Тема: Концептуальні засади управлінських інформаційних систем.

Лекція №1

План.

1. Роль і місце інформаційних систем в управлінській діяльності

2. Архітектура. функціональна і забезпечуюча частини управлінських інформаційних систем

3. Інформаційне забезпечення: його структура, класифікація та принципи організації

 

Інформаційні системи існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство вимагає для свого управління систематизованої, заздалегідь підготовленої інформації. Особливо це стосується процесів, пов'язаних з виробництвом матеріальних і нематеріальних благ, оскільки вони життєво важливі для розвитку суспільства. Саме виробничі процеси удосконалюються найдинамічніше. А в міру їх розвитку ускладнюється і управління ними, що, у свою чергу, стимулює вдосконалення і розвиток інформаційних систем.

Система – це сукупність взаємозв'язаних елементів, працюючих як єдине ціле, що набуває певної властивості, відсутньої у елементів окремо.

В інформатиці поняття «система» найбільш поширено і має багато смислових значень. Найчастіше воно використовується стосовно набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера або кілька програм для вирішення конкретних прикладних завдань, доповнених процедурами ведення документації та управління розрахунками.

Додання до поняття «система» слова «інформаційна» відображає мету її створення і функціональну приналежність. Інформаційні системи забезпечують збирання, зберігання, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі ухвалення та вирішення завдань певної області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

Для того, щоб одержати інформацію, необхідну для успішного функціонування компанії, слід зібрати дані, передати їх на обробку, привести їх у форму, зручну для подальшого використання, і передати користувачам отримані результати. Користувачі матимуть змогу уточнювати, які дані потрібно збирати, а також скоректувати методи їх обробки з погляду повноти, достовірності і форми подання результатів.

Загальна схема інформаційної системи (ІС) показана на рис. 1.

 

 

Рис. 1. Загальна схема інформаційної системи

 

Компанії створюють ІС для обслуговування інформаційних потреб різних рівнів управління. Так, в роботі Л. М. Еплгейта, присвяченої управлінню корпоративними інформаційними системами, виділяються 4 рівня управління і відповідні їм ІС: системи підтримки рішень вищого рівня управління (стратегічний рівень); автоматизовані системи управління (АСУ) і системи підтримки ухвалення рішень (управлінський рівень); професійні та офісні системи (рівень знань); системи обробки транзакцій (операційний рівень). Системи одного рівня, у свою чергу, можуть бути орієнтовані на забезпечення інформаційних потреб різних функціональних областей (виробництво, фінанси, маркетинг, управління персоналом).

Історія розвитку інформаційних систем і мета їх використання на різних періодах представлені в таблиці 1.1.

Перші інформаційні системи з'явилися в 50-х роках. Вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплатні, реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів.

60-ті роки ознаменовані зміною відношення до інформаційних систем. Інформація, одержана з них, стала застосовуватися для періодичної звітності з багатьох параметрів. Для цього компаніям було потрібно комп'ютерне устаткування широкого призначення, здатне обслуговувати безліч функцій, а не тільки обробляти рахунки і нараховувати зарплатню, як було раніше.

 

Таблиця 1.1

Зміна підходу до використання інформаційних систем Період часу	Концепція використання інформації	Вид інформаційних систем	Мета використання
1950 – 1960 рр.	Паперовий потік розрахункових документів	Інформаційні системи обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах	Підвищення швидкості обробки документів Спрощення процедури обробки рахунків і розрахунку зарплатні
1960 –1970 рр.	Основна допомога в підготовці звітів	Управлінські інформаційні системи для виробничої інформації	Прискорення процесу підготовки звітності
1970 – 1980 рр.	Управлінський контроль реалізації (продажу)	Системи підтримки ухвалення рішень Системи для вищого рівня управління	Знайдення найбільш раціонального рішення
1980 – 2000 рр.	Інформація – стратегічний ресурс, що забезпечує конкурентну перевагу	Стратегічні інформаційні системи Автоматизовані офіси	Виживання і процвітання компанії

 

У 70-х – на початку 80-х років інформаційні системи починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, що підтримує і прискорює процес ухвалення рішень.

До кінця 80-х років концепція використання інформаційних систем знову змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації і використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. Інформаційні системи цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають компанії досягти успіху в своїй діяльності, створювати нові товари і послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною і багато що інше.

Склалася думка про інформаційну систему як про систему, що реалізована за допомогою комп'ютерної техніки. Хоча взагалі інформаційну систему можна уявляти і в позакомп’ютерному варіанті.

 

 

Рис. 2. Процеси в інформаційній системі

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, які вона розв’язує, а також організаційні процеси, в які вона включена (рис.2). Так, наприклад, при визначенні можливості комп'ютерної інформаційної системи для підтримки ухвалення рішень слід враховувати:

·структурованість управлінських завдань, що вирішуються;

·рівень ієрархії управління компанією, на якому рішення повинно бути ухвалено;

·приналежність завдання, що вирішуються, до тієї або іншої функціональної сфери бізнесу;

·вид інформаційної технології, що використовується.

Технологія роботи в комп'ютерній інформаційній системі доступна для розуміння фахівцем некомп'ютерної області і може бути успішно використана для контролю процесів професійної діяльності та управління ними.

Цільова функція внутрішньої організаційної системи — ефективна організація — менеджмент — бухгалтерський облік — постачання (центр відповідальності) — виробництво (центр відповідальності) — комерційна діяльність — нові види продукції. Ці цілі конкретизуються як в оперативному (до 1 року), так і в стратегічному плані (3—5 років і більше). База даних, що забезпечує ефективність ухвалення управлінського рішення, формується інформаційною системою, що враховує, по можливості, всі внутрішні чинники компанії. Вплив зовнішніх чинників враховується як можливі зміни окремих внутрішніх чинників.

Розглядаючи структуру роздільного обліку зовнішніх і внутрішніх чинників, можна зробити висновок, що дане трактування співпадає з сучасною західною системою обліку, яка підрозділяється на дві основні підсистеми: зовнішню — фінансовий облік (Financial accounting) і внутрішню — управлінський облік (Management accounting).[5] Фінансовий облік акумулює дані про діяльність компанії і є джерелом зовнішніх звітів. Управлінський облік одержує і аналізує фінансові і нефінансові дані про зовнішні і внутрішні чинники, що впливають на діяльність компанії, і є джерелом інформації для ухвалення управлінських рішень (управлінської інформації).

В зарубіжних країнах звичайно для задоволення різних інформаційних потреб створюють управлінську інформаційну систему (managment information system — MIS). Ця система складається з взаємозв'язаних підсистем, які видають інформацію, необхідну для управління компанією.

Системологія складається з теорій різних природних, технічних, соціальних та економічних систем і остаточного погляду поки що не має. На думку одного з провідних фахівців у області системного аналізу - академіка РАН Мойсеєва М.М.: «. нині вивчено досить багато різних типів систем, але побудувати теорію, яка була б достатньо загальною, поки що не представляється можливим. Тому особливе значення набуває виділення класів реальних систем, для вивчення яких можна використовувати загальні підходи».

Загальні підходи (парадигми) розглядаються в таких галузях наукових знань як загальна теорія систем, теорія моделювання систем, системний аналіз, дослідження операцій, теорія ухвалення технічних рішень та інші. Величезний внесок в створення і розвиток цих галузей знань внесли такі вчені як: Г.Вагнер, А.Кофман, Д.Кліманд, В.Кінг, Д.Діксон, Е.Квейд, М.П.Бусленко, Д.М.Гвішиані, В.М.Садовській, М.М.Мойсеєв, А.І.Уємов, В.В.Дружинін, М.Месарович, Дж. Нейман, Л. фон Берталанфі та інші.

Ознаки системності:

·принцип зовнішньої цілісності - відособленість або відносна відособленість системи в навколишньому світі;

·принцип внутрішньої цілісності - властивості системи залежать від властивостей її елементів і взаємозв'язків між ними, порушення цих взаємозв'язків може призвести до того, що система не зможе виконувати свої функції;

·принцип ієрархічності – в системі можна виділити різні підсистеми, з іншого боку сама система теж є підсистемою іншої крупнішої підсистеми.

Для того, щоб розібратися, що ж таке управлінська інформаційна система (УІС), необхідно перш за все визначити її місце в системі

управління економічним об'єктом, тобто об'єктом, пов'язаним з виробництвом матеріальних і нематеріальних благ.

Потреба в управлінні виникає у тому випадку, коли необхідна координація дій членів окремого колективу, об'єднаного для досягнення загальних цілей. Такими цілями можуть бути: забезпечення стійкості функціонування або виживання об'єкта управління в конкурентній боротьбі, отримання максимального прибутку, вихід на міжнародний ринок та інше. Цілі спочатку носять узагальнений характер, а потім в процесі уточнення вони формалізуються управлінським апаратом у вигляді цільових функцій.

Взаємозв'язок інформаційних потоків, засобів обробки, передачі і зберігання даних, а також працівників управлінського апарату, які виконують операції щодо переробки даних, і складає інформаційну систему економічного об'єкта.

Зростання обсягів інформації в контурі управління, ускладнення її обробки спричинило спочатку впровадження комп'ютерів на окремих операціях, а потім розширення їх застосування. Традиційна інформаційна система стала якісно змінюватися. В управлінському апараті з'явився новий структурний підрозділ, єдиною функцією якого стало забезпечувати процес управління достовірною інформацією на основі застосуваннязасобів обчислювальної техніки. У зв'язку з цим в контурі управління з'явилися нові інформаційні потоки, а старі потоки частково змінили свій напрям. Частина традиційної інформаційної системи стала поступово, але неухильно трансформуватися у напрямку все більшої автоматизації обробки інформації.

З урахуванням сфери застосування виділяють:

·технічні інформаційні системи;

·економічні інформаційні системи;

·інформаційні системи в гуманітарних областях та інші.

Під УІС маємо на увазі систему, призначену для зберігання, пошуку і видачі економічної інформації щодо запитів користувачів. За допомогою УІС, на жаль, може перероблятися далеко не вся інформація, котра використовується для управління об'єктом, оскільки в будь-якій компанії циркулюють величезні інформаційні потоки, що відіграють важливу роль в ухваленні рішень, але обробка яких за допомогою комп'ютерів неможлива. Причина цього полягає в складності структуризації інформації та формалізації процесів її переробки.

Частина інформації, що обробляється в УІС, для різних рівнів управління коливається по відношенню до загального обсягу від 10 до 20%. В процесі управління ухвалюються рішення трьох категорій: стратегічні, тактичні та оперативні.

Відповідно до цієї класифікації управлінський апарат звичайно має трьохрівневу ієрархію: вищий, середній і оперативний рівні.

Вищий рівень (вище керівництво) визначає цілі управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові і трудові ресурси, розробляє довготермінові плани і стратегію їх виконання. У його компетенцію входять: аналіз ринку, конкуренції, кон'юнктури і пошук альтернативних стратегій розвитку компанії на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджена на складанні тактичних планів, контролі за їх виконанням та розробці управлінських директив для виведення компанії на запланований рівень.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів і складаються звіти про хід їх виконання. Керівництво в даному випадку складають, як правило, працівники, що забезпечують управління цехами, дільницями, змінами, відділами, службами. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі і просторі з необхідним ступенем його деталізації.

На кожному з рівнів виконуються роботи, що в комплексі забезпечують управління. Ці роботи прийнято називати функціями. Залежно від цілей можна виділити функції різного ступеня відповідності. Типовими є наступні функції: планування, облік, аналіз і регулювання.

Планування - функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планування займає значне місце в діяльності вищого керівництва, менше - на середньому і мінімальне - на оперативному рівні. Планування на вищому рівні управління стосується майбутніх проблем і орієнтовано на тривалий термін. На середньому рівні планування здійснюється за значно коротший термін, при цьому план певного рівня управління деталізує показники більш точніше. Оперативне управління припускає найдетальніше опрацьовування плану.

Облік - функція, направлена на отримання інформації про хід роботи компанії. Облік в основному здійснюється на оперативному і середньому рівнях управління. На вищому рівні управління облік відсутній, проте на його основі повною мірою виконується аналіз результатів виробництва і регулювання його ходом.

Аналіз і регулювання - зіставлення фактичних показників знормативними (директивними, плановими), визначення відхилень, що виходять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення ситуації, що створилася, і ухвалення рішення щодо виведення об'єкта управління на планову траєкторію. Дієвим інструментом для виявлення причин відхилень є аналіз чинника, а для пошуку шляхів виходу з ситуації, що створилася, - експертні системи.

Спочатку більшість УІС забезпечували лише оперативний рівень управління: обробку рахунків, облік товарів і матеріалів, розрахунок заробітної платні, обробку замовлень. Згодом стали розроблятися системи, що забезпечують виконання розрахунків на середньому рівні: розрахунки

квартальних, щомісячних і річних планів випуску продукції, складання планів збуту продукції та інше.

Сучасні УІС здатні надавати і обробляти інформацію для всіх рівнів управління. Особливий інтерес для вищого рівня управління представляють експертні системи, здатні обробляти певну інформацію і на цій базі розробляти прогностичні плани.

Процес управління полягає в зміні стану об'єкта системи, що веде до досягнення поставленої мети. Цілі системи задаються під час її створення і в процесі функціонування весь час коректуються відповідно до зміни зовнішніх умов. Під метою маємо на увазі характеристику системи та її очікуване значення, управління, що задаються суб'єктом. Серед всього різноманіття цілей можна виділити два основні класи: стратегічні і тактичні. Вони відрізняються між собою, перш за все, рівнем узагальнення і періодом, на який розраховані. Існує певна залежність між структурою управління і способом розбиття узагальнюючих цілей на складові, а саме: через застосування процесу декомпозиції цілей. І стратегічні, і тактичні цілі можуть носити директивний характер. Вони виникають в результаті діяльності управлінських працівників вищого рівня і називаються траєкторними. Така назва пояснюється тим, що задані цілі відображають бажану траєкторію зміни керованої системи в часі. В економіці траєкторія задається у вигляді сукупності показників.

Для систем існує поняття динамічної рівноваги - це процес, що характеризується деякою рівноважною траєкторією. Для виділення її серед інших повинен бути заданий критерій. Враховуючи цілеспрямований характер системи, траєкторія є рівноважною тоді, коли вона найкоротшим шляхом веде до поставленої мети. Якщо система прагне до рівноваги, з одного боку, і до досягнення мети, з іншого боку, то несуперечливим є випадок тотожності рівноваги і мети.

До функції системи і до структури відноситься поняття стійкості. Система із стійкою структурою може відновлювати навіть істотно порушені функції. Порушення структури майже неминуче веде до втрати функціональної стійкості системи, а часто до її загибелі. Одним з чинниківстійкості структури є структурна надмірність, що досягається дублюванням.

Якщо траєкторна мета не структурована і виражена неявно, вона може бути сформульована самим менеджером як творча. Вся ієрархія траєкторних цілей повинна відповідати структурі управління. Або, якщо бути точнішим, структура управління повинна відповідати ієрархії цілей. Іншими словами, кожен елемент структури управління, представлений на графі управління вершиною, повинен мати набір траєкторних (директивних) цілей, які відповідають службовим обов'язкам управлінського працівника. Таким чином, управлінська структура повинна бути впорядкована відповідно до цільового визначення кожного рівня.

В процесі управління системою директивних цілей менеджер прагне погасити негативний вплив і добитися збігу фактичної траєкторії поведінки системи з бажаною (директивною) траєкторією. Якщо траєкторні цілі відображають ієрархію управління, то управління по горизонталі здійснюється менеджером відповідно до робочих цілей, які носять творчий характер, оскільки виробляються самим менеджером. Ці цілі підпорядковані траєкторії мети і змінюються відповідно до виникнення тієї або іншої фактичної ситуації. Якщо творча метапризначена для реалізації на нижньому рівні управління, вона стає для цього рівня траєкторією.

Одержані з вищого рівня траєкторні цілі повинні бути реалізовані через механізм формування нових цілей (у межах траєкторії, оскільки менеджер одержує з вищого рівня лише цілі, а не рішення). Нові цілі формуються менеджером самостійно, і цей процес є творчим. Траєкторні цілі теж вважаються творчими у момент формування їх менеджером відповідного рівня, і тому є певною директивою лише для нижчого рівня управління. Таким чином, творчість менеджера будь-якого рівня визначається ситуацією (умови і обмеження), що склалася, і директивним напрямком підтримки потрібного стану системи.

Отже, використанням засобів обчислювальної техніки поняттяінформаційна система не вичерпується. Інформаційну систему слід розуміти значно глибше. Термін «система» в даному випадку треба вживати у двох розуміннях:

·як певний метод, суть якого полягає у раціональному поєднанні і впорядкованості всіх елементів у часі та просторі в такий спосіб, щоб кожний з них сприяв успіху діяльності всього об’єкта. З цимтрактуванням пов’язано визначення координації і синхронізації дій персоналу управління, поєднаних з метою досягнення поставленихзавдань;

·як об’єкт, який має достатньо складну, певним чином впорядкованувнутрішню структуру.

Загальним терміном для систем забезпечення діяльності будь-якогорівня управління є «управлінська інформаційна система» (рис.3.).

Кожна інформаційна система має такі компоненти:

·структура системи – безліч елементів системи і взаємозв’язків між ними. Приклад: організаційна і виробнича структура компанії;

·функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції – прийняття рішень у певних структурних підрозділах компанії;

·вхід і вихід кожного елемента і системи в цілому. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, які надходять до системи або вводяться нею;

·мета й обмеження системи та її окремих елементів. Приклад: досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження.

Визначаючи поняття інформаційної системи, до її складу слід включати не лише апаратну і програмну частини. Слід пам’ятати про інформацію, яка міститься в системі, про специфічні алгоритми її обробки, а також про фахівців, котрі взаємодіють із системою.

 

 

 

Рис.3. Управлінська інформаційна система

Операційний менеджмент спрямований на організацію і контроль щоденної діяльності компанії. Така діяльність вимагає високої формалізації УІС, а також її фокусування на використанні внутрішньої інформації. Ефективний інформаційний процес у разі необхідності постійного реагування на зміну важливих кількісних показників, які можуть бути виміряні та досліджені за допомогою моніторингу, що постійно здійснюється. Внаслідок цього більшість операційних інформаційних систем має бути комп'ютеризовано.

На операційному рівні більшість рішень є структурованими і можуть бути вкладені в програмні системи. Оскільки середовище досить добре визначене, найчастіше використовуються оптимізаційні методи такі, як лінійне програмування (ЛП). Пакети лінійного програмування широко застосовуються практично у всіх комп'ютерних системах.

ЛП використовують, в разі необхідності оптимізувати значення окремого об'єкта, де інші залежні мають будь-які обмеження. Дані моделі можна застосовувати, якщо:

·встановлено кількісні межі;

·усі фактори лінійно залежні;

·дозволяється вибір між альтернативами;

·існує одне або більше обмежень для залежних факторів.

Лінійне програмування використовується для вирішення кількісних завдань таких, як: виробниче планування, досягнення найменших витрат у підборі споживацького кошика продуктів тощо. Очевидно, що чітко визначені вимоги для використання ЛП й інших оптимізаційних моделей, добре підходять для операційного рівня і набагато менше для тактичного, а для стратегічного рівня, що характеризується високим ступенем невизначеності, не прийнятні зовсім.

УІС на операційному рівні або в регламентованому паперовому, або в комп'ютерному вигляді являє собою систему обробки архівів. Дані для них надходять з операційних транзакцій, звітів, документів. УІС на цьому рівні використовує безліч способів розрахунку, деякі з них можуть бути комп'ютеризовані.

Більшість УІС традиційно представляли пакетну обробку. Такий підхід залишається актуальним, якщо:

·обсяги даних великі;

·застосовуються багато архівів (файлів);

·ефективність обробки даних надто висока;

·періодична звітність узгоджуються з операційними вимогами.

Тактичний або середній рівень управління охоплює найширше коло питань менеджменту. Менеджери цього рівня відчувають складність і невизначеність, що вимагає особистого аналізу. Для вирішення цих завдань інтуїція, а також персональні навички будуть найбільш доцільними. Потрібна як формалізована, так і неформалізована інформація, що досить слабко узгоджується із застосуванням комп'ютерних систем, хоча комп'ютерна система підтримки прийняття рішень може принести в цьому питанні велику користь.

На відміну від УІС операційного рівня немає жодного проекту УІС, придатного для тактичного рівня. Зовнішнє оточення дуже різноманітне, існує багато змінюваних, не передбачених поведінкових й особистих чинників, що роблять типові рішення мало прийнятними. Оптимізаційні моделі, такі як ЛП, у цьому випадку - менш корисні на відміну від інтуїції самих керівників, хоча дані моделі можна застосовувати для підготовки різних оглядів.

У широкому розумінні, тактичний менеджмент спрямований на визначення стратегічних цілей і відстеження відповідних операцій. Система контролю разом із системою зворотного зв'язку необхідна для моніторингу і на цьому рівні. Адміністратори є частиною встановленої системи контролю. До неї відносяться: бюджетний та виробничий контроль, контроль запасів та інші. Для УІС надто важливо уникати прямолінійності, бо вона містить у собі більше одного способу зворотного зв'язку, тому:

·використовується зворотний зв'язок для певної звітності, коли потрібні коригувальні дії під час виявлення порушень;

·адаптивний зворотний зв'язок обґрунтовує виправлення короткотермінових планів або бюджетів, коли УІС визначає, що умови, які змінилися для малих значень, не будуть релевантні для корекції;

·«кризовий» зворотний зв'язок спрямований на підтримку неконтрольованих порушень планів, що можуть змінити довготермінові плани.

Більшість інформації, яку використовують менеджери середнього рівня, надходить з неформальних джерел. Вона збирається, оцінюється й аналізується менеджером самостійно. Також він користується даними формалізованої УІС, що підтримується на комп'ютерному рівні. Можна виділити такі чотири типи формалізованих УІС:

-контрольна система, що дає змогу проводити моніторинг компанії, а також створювати звітність за підсумками її діяльності. В основному, дана інформація надходить із внутрішніх джерел, однак деякі ключові дані можуть надходити і з зовнішнього середовища, наприклад, дії конкурентів, ціни на сировину і матеріали, нове законодавство, нові тенденції в галузі;

·розробка бази даних як внутрішньої, так і зовнішньої інформації допомагає створити, так звану, «пам'ять» компанії;

·системи, що використовуються повинні включати як заплановані, так і інтегровані частини «латання дірок», сполучених в одній базі даних. Це може бути внутрішня для компанії база даних чи комерційна, зовнішня, котру можна використати, наприклад, як основу для прогнозування;

·система підтримки ухвалення рішення являє собою комп'ютерну підтримку для нечітко структурованого рішення. Дані методи містять: моделювання, статистичний аналіз, прогнозування, створення моделей інвестиційних оцінок та інше.

Оскільки більшість стратегій за своєю природою нові і неструктуровані, формально УІС відіграє обмежену роль особливо під час обробки інформації. Однак УІС буде використовуватися для інформації про зовнішнє середовище шляхом збирання різних даних для визначення потенційних небезпек і можливостей.

Характеристики важливої стратегічної інформації:

·в основному зовнішня інформація. Хоча деяка внутрішня інформація потрібна постійно. Найбільш критичним і важливим вважається вивчення зовнішнього середовища. Наприклад, результати роботи конкурентів, їх дій, економічні тенденції, технологічні і ринкові зміни, політичні фактори;

·орієнтація на майбутнє. Стратегічне планування узгоджується із середньо- і довготерміновим майбутнім, тому тенденції, прогнози й оцінки життєво необхідні. Інформація про минулі результати, що потрібні для менеджерів середнього рівня, має для даного завдання другорядну значимість.

Основні тенденції, найбільш характерні для сучасної практики в області розробки і застосування ІТ:

1.ІТ впливають на галузі і компанії по-різному. Від типу впливу залежать підходи та інструменти управління ІТ, які відповідають тій або іншій компанії.

2.Телекомунікації, комп'ютерне устаткування і програмне забезпечення швидко розвиваються і сприятимуть певним змінам. Це, з одного боку, створює проблеми для компанії, а з другого, з'являється більше можливостей підвищення ефективності своєї діяльності.

3.Час, необхідний для успішного навчання персоналу, обмежує швидкість адаптації компаній до сучасних інформаційних технологій.

4.Компанії все частіше купують готове програмне забезпечення і послуги в області ІТ, а не створюють їх самі.

5.Хоча всі елементи життєвого циклу зберігаються, нові технології вимагають абсолютно інших підходів до управління ІТ.

6.Актуальним для ефективного використання ІТ є управління довготерміновим розвитком партнерських відносин між вищим керівництвом компаній, керівниками підрозділів і користувачами.

На рис. 4 показані різні конкурентні стратегії, які можуть бути використані компаніями в результаті аналізу свого положення в галузі в порівнянні з лідерами в застосуванні ІТ. Деякі компанії вже запровадили сучасні технології, і для них актуально збереження переваг (нижній лівий кут рисунка). У таких компаніях керівники вищого ешелону несуть пряму відповідальність за планування і використання ІТ.

Інші компанії знаходяться в ситуації, коли можливості впровадження УІС в маркетинг - мінімальні, але існує значний потенціал для використання ІТ у виробництві і логістиці. Перед цими компаніями стоїть завдання поліпшення інтеграційних якостей (верхній лівий квадрант рис. 1.4). У таких компаніях сучасні технології направлені на модернізацію, інтеграцію і координацію виробництва, а також розподілу продукції шляхом контролю витрат і підвищення її якості. Вони вимагають істотнихінвестицій, а також міжфункціонального підходу до впровадження і управління. Для міжфункціональної інтеграції актуальні тісні зв'язки між вищим керівництвом і керівниками підрозділів.

Для компанії з високим розривом у області маркетингу, в порівнянні з галузевим лідером (нижній правий квадрант рис. 4), розв’язуванняпроблеми полягає в кращій індивідуалізації продуктів і послуг, в задоволенні потреб вузько спеціалізованого ринку. Звичайно такі компанії вимушені вкладати засоби в розробку ІС маркетингу, які необхідні для стеження за галузевими трендами, для розробки маркетингових стратегій та їх реалізації. Запорукою успіху є здатність зібрати докладні дані про удосконалення продукції, переваги окремих споживачів та ціни конкурентів. Задоволення потреб клієнта, своєчасний відгук на їх зміни забезпечується умінням використовувати ІТ для децентралізації маркетингових рішень при одночасному забезпеченні їх інтеграції і контролю. Для успіху необхідні зв'язки керівників верхньої ланки і керівників функціональних підрозділів.

 

 

 

 

Рис. 4. Конкурентні стратегії компанії

Високий рівень інвестицій, необхідний для підтримки своїх конкурентних позицій, може «вивести з гри» певні компанії, які не зуміли вчасно усвідомити можливості технологій для інтеграції операцій, виявлення запитів споживачів і диференціацію продуктів або послуг (рис. 5). В одних областях ІТ - особливо важливі на виробництві, в інших — в маркетингу. В багатьох галузях лідери настільки агресивні, що зуміли змінити правила конкуренції, нав'язавши свою волю всьому оточенню.

Керівництво компанії повинно набувати відповідальності відповідно наступних аспектів використання ІТ. По-перше, для однієї компанії навіть короткочасні збої в роботі технічних засобів або в програмному забезпеченні можуть викликати різко негативний ефект. В інших же компаніях істотний вплив спричиняють лише значні порушення протягом тривалого періоду часу.

Другий аспект застосування полягає в тому, що впровадження нових інформаційних технологій для одних компаній є стратегічно важливим, тоді як для інших – це лише впровадження. Аналіз конкретних ситуацій в цих двох аспектах необхідний для формування відповідних стратегій управління. З цієї точки зору можна говорити про чотири категорії ІТ.

Стратегічна. Для все зростаючої кількості компаній додатки, що розробляються, важливі для майбутніх успіхів в конкурентній боротьбі. Стратегіям в області сучасних технологій, що є основою успіху таких компаній в майбутньому, слід приділяти значну увагу. У цю категорію входять банки, страхові компанії та основні канали роздрібної торгівлі. Такі компанії вимагають ретельного планування ІТ, організації тісних відносин між керівниками підрозділів і вищим керівництвом компанії.

Деякі компанії одержують вигоду в своїй виробничо-господарській діяльності від використання ІТ, але не повністю залежать від них в досягненні стратегічної мети.

Як приклад можна розглянути фармацевтичні компанії. Вони впровадили великий дослідницький комп'ютерний центр, який має можливість моделювати хімічні процеси, що дозволить відкрити декілька нових продуктів. Вихід таких продуктів на ринок займе десять років. Триденне переривання послуг ІТ навряд чи буде в цьому випадку особливо негативне.

Операційна. Деякі компанії надто залежать від надійності роботи ІТ, наприклад, простої систем, що обслуговують виробництво, можуть стати причиною великих порушень виробничого процесу, що, в свою чергу, може викликати втрату споживачів або істотні витрати. Так, керівництво може усвідомити операційну залежність компанії від ІТ, коли збій в базі даних призведе до зупинки господарської діяльності і, як наслідок, до крупних фінансових втрат. Після цього в дію був введений новий потужний комп'ютерний центр.

 

Рис. 5. Категорії стратегічного впливу ІТ на компанію

Будь-яка компанія повинна ефективно використовувати ІТ, щоб критично важливі, безперервні в часі операції здійснювалися безперебійно. Для компаній «операційної» категорії переривання роботи ІС, навіть на одну годину, може мати значні виробничі, конкурентні та фінансові наслідки.

Компанії, що відносяться до розглянутого типу, нерідко звертаються до дорогих систем безпеки, щоб обмежити ризик.

Але для ряду компаній, навіть тих, що вкладають значні засоби в ІТ, їх вплив на виробництво і перспективи розвитку все ж таки не є вирішальним.

У 1995 році було проведено опитування 160 керівників верхнього ешелону компаній, розташованих в різних частинах світу, щодо того, до якої групи можна віднести їх стратегію використання ІТ. 38% опитаних вважали, що їх компанія відноситься до класу тих, «що підтримують», і лише 7% залишаться в ній через 5 років (табл. 1.2). В цілому цей прогноз підтвердився.[99] Компанії, які здатні здобути переваги інформаційної революції, можуть тепер підійти до створення організації нового «інформаційного століття», тобто до організації, здатної управляти швидко і водночас комплексно.(Додаток А)

Інформаційні технології трансформують як організаційну, так і інформаційну інфраструктури компанії, щоб відповідати вимогам часу.

 

Співвідношення різних категорій ІТ

Таблиця 1.2

Категорія ІТ	1995у відсотках	2001у відсотках
«Що підтримує»
Операційна
«Що підсилює»
Стратегічна

Інформаційні системи не замінюють собою управління або процедуру ухвалення рішень, а є відповідним засобом підтримки такої роботи в разі, якщо це є необхідним. Як і використання будь-якої техніки, її використання може бути неефективним і призвести до зворотних результатів, а може бути ефективним і дати компанії конкурентні переваги. Їх ефективність більшою мірою визначається способом розробки і застосуванням в компанії, ступенем участі самих керівників в цьому процесі, а не технікою та технологіями.

 

Процес побудови інформаційної системи, яка ефективно і надійно функціонує, потребує досить змістовного підходу та деякої зміни уявлення про організацію управління. Сучасні інформаційні системи досягли такого рівня розвитку, що термін «архітектура» у застосуванні до них уже давно використовується.

Архітектура - це концептуальний опис структури системи, що включає опис елементів системи, їх взаємодії, та зовнішніх властивостей.

Впродовж цього визначення виділяються чотири області архітектури ІС:

·бізнес-архітектура;

·архітектура програмних систем;

·технологічна або інфраструктурна архітектура;

·інформаційна архітектура.

Бізнес-архітектура означає необхідність реалізації в ІС функцій, спрямованих на забезпечення бізнес-вимог.

Під архітектурою програмних систем маємо на увазі сукупність рішень відносно:

·організації програмної системи;

·вибору структурних елементів, що складають систему та їх інтерфейси;

·поводження цих елементів у взаємодії з іншими елементами;

·об'єднання цих елементів у підсистеми;

·архітектурного стилю, що визначає логічну і фізичну організацію системи: статичні і динамічні елементи, їх інтерфейси і способи їхнього об'єднання.

В міру розвитку програмних систем усе більшого значення набуває їх інтеграція один з одним для побудови єдиного інформаційного простору компанії. Таким чином, саме інтеграція є найважливішим елементом архітектури.

Приведемо декілька визначень архітектури, що складають загальноприйнятий методологічний фундамент, закріплений в міжнародних стандартах.

Стандарт ISO 15704 «Requirements for enterprise-reference architecture and methodologies» визначає загальне розуміння архітектури, розділяючи її системи всередині компанії і архітектуру компанії в цілому.

Стандарт ANSI/IEEE Std 1471-2000 більшою мірою орієнтований на комп'ютерні системи, але в той же час передбачає і дослідження компанії. Він визначає архітектуру як основу структури системи, втілену в її компоненти, їх взаємозв'язки між собою і з оточенням, а також в принципах, що управляють її конструюванням і еволюцією.

Архітектура компаній (АП) за останні роки значно розвинулась в ініціативах створення «електронних урядів», і однією з найважливіших робіт є «Федеральна архітектура підприємства» США.

На підставі цього визначення введене наступне тлумачення «Федеральної архітектури підприємства» (Federal Enterprise Architecture, FEA), яке узгоджується з попередніми, і розглядається як архітектура компаній, зберігаючи всі свої загальні властивості та є адаптованим до такої компанії як Федеральний уряд: «Стратегічний базис інформаційних ресурсів, який визначає: структуру діяльності (бізнесу); інформацію, котра необхідна для здійснення діяльності; технології, що необхідні для підтримки ділових операцій, а також перехідні процеси, необхідні для реалізації нових технологій, які забезпечують задоволення потреб діяльності, що змінюються. Основна увага направлена на загальні питання федеральної архітектури, розв’язування яких має важливе значення для всіх федеральних державних органів і суспільства в цілому».

Вона передбачає наступні вісім категорій змістовних компонентів:

·двигуни розвитку архітектури (Architecture Drivers). Відображаютьдва типу спонукаємих сил, стимулів або джерел зміни архітектури: ділові і технічні стимули;

·стратегічний напрямок (Strategic Direction). Є опис і план загального рівня для розробки цільової архітектури, який включає бачення, загальні принципи і стратегії, цілі і об'єкти розвитку;

·поточна архітектура (Current Architecture). Визначає архітектуру компанії «як є» і відображає існуючі проблеми і технології, а також служить об'єктом для подальшого розвитку;

·цільова архітектура (Target Architecture). Визначає архітектурукомпанії «як повинно бути побудовано» і представляє майбутні можливості діяльності і ті прикладні і базові технології, які повинні бути результатом проекту поліпшення підтримки потреб діяльності, що змінюються;

·перехідні процеси (Transitional Processes). Підтримують перехід від поточної архітектури до цільової. Критичні перехідні процесивключають планування інвестицій в сферу ІТ, планування проектів переходу, управління конфігурацією змінних систем, контроль і управління проектами програми розвитку;

·архітектурні сегменти (Architectural Segments). Відображаютьсегментацію окремих частин повної АП на головні специфічні області діяльності, а також на загальні або взаємопересічні для багатьох підрозділів (одиниць, організацій) компанії. Кожен архітектурний сегмент є частиною повної (інтегрованої) АП. Будь-який архітектурний сегмент з погляду архітектурної методики розглядається як певний узагальнений суб’єкт в рамках повної електронної компанії;

·архітектурні моделі (Architectural Models). Визначають ділові і конструкторські (технічні) моделі та описи, які відображають всі необхідні прикладні сегменти і приватні архітектурні моделі для повного опису електронного варіанта компанії;

·стандарти (Standards). Включають всі стандарти (рекомендовані, альтернативні, деякі з них можуть бути обов'язковими), керівні принципи, інші матеріали, а також приклади передового досвіду.[98]

В результаті, рекомендована сукупність компонентів архітектура компаній охоплює і ті області, які раніше були окремими і самостійними, включаючи ІТ-політику (у ISO 15704 це передбачається виділенням архітектури «типу 2» і референсних архітектурних моделей), ІТ-стратегію з її планами і ІТ-тактику.

Виділення в ISO 15704 архітектуру типу 2 для рівня компанії абсолютно необхідне. Архітектура типу 2 вимагає приділяти явну і особливу увагу таким речам як сукупність загальних правил і управлінських принципів, загальних цілей, стандартів, традиційних референсних (еталонних) моделей, а також типових шаблонів, прикладів передового досвіду, методик і настанов щодо застосування в ході створення і розвитку АП. Все це необхідно як нормативні вимоги і база практичних знань для формування архітектури конкретних ІТ-систем - архітектури типу 1, за допомогою яких виконується фізична реалізація систем.

З цим пов'язана наявність і вплив архітектури двох типів - архітектора кожної системи і головного архітектора компанії. Відзначимо також, що архітектура типу 2 визначає елементи технічної політики компанії, вона використовується для початкової орієнтації та подальшого контролю як окремих систем, так і процесів їх інтеграції.

На рис.6 показаний зв'язок архітектури типів 1 і 2 для централізованих планованих і систем, що децентралізовано створюються. Пунктиром показано, що фізична реалізація, тобтовиготовлення або інсталяція системи вимагає описів не тільки технологічної, але і системної моделі, а також і архітектури бізнесу. Це потрібно для перевірки відповідності всього, що створюється, дійсним потребам, а також для безпосереднього виготовлення деяких видів елементів системи, таких, наприклад, як керівництво користувача системи.

 

 

 

Рис.6. Архітектура типу 2 і типу 1 в створенні систем електронної компанії

Відповідно до свого призначення АП повинна була б формуватися саме як архітектура типу 2. Проте аналіз процесу управління інвестиціями і його впливу на зародження проекту і управління їм показує, що вимога ISO 15704 до архітектури, відповідальної за інтеграцію компанії в цілому, містить саме референсні моделі. На відміну від моделей конкретних систем в архітектурі типу 1 вона не забезпечує всіх необхідних можливостей адекватного і обґрунтованого вибору систем і проектів. АП та ІТ-стратегія вимагають створення портфеля інвестицій в ІТ, а для цього треба оцінювати вартість і ризики кожної із стратегічних систем - конкурентних ресурсів для включення їх в цільову архітектуру і в стратегічний перехідний план. Іншими словами, необхідне включення в рамки АП і «верхньої» частини архітектури типу 1, яка відповідає такому рівню їх деталізації (з використанням правил керівного принципу поступової деталізації архітектури), на якому вже можна оцінити вартості та ризики створення окремих систем. Через це не тільки архітектура типу 1, але і їх архітектори зберігають свою роль в АП і в проекті розробки ІТ-стратегії. А переходячи на рівні детальнішого представлення окремих систем «архітектори типу 1» переходять від стратегії до тактичного планування.

Треба також зважити, що доводиться розширювати практичне тлумачення самого поняття референсної (еталонної) моделі, враховуючи весь зміст описаних вище категорій компонентів архітектури компаній.[85]

Для того, щоб побудувати правильну і надійну архітектуру і грамотно спроектувати інтеграцію програмних систем, необхідно відповідати сучасним стандартам у цих областях. Без цього - велика імовірність створити архітектуру, що нездатна розвиватися і задовольняти зростаючі потреби користувачів ІС. Законодавцями стандартів у цій області виступають такі міжнародні організації як SEI (Software Engineering Institute), WWW (консорціум World Wide Web), OMG (Object Management Group), організація розроблювачів Java - JCP (Java Community Process), IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) та інші.

Поняття системи обкреслює ту її частину, що дозволяє вивчати властивості цієї частини і представляти її у вигляді інформаційних та інших моделей. Використовуючи системний підхід, можна сказати, що УІС, як і всяка інша система, складається з елементів (або підсистем), що знаходяться в певних відносинах один з одним. Більшість цих відносин спільно з елементами утворюють структуру системи. Таким чином, УІС - це частина реальної дійсності, представлена у вигляді великої кількості елементів і відносин між ними.

Ознаки структуризації системи, тобто її декомпозиції на складові частини, задаються людьми у відповідності та залежності від тих завдань, що стоять перед ними.

Найбільш загальним розділенням підсистем УІС є виділення забезпечуючої та функціональної частин.

Забезпечуюча частина УІС складається з інформаційного, технічного, програмного, організаційного, правового та інших видів забезпечення.

Інформація є такою ж необхідною для управлінського апарату, як і об'єкт управління - сировина і ресурси. Вона формується в результаті обробки специфічної «сировини», відомої під назвою дані. Останні відображають конкретні фінансово-господарські факти, стан або процеси і мають власний матеріальний носій (бухгалтерські і фінансові документи, сигнали, що надходять від датчиків, дисплеї, магнітні носії та інше). Будь-яка система управління має справу з двома видами інформації: зовнішньої (інформація про зовнішнє середовище) і внутрішньої (тієї, що циркулює між управлінським апаратом і об'єктом управління).

Для зовнішньої інформації характерні приблизність, неточність, обривистість, суперечність. В основному вона стосується стану ринку і конкурентів, прогнозів відсоткових ставок і цін, податкової політики і політичної ситуації. За своєю природою така інформація носить імовірнісний характер, і тому її обробка стандартними програмними засобами ускладнена. Це вимагає створення особливих інформаційних систем, що одержали назву експертних. Такі системи здатні давати точні висновки на основі недетермінованої інформації.

Внутрішня інформація виникає в самій системі управління і відображає в різні тимчасові інтервали розвитку об'єкта управління, його фінансово-господарський стан і директивні цілі на випадок відхилень від встановлених параметрів. Як правило, ці дані вимірюються, і в управлінських документах фіксується точна інформація.

В залежності від рівня управління використовуються різні види інформації. Так, для вищого керівництва, що розробляє стратегію діяльності, застосовується в основному зовнішня і в меншому обсязі -внутрішня інформація. На оперативному рівні використовується тількивнутрішня інформація, а на середньому - переважно внутрішня і частково - зовнішня. Ці види інформації зберігаються на своїх носіях, складаючи інформаційну базу, на основі якої функціонує УІС. Інформаційна база складається з двох взаємозв'язаних частин: позамашинної і внутрішньомашинної.

До позамашинної відноситься та частина, яка обслуговує систему управління у вигляді, що сприймається людиною без будь-яких технічних засобів, наприклад документи: наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості та інше.

Внутрішньомашинна інформаційна база міститься на машинних носіях і складається з файлів. Вона може бути створена або як велика кількість локальних, тобто незалежних, файлів, кожний з яких відображає певну кількість однорідних управлінських документів (наприклад, накладних), або як база даних. Різниця полягає в тому, що при створенні бази даних файли не є незалежними, адже структура одних файлів (склад полів) залежить від структури інших. Це служить причиною невідповідності структури файлів бази даних структурі управлінських документів, на основі яких ці файли створюються. Файли бази даних розробляються з дотриманням певних принципів і орієнтацією на одну з моделей бази даних (реляційну, ієрархічну, мережну). Файли обробляються за допомогою спеціального програмного забезпечення - систем управління базами даних (СУБД).

Всі документи, що мають відношення до УІС, а також файли внутрішньомашинної інформаційної бази можна розбити на вхідні і результатні.

Вхідні документи, а значить і файли, що одержані на їх основі, в свою чергу, діляться на оперативні, де відображаються факти фінансово-господарської діяльності компанії, і умовно-постійні, де вказані матеріальні, трудові, технологічні та інші норми і нормативи, а також всі довідкові дані (найменування, прізвища та інше).

Вихідні документи і файли також мають свою класифікацію. Вони діляться на ті, які призначені для застосування кінцевим користувачем, для використання інформаційною системою під час вирішування завдань в подальшому періоді. Крім того, існують допоміжні, робочі та файли коректування, що знищуються після кожного завдання.

Склад внутрішньомашинної бази визначається, виходячи з інформаційних потреб кожного рівня управлінського апарату.

Технічні можливості УІС визначають серед забезпечуючих підсистем, до яких відносяться підсистеми технічного, організаційного забезпечення та інше.

Технічні засоби служать основою побудови УІС. Спроможність цих засобів значною мірою визначає склад завдань управління, що вирішуються. До технічних засобів УІС (технічне забезпечення) відносяться комп'ютери, засоби комунікацій і оргтехніка.

Весь комп'ютерний парк умовно можна розділити на два класи: персональні та високопродуктивні комп'ютери (Mainframe System). Останні необхідні для створення великих сховищ даних і забезпечення доступу до них. До таких комп'ютерів пред'являються високі вимоги щодо надійності при цілодобовій роботі, а також - до захисту даних і продуктивності. Одна з найбільш відомих компаній, що випускає машини такого класу, — Tandem Computers орієнтується на безупинну обробку даних високого ступеня важливості в реальному масштабі часу. Але навіть комп'ютери типу Mainframe System не завжди можуть забезпечити необхідну оперативність рішень, що схвалюються. Так, використання комп'ютерних систем для оцінки ступеня ризику і оптимізації операцій з цінними паперами виправдане тільки у тому випадку, коли реакція на запит не перевищує декількох хвилин. Але при великих обсягах операцій Mainframe system здатний відповісти на запит лише через декілька годин, а персональний комп'ютер - через добу. Без проблем вирішують подібне завдання лише суперкомп'ютери.

В локальних обчислювальних мережах (ЛОМ) відомо декілька режимів роботи. Найбільш простий режим не припускає спеціально виділеного комп'ютера, ресурси якого розподіляються між іншими машинами. Кожна ЕОМ має свої власні ресурси і ресурси, що надаються іншим комп'ютерам. Другий режим передбачає виділення окремого комп'ютера для обслуговування мережних програм та інших комп'ютерів. Тільки на цій машині можуть знаходитися загальні програми і бази даних. Такий комп'ютер називається сервером файла. Третій режим також припускає виділення окремого комп'ютера і відомий під назвою сервер клієнта. На відміну від попереднього в даному випадку знаходяться не тільки загальні бази даних, але й програми пошуку і запису, що дозволяє «клієнтам» (іншим програмам, розташованим на видалених комп'ютерах) запрошувати не всю інформацію з бази даних, а тільки частково або повністю оброблену сервером. При цьому знижується завантаженість каналів передачі даних.

ЛОМ можуть об'єднуватися між собою таким чином, що абоненти однієї мережі користуються ресурсами іншої.

Перераховані класи машин і мережі ЕОМ можуть функціонувати тільки за допомогою загальносистемного програмного забезпечення.

«Пожвавити» технічне забезпечення, тобто примусити його виконувати операції щодо обробки інформації, призначене програмне забезпечення (ПЗ). ПЗ - сукупність програм системи обробки даних і програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм. Розрізняють загальне і прикладне ПЗ. У загальне ПЗ включають операційні системи, системи програмування, сервісні програми.

Операційна система - це програма, яка автоматично завантажується при включенні комп'ютера і надає користувачу базовий набір команд, за допомогою яких можна спілкуватися з комп'ютером: запустити програму, відформатувати дискету, скопіювати файл та інше.

Системи програмування є інструментальними засобами для кваліфікованих користувачів - програмістів і непрограмістів. Інструментальні засоби програміста визначають інформаційні технології, призначені для проектування функціонального програмного забезпечення. Функціональне ПЗ - це програмна реалізація конкретних функцій інформаційного працівника з використанням різних інформаційних технологій, тобто це настройка автоматизованого робочого місця (АРМ), СУБД, гіпертекстів, мультимедіа, експертної системи, програмного комплексу завдань і підсистем УІС, побудованих за допомогою інших засобів проектування.

Інструментальні засоби непрограміста визначають інформаційні технології, доступні користувачу з будь-якою кваліфікацією в області обчислювальної техніки і програмування.

Сервісні програми надають ряд послуг із забезпечення експлуатації ЕОМ і програмного забезпечення.

Для спілкування користувача з програмним, технічним та інформаційним забезпеченням застосовують мови. Мови спілкування можуть бути формалізованими, неповністю або повністю природними мовами. Сукупність мов спілкування, правил їх формалізації і термінів, які використовуються в УІС, утворює лінгвістичне забезпечення.

Сукупність заходів, що регламентують функціонування і використання технічного, програмного та інформаційного забезпечення і визначають порядок виконання дій, які приводять до отримання і використання бажаного результату, що утворює методичне і організаційне забезпечення. В УІС вони визначають технологічний процес роботи системи. Окрім операційних систем для функціонування будь-яких УІС необхідні також:

·тестові та діагностичні програми;

·програмні засоби телекомунікації;

·програмні засоби захисту інформації від несанкціонованого доступу і дій;

·програмні засоби підтвердження цілісності документа, що передається, та ідентифікації підпису автора;

·програмний інтерфейс з іншими комп'ютерними системами.

Економічна інформаційна система включає власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх її підсистем, як єдиного цілого. Такий структурний підрозділ, повинен виконувати:

·збір первинної інформації про об'єкт управління і навколишнє середовище на основі використання документів, застосуваннядопоміжних засобів або засобів автоматичної реєстрації даних;

·передачу інформації кур'єру або її розсилку за допомогою локальних, регіональних або інших мереж;

·зберігання і підтримку в працездатному стані інформації, яка колективно використовується в центральній базі даних або розподіляється вузлами мережі;

·обробку інформації на основі централізованої або розподіленої технології.

У сучасних УІС для більшості працівників створені засоби підтримки ухвалення рішення, зв'язані в локальну мережу. При цьому управлінський персонал УІС забезпечує її функціонування і розвиток. Головні ж функції персоналу УІС полягають в розробці:

·юридичних і правових норм для роботи управлінського апарату в умовах комп'ютеризації;

·документації, що регулює порядок обміну інформацією з іншими комп'ютерними системами, правила виходу з позаштатних ситуацій;

·методичної документації для підготовки управлінських працівників в умовах комп'ютеризації.

Як правило, персонал УІС складається з працівників відділу розробок, впровадження і супроводження нових програм, далі — відділу розробки і відділу експлуатації.

Для розробки нових завдань від вищого керівництва компанії надходить наступна інформація: перспективні плани розвитку компанії, що містять цілі, досягти яких прагне керівництво, а також бюджетні обмеження на створення нових систем.

На підставі цих відомостей відділ розробки може запропонувати вирішення завдань стратегічного планування, аналізу і прогнозування цін, а також консультацій щодо маркетингової політики, аналізу використання основних фондів, чинників, що впливають на рентабельність, дослідження фінансово-господарського стану компанії, аналізу збуту та ефективності її.

Середній рівень управління має свої інформаційні потреби: плани на найближчу перспективу і розрахунки матеріальних і трудових ресурсів, калькуляції собівартості продукції, відхилення планових показників від фактичних.

Працівників оперативного рівня управління цікавить автоматизація виконання функцій на робочих місцях, пов'язаних безпосередньо з виробництвом (склади, цехи, дільниці), або з управлінням (бухгалтерія, відділи, служби). Типові завдання цього рівня: ведення рахунків дебіторів і кредиторів, облік закупівель і надходжень, видача добових завдань і облік їх виконання, розрахунок завантаження устаткування, формування відомостей про клієнтів, розрахунок заробітної платні.

Відділ експлуатації планує свої дії, виходячи зі специфіки інформаційних робіт і особливостей засобів обробки і передачі даних. В основному у функції цього відділу входять:

забезпечення безпеки, конфіденційності і цілісності даних (боротьба з вірусами, збоями і несанкціонованим доступом, розробка шифрів, паролів, кодів);

·адміністрування баз даних;

·розробка графіків введення даних і стеження за їх виконанням;

·складання планів-графіків поточного ремонту устаткування і обслуговування комп'ютерів.

Розглянуті характеристики складових УІС вельми відносні, оскільки в комп'ютерному світі розвиток відбувається швидкими темпами. Міняються покоління комп'ютерів, системного і прикладного програмного забезпечення. В результаті змінюються зміст, назва і функції інформаційних систем, а межі проникнення комп'ютерів в сферу людської діяльності залишаються відносно постійними. Існує поріг, після якого будь-яка машина безсильна, - це творчість та інтуїція. А без цієї чисто людської межі не може існувати і успішно функціонувати ніяка система управління.

Правове забезпечення УІС є сукупністю норм, виражених в нормативних актах, що встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції і правовий статус. Це забезпечення УІС здійснює правове регулювання розробки і визначаєвзаємини розробника і замовника. Правове забезпечення етапу функціонування УІС визначає її статус в процесі управління, забезпечення інформацією процесу ухвалення рішення і правове забезпечення інформаційної безпеки функціонування УІС.

Воно включає загальну і спеціальну частини. Загальна міститьнормативні документи, що регламентують діяльність УІС, а спеціальна здійснює юридичну підтримку ухвалення рішень. Зараз на вітчизняному ринку комерційних юридичних баз даних існує більше двадцяти продуктів, які можуть здійснювати правову підтримку ухвалення рішень, і можуть бути легко впроваджені в УІС.

Функціональна частина УІС фактично є моделлю системи управління об'єктом. В ході декомпозиції функціональна частина розбивається на підсистеми, конкретний склад яких визначається ознакою декомпозиції. Але оскільки складна система завжди багатофункціональна, УІС може бути декомпозована за різними ознаками. Стосовно систем управління ознакою структуризації можуть служити функції управління об'єктом, відповідно до яких УІС складається з функціональних підсистем. Це одна з поширених ознак декомпозиції систем управління, яка не завжди задовольняє проектувальників УІС. Тому розроблені й інші системи управління, що використовуються, як правило, в комбінації з функціональною ознакою. До них відносяться:

·рівень управління (вищий, середній, оперативний);

·вид ресурсу, що підлягає управлінню (основні фонди, матеріальні, трудові, фінансові та інформаційні ресурси);

·сфера застосування (банківські інформаційні системи, статистичні, податкові, бухгалтерські, фондового ринку, страхові та інше);

·функції управління і період управління.

Вибір ознак декомпозиції УІС залежить від специфіки об'єкта управління і цілей її створення.

Трансформація цілей управління у функції, а функцій — в підсистеми УІС дозволяє проводити подальшу декомпозицію. Якщо підсистеми реалізують деякі відокремлені один від одного функції управління, то кожну з них можна ділити на більш детальніші підфункції і, як їх ще називають, завдання (або комплекси завдань).

Мета вирішення завдання - трансформація цілей управління, може бути сформульована двояко:

·побудувати, одержати або ототожнити об'єкт, що відповідає деяким критеріям (завдання на знаходження);

·довести за встановленими правилами правильність побудови або ототожнення деякого об'єкта (завдання на «затвердження»).

У завданнях «на знаходження» метою є пошук невідомої процедури, адже з її допомогою відбувається пошук і ототожнення невідомого об'єкта з пред'явленими до нього вимогами. Саме такий тип завдань - близький до завдань управління, оскільки в більшості випадків досягнення мети забезпечується пошуком інформаційних технологій, здатних надати користувачеві необхідну інформацію. Після того, як завдання «на знаходження» вирішене, тобто знайдена відповідна інформаційна технологія складання програми пошуку або розрахунку, термін «завдання» не зникає, а застосовується і далі в процесі багаторазового використання знайденої процедури. Завдання зі статусу «на знаходження» переходить в статус «на затвердження». У завданнях «на затвердження» як невідомий виступає послідовність (ланцюжок) відомих правил, виконання яких дозволяє ототожнити об'єкт щодо заданих критерій.

Затвердження полягає в тому, щоб кожного разу за наявності нових початкових даних і вже відомих процедур, продемонструвати наявність або відсутність у певних об'єктів тих або інших характеристик. Особливо яскраво завдання «на затвердження» демонструється експертними системами, в яких сам принцип їх побудови базується на доказі цілей.

 

Розподіл процесів життєвих циклів УІС

Таблиця 1.3

 

 

де В – виконання, Т – твердження, У – узгодження, Ко – контроль, ІТ – ІТ компанії, К – консалтингові компанії

Склад завдань в УІС визначається наступними чинниками:

·важливістю тієї або іншої функції управління;

·можливістю формалізації управлінських процедур;

·рівнем підготовки персоналу управління до використання комп'ютерів;

·наявністю інформаційної бази і технічних засобів.

Їх розподіл між учасниками процесу управління може відбуватися по-різному, оскільки деякі завдання можуть бути цілком вирішені на одному робочому місці, а інші для цього вимагають участі багатьох управлінських працівників. Але яким би не був такий розподіл, він не повинен позначитися на змістовній частині завдання.

Сучасну інформаційну систему управління (ІСУ) характеризує наступне:

·вона включає не тільки ПЗ, але і апаратне, і організаційне забезпечення, а також людські ресурси;

·вона зачіпає бізнес-процеси компанії, безпосе