да	Нет
Сертифицированная электронно-цифровая подпись	Да (Россия, ФАПСИ)	Да	Да	Нет
Управление потоками работ
Жесткая маршрутизация	Да	Да	Да	Да
Свободная маршрутизация	Да	Да	Да	Да
Автоматическая отправка документов по маршруту	Да	Да	Да	Да
Редактор маршрутных схем	Да, Графический	Да, Графический	Да, Графический	Да, Графический
Описание параметров технологических этапов	Да	Да	Да	Да
Формирование календаря рабочего времени	Да	Да	Да	Нет

 

Продолжение таблицы 6.

Обеспечение документооборота
Поддержка отечественной схемы документооборота	Да	Нет	Да	Да
Поддержка западной схемы документооборота	Да	Да	Да	Да
Хранение всех версий документов	Да	Да	Да	Нет
Контроль версий документов	Да	Да	Да	Нет
История обработки документов	Да	Да	Да	Да
Регистрация документов (картотека)	Да	Да	Да	Да
Редактор регистрационных карточек	Да, Графический	Да	Да	Да
Поиск документов по атрибутам регистр, карточек	Да	Да	Да	Да
Контроль потоков работ и документов
Возможность задания нормативных значений	Да	Да	Да	Да
Возможность постановки/снятия с Контроля	Да	Да	Да	Да
Контроль сроков выполнения	Да (в минутах)	Да (в минутах)	Да (в минутах)	Да (в минутах)
Контроль работы исполнителей	Да	Да	Да	Да
Уведомление о постановке на контроль	Да	Да	Да	Да
Уведомление о выполнении этапа	Да	Да	Да	Да
Напоминание об истечении сроков исполнения	Да	Да	Да	Да
Резолюции	Да	Да	Да	Да
Отчетность
Развитая отчетность	Да	Да	Да	Да
Статистический анализ	Да	Да	Да	Да
Администрирование системы
Определение прав доступа пользователей	Да	Да	Да	Да
Регистрация событий в системном журнале	Да	Да	Да	Да

 

Окончание таблицы 6.

Совместимость с программными системами
Совместимость с программными продуктами	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad	1С;MS Word,Excel, внешняя почта, запуск произвольных файлов в ассоциированной программе
Операционная система	Windows 95/98/NT 4.0/2000/XP	Windows NT 4.0ШМ OS/2	Windows95/98/NT 4.0/2000/XP	Windows 98/ME/NT/2000/X P
База данных	ODBC-стандарт (MS Exchange Server, MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC- стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC- стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase	1С(SQL, DBF)

 

Выводы по теме

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow:

· автоматизированные офисные системы класса Groupware обеспечивают взаимодействие между пользователями в рамках единого информационного пространства при совместном решении задачи независимо от их географического расположения;

· автоматизированные офисные системы класса Workflow ориентированы на автоматизацию работы коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в рамках одного или связанных бизнес-процессов. Для технологии класса workflow характерны поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно и четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения;

· понятие технологии Groupware шире, чем понятие Workflow: системы Groupware охватывают деятельность сотрудников всей компании, они могут включать в себя системы Workflow. Системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности и автоматической координации деятельности исполнителей определенных бизнес-процессов. Системы управления документами нацелены на управление только одним процессом компании – управление документами.