Процессный подход к организации и управлению деятельностью предприятием. Понятие офиса

Введение

Любая управленческая деятельность в любой организации связана с информацией. Организация как структура – это система объективно необходимых для ее управления функций, распределенных по уровням и звеньям управления, для эффективной реализации которых необходимо своевременное информационное обеспечение.

Основная роль аппарата управления заключается в обработке информации. Он получает информацию в самых разных формах. Это могут быть данные, выдаваемые компьютером в электронной форме; документы, передающие информацию в численной или цифровой формах; устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

В тех же формах управленческий аппарат и производит информацию. Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он может преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных затратах); накапливать информацию (например, информацию о пробках для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Весь объем информации, циркулирующий в организации, составляет важный для нее стратегический информационный ресурс. В современном быстро меняющемся мире скорость получения информации для выработки управляющих решений, эффективность ее обработки должны быть очень высокими.

По мере становления российского бизнеса к его руководителям приходит понимание того, что в успешном развитии компании одну из определяющих ролей играет эффективный офис-менеджмент.

 

Модуль 1. Документационное обеспечение управленческой деятельности в организации

 

Тема. Основные понятия офиса, организация офисной работы

План лекции

1. Процессный подход к организации и управлению деятельностью предприятием. Понятие офиса

2. Этапы развития офиса

3. Понятия и термины в сфере электронных документов

4. Организация работы с документами на предприятии

5. Основные преимущества и принципы электронного документооборота

Цели, задачи:

1. дать представление о процессном подходе к управлению деятельностью организации, о целях и задачах офиса,

2. ознакомить с основными этапами развития офиса,

3. дать представление о необходимости документационного обеспечения управления,

4. изучить понятия и термины в сфере организации документационного обеспечения управления,принципы и преимущества электронного документооборота.

Ключевые вопросы

1. Организация эффективной работы с документами – основа реализации процессного подхода к управлению деятельностью организации.

2. Документы – как средство описания процессов в организации, как инструмент распределения функций между работниками.

3. Виды деятельности, обеспечивающие документационную поддержку управления.

4. Основные проблемы неэффективного документооборота.

5. Пути улучшения документационного обеспечения управления.

6. Принципы и преимущества электронного документооборота.

 

Процессный подход к организации и управлению деятельностью предприятием. Понятие офиса

В последние годы над традиционными подходами к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью предприятия стал преобладать процессный подход, который обеспечивает создание эффективной системы управления предприятием, что особенно важно в современной, сложной и динамичной рыночной среде. В отличие от структурного подхода, основанного на организации управления деятельностью предприятия по структурным элементам (бюро, отделам, департаментам, цехам и т.п.), их взаимодействия - через должностных лиц (начальников отделов, департаментов и цехов) и структурные подразделения более высокого уровня, процессный подход ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.

Под процессным подходом к организации и управлению деятельностью предприятием понимается ориентация деятельности предприятия на бизнес-процессы, и ориентация системы управления предприятия на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами предприятия.

Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы компании, создает ценность и выдает результат потребителям (клиентам).

Вся деятельность организации представляется в виде деловых процессов - бизнес-процессов. Бизнес-процессы складываются из определенной совокупности бизнес-операций.

Бизнес-операция - совокупность действий, составляющих содержание одного акта производственной (или предпринимательской, или другой) деятельности.

Например, бизнес-процесс хозяйственной деятельности начинается с производства или закупки партии товара по заранее намеченному плану действий и завершается продажей товара и получением прибыли.

Процессный подход подразумевает:

· цельное описание технологий выполнения всех работ,

· документируемость технологий их выполнения,

· эффективную информационную поддержку.

Реализация практически всех бизнес-операций сопровождается оформлением и исполнением большого числа определенных документов, в которых сосредоточена основная информация предприятия. Организация эффективной работы с документами является одной из важнейших организационных задач. Для ее решения в состав каждого предприятия включается офис - самостоятельное структурное подразделение, поддерживающее функционирование организационной структуры управления бизнес-процессами. Основная цель работы офиса - обеспечение документами процессов управления и деловых процедур.

Задачами офиса являются:

· документирование принимаемых организационных, плановых, административных и управленческих решений.

Документирование – процедура создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов;

· документационное обеспечение управления, охватывающее процессы документирования, организации работы с документами в процессе управления;

· получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

· контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

· организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур. Деловая процедура – последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации.

На входе и выходе офиса не материальные изделия, а «бумаги», фиксирующие решение, принятое должностным лицом или организацией в целом. Операционно работа служащих офиса складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами. Основной функцией работы служащих в офисе является предоставление нужной информацией нужному человеку в нужное время.

Особенность работы офиса состоит в том, что он является не только источником информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение ресурсов в организации. Через офис организации проходят все ее информационные потоки.

 

Этапы развития офиса

 

Исторически офис прошел путь развития от конторы писаря до современных систем электронного документооборота (СЭД). Основные этапы развития:

· контора писаря,

· механизированный офис, в котором

- механическим способом написанные под копирку письма (что сократило время их написания);

- оперативный обмен информацией между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать решения на базе более полной информации и в более сжатые сроки;

- подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.

В результате этих изменений значительно повысилась продуктивность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения в аппарате организации управления и его функциях. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современных бюрократических организаций, крупных корпораций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов,

· электрифицированный офис, который позволил повысить уровень делопроизводства, продуктивность аппарата управления, качество документов, оперативность передачи информации благодаря широкому применению электрических пишущих машинок с заменяемыми головками, копировальных устройств, портативных диктофонов и факсимильных устройств;

· электронный офис – система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники. Отличительной чертой перехода к «электронному офису» явилось получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Развитие программного обеспечения обеспечило решение задач электронного делопроизводства и документооборота, электронного архивирования, быстрого поиска документов и распределенного доступа к ним. Электронный архив документов позволил решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса;

· виртуальный офис - я вляется идеальным решением для удаленного управления бизнесом. Он существенно оптимизирует затраты на поддержание представительства компании в стране ее регистрации, сокращает расходы на аренду, заработную плату сотрудникам, расходы на оргтехнику и пр. Организации, использующие виртуальный офис, получают реализацию офисных услуг коллективного пользования, включающих в себя:

- служебный почтовый адрес организации для получения корреспонденции;

- услуги пересылки входящей почтовой корреспонденции на указанный адрес;

- электронный адрес в стране регистрации офиса с возможностью переадресации корреспонденции;

- виртуальный телефонный номер (выделенный номер) - номер выбранной страны и города;

- приём факса на персональный номер с передачей сообщений на адрес электронной почты в любой стране мира,

- обслуживание входящих звонков, услуги секретаря. Благодаря многоканальному телефону не может быть упущен ни один звонок;

- веб-хостинг и аренду переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч.

Следует упомянуть, что в настоящее время виртуальный офис имеет организационные недостатки:

- множество компаний могут использовать один и тот же адрес;

- недостаток государственного регулирования и как следствие ненадежные провайдеры;

- благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей действует множество мошенников.

Для борьбы с мошенниками разработан Формуляр почтовой службы 1583 (Postal Service Form 1583), регулирующий работу почтовых служб. Согласно этому постановлению коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем.