Способы автоматизации офисной деятельности организации на разных стадиях ее развития

 

Документы организации представляют собой мощный информационный поток, состоящий из двух видов документов: а) стандартных и б) внутренних, присущих конкретной организации, которые не могут быть реализованы в существующих тиражных информационных системах (внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация). Соответственно автоматизировать информационный поток документов можно:

1. с помощью специализированных систем, занимающихся прохождением и хранением стандартных документов (например, управленческие ИС: 1С, Галактика, автоматизирующие прохождение стандартных бухгалтерских документов, и др.);

2. с помощью специализированных систем управления документами (СУД) и систем электронного документооборота (СЭД) с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow), автоматизирующих движение внутренних документов.

Система управления документами (СУД, DMS - Document management system) - компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

В общем случае СУД (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными (данными о данных), безопасность по отношению к документам, индексирование и развитые возможности поиска документа.

Целесообразность внедрения того или иного средства автоматизации документооборота определяется уровнем развития организации, от которого зависят количество документов и интенсивность документооборота.

Начало деятельности любой компании (стадия зарождения организации) характеризуется периодом накопления первичной информации по отдельным бизнес-операциям в виде документов, напрямую не связанных с бизнес-процессами. Дальнейшее развитие организации (стадия роста) приводит к все более тесной привязке ее системы документооборота к конкретным бизнес-операциям, являющимся элементами отдельных бизнес-процессов. Расширяется круг задач, растет количество документов, возникает потребность в создании хранилищ и архивов информации: индивидуальных, групповых, корпоративных. На этапе зрелости организации появляется необходимость в обеспечении разграничения доступа к документам, расширении средств поиска, организации иерархии хранения информации, структурирования информации по уровням управления. Проблема обеспечения эффективности процессов прохождения документов становится особенно актуальной.

В зависимости от стадии развития организации возможны два пути автоматизации офисной деятельности:

1. внедрение отдельных неинтегрированных приложений (программных средств), обеспечивающих автоматизацию выполнения отдельных функций офисной деятельности(эффективно для организаций, находящихся в стадии роста);

2. внедрение единой (комплексной) платформы автоматизации.

Автоматизация офисной деятельности на основе единой платформы является одной из составляющих комплексной автоматизации всей функциональной деятельности компании. Управление бизнес-процессами предприятия, находящегося в стадиях интенсивного роста или зрелости, реализует такие основные функции как:

· обслуживание клиентов;

· разработка новой продукции;

· учет и контроль деятельности предприятия;

· финансовое обеспечение деятельности предприятия и др.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде. Для этого в рамках предприятия требуется создать единую автоматизированную систему управления документами, включающую возможности:

· удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

· доступа к одной и той же информации (данным) разных пользователей без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

· средств коммуникации: электронной почты, факса, печати документов;

· сохранения целостности данных в общей базе данных;

· полнотекстового и реквизитного поиска информации;

· открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

· защищенность информации;

· удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

· масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Достоинствами подхода комплексной автоматизации являются:

· избавление от многих проблем, связанных с сопровождением, обучением персонала,

· избавление от проблем, связанных с интеграцией с другими информационными системами организации;

· уменьшение усилий на внедрение очередного приложения;

· существенное снижение рисков неудачного внедрения.

Недостатки подхода:

· высокая стоимость начальных шагов внедрения;

· риск неоправданности надежд от внедрения новой системы в краткосрочном периоде.

Для внедрения комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:

· осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости;

· наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы;

· наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии координировать последовательную разработку и внедрение системы автоматизации офисной деятельности.