Предварительная подготовка ревизии.

В процессе подготовки решаются методические организационные вопросы, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации. Для участников ревизии подбираются систематизированный перечень действующих законодательных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции необходимые инструктивные материалы.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок. Заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и журнала входящих и исходящих документов. Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии.

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимаю ревизоры, должно опечатываться и сдаваться по охрану.

Ознакомление с объектом ревизии. Прежде всего происходит ознакомление со структурой управления организации. Выясняется система документооборота. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки ТМЦ. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у неё созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.)

Тема 4. Методы документального контроля.

Основные методы контроля

Отдельно контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким методам могут быть отнесены сверка, сличение, обмеры и прочее. Документальный контроль основан на нескольких методах. Приведём наиболее распространённые их них.

Экономический анализ работы организации. Этот метод позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности организации и её структурных подразделений. Экономический анализ позволяет установить, по каким именно калькуляционным статьям или экономическим элементам затрат произошли значительные колебания по периодам.

Путём анализа изучаются показатели, характеризующие непроизводительные расходы, потери, растраты, недостачи и хищения, задолженность по возмещению материального ущерба, потери от браков и простоев и тд.

Технико-экономические расчёты. Такие расчёты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате технико-экономических расчётов при ревизии вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие – наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции.

Нормативная проверка. Данный метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. В комплексе с технико-экономическими расчётами этот метод позволяет ревизорам обнаружить случаи сокрытия, недостач, растрат, хищений и перерасхода за счёт завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции.

Формальная проверка. В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении, установления правильности заполнения реквизитов, и наличие неоговорённых исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, соответствие документа действующей типовой форме и тд.

По реальному содержанию документов их можно подразделить на недооформленные и неправильно оформленные.

Логическая проверка. Она позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обуславливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

Арифметическая проверка. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажение себестоимости продукции, затрат на сырье и материалы, объемов строительно-монтажных работ, за счет неправильного определения процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов, в денежных документах – завышения итоговых сумм.

При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях. Следует, например, обращать внимание на записи в журнале-ордере №1, в котором итоговые суммы по дебетуемым счетам проставляются такие же, как и в отчетах кассира. Расхождение в указанных суммах свидетельствует о нарушении финансовой дисциплины.

В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок представляется возможность подразделить уже в процессе ревизии все недоброкачественные документы на дефектные по существу отраженных в них операции и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операций.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки, не содержащие незаконные операции и подложные. К первым относятся такие документы, в которых случайно, не умышленно искажены отдельные характеристики реквизитов (номер расчетного счета организации, её наименование, адрес получателя и прочее). Документы содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются несоответствие сущности операции действующему законодательству – нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах умышленно искажаются реквизиты и содержание хозяйственной операции. Они подразделяются на документы с материальным подлогом (подделка подписей должностного лица или подписи в получении денег, подделка штампа, печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены, суммы); комбинированные сочетающие материальные и интеллектуальные подлоги.

Встречная проверка. Она означает сличение разных документов или сравнения нескольких экземплярах одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

В ревизионной практики применение встречной проверки даёт эффект при выяснении достоверности и реальности получения, например, цехом со склада сырья и материалов (по требованиям или лимитно-заборным картам), либо поступление из цеха на склад произведенной готовой продукции (по накладным или приходным ордерам, нарядам на выполненные работы).

Взаимный контроль. Он необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно:

· сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами имеющими косвенное отношение к первым (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);

· сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обуславливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов на которые не оформлены наряды и прочее).

Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств. В результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и, как следствие, - установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции. Наибольший эффект этот метод даёт при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные лица несвоевременно делают записи в аналитическом учёте (кассовый книге, в карточке складского учёта, лимитно-заборной карте и других документах и регистрах аналитического учёта).

Восстановление количественно-суммового учёта. Этот метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов, некоторых организаций, где количественный учёт не ведётся, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.

Указанный метод проверки состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливаются данные о поступлении и расходовании материальных ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. Результату восстановления количественного-суммового учёта позволяют анализировать движение этих ценностей за определённый период времени.

Проверка правильности корреспонденции счетов. Такая проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учёта, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

Проверка регистров бухгалтерского учёта. Этот метод заключается в том, что сопоставляются данные регистров бухгалтерского учёта с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода даёт возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учёте.

Исследования неофициальных материалов. В этом методе изучаются черновые записи кассиров и других материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Ревизоры не должны игнорировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, поскольку она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать весьма осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии. Данный метод позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности к нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре с этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизии применяются методы фактического контроля.

Методы фактического контроля

Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С её помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Инвентаризация как метод фактического контроля. В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостача и излишка. В необходимых случаях ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своём присутствии.

Необходимо потребовать, чтобы к началу инвентаризации была закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки на день инвентаризации. До начала инвентаризации у материально-ответственных лиц берутся расписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что неизрасходованных или несписанных в расход ценностей нет. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально-ответственными лицами в случае обнаружения излишков или недостач.

К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикреплять ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Ключи от мест хранения находятся у материально-ответственного лица, а пломбир или печать – у ревизора или председателя ревизионной комиссии. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы, наличие запасных ключей от мест хранения ценностей.

В период инвентаризации приём и отпуск материальных ценностей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей посторонние лица. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость не вносятся. Фактическое наличие ценностей проверятся путем пересчета, взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных единиц измерения.

Ревизией устанавливается правильность регулирования выявленных инвентаризациями и другими проверками суммовых расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. При этом убыль ценностей в пределах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи норм, сверх норм убыли, а так же потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюдение руководителями организации пятидневного срока направления результатов организации в судебно-следственные органы и предъявления гражданского иска материально-ответственным лицам, злоупотребления которых привели к недостачам и потерям.