Понятия и термины в сфере организации документационного обеспечения управления

 

1. Понятие «документ» определено в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ – материальный носитель, на который наносятся определенные сведения, отображающие состояние системы или принятое решение установленного содержания по регламентированной форме [1].

Документ обладает полифункциональностью и юридической силой, которая обеспечивается подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе. Документ в организации характеризуется совокупностью трех составляющих:

· физическая регистрация,

· форма представления содержимого документа (информации),

· активизация определенной деятельности. Именно некоторая деятельность превращает информацию в документ.

С помощью документа реализуются следующие функции:

· регистрация первичной информации или принятого решения,

· передача информации,

· обработка информации,

· хранение информации.

2. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для управленческих процессов.

В состав системы входят сотни форм различных документов. По содержанию различают:

· управленческие документы (организационно-распорядительские), используемые для административного управления, которые относятся к официальным документам, создаваемым организацией или должностным лицом и оформленные в установленном порядке,

· экономико-статистические, предназначенные для экономического управления организацией,

· научно-технические, возникающие при проектировании и производстве новых видов продукции,

· юридические, регламентирующие отношения коллектива внутри организации и его отношения с внешней средой (вышестоящие и правительственные организации, потребители продукции, поставщики сырья и др.)

В основном деятельность офисной службы ориентирована на работу с организационно-распорядительскими документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления.

Организационно-распорядительные документы классифицируются по следующим признакам:

1) по содержанию:

· организационные – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции фирмы, организацию ее работы, обязанности и ответственность ее руководства и сотрудников. Этот тип документов является базовым, к ним относятся: учредительные документы (устав, договор), организационная структура фирмы, штатная численность сотрудников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников;

· распорядительные – документы для оформления принятых управленческих решений. Являются основными для выполнения деловых процедур. К ним относятся: приказы по основной деятельности и личному составу, указания, распоряжения, протоколы;

· информационно-справочные – составляются при выполнении функций учета и контроля деловых процессов. Это входящие и исходящие письма, внутренние и международные телеграммы, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, рефераты, списки, графики выполнения работ, регистрационно-контрольные карточки;

2) по форме:

· формализованные, к которым относятся типовые и стандартные документы, характерной особенностью которых является наличие типового состава и расположения реквизитов, их стандартное оформление и использование бумаги стандартных размеров;

· неформализованные (отчеты, рефераты и др.), отличающиеся нестандартным содержанием, отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

3. Документопоток – процесс продвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю [2].

Совокупность документопотоков организации составляет единую информационную среду, связывающую все ее подразделения. Различают следующие три типа документопотоков:

· внешние - входящие в организацию,

· внутренние – пронизывающие организацию и предназначенные для внутренних информационных потребностей,

· исходящие – связывающие организацию с внешней средой.

Документы в организации возникают и передвигаются по мере выполнения либо деловых процессов, либо функций управления. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, или отправки адресату, или передачи в архив создает документооборот.

4. Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая его сдачей в архив [3].

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Документооборот включает целый комплекс работ: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документов, справочная работа. Таким образом, документооборот представляет собойсовокупность процессов сбора, хранения, передачи, поиска и обработки документов или, по-другому, схему движения документов в своём жизненном цикле.

Одной из основных особенностей документооборота является то, что процесс документооборота тесно связан с совместной обработкой документов, т.е. с коллективной работой сотрудников.

Документооборот в организации классифицируется по следующим признакам:

1) по составу охватываемых операций различают два типадокументооборота:

· универсальный - автоматизирующий операции обработки существующих информационных потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов;

· операционный - ориентированный на обработку первичных документов, получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику,

2) по степени охвата подразделений и сотрудников выделяют:

· централизованный документооборот – охватывающий все подразделения организации в единую систему,

· специализированный – документооборот на уровне отдельного подразделения, ориентированный на специфику его функционирования.

5. Документационное обеспечение управления – информационная поддержка выполнения управленческих функций.

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении таких видов деятельности как:

· документирование, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление документов,

· делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Делопроизводство – это совокупность правил, нормативных актов, процессов, людей, стандартов, инструментальных средств и систем, обеспечивающая эффективное использование документов.

Делопроизводство подразумеваеткомплекс мероприятий по документационному обеспечению управления организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.