В них документ можно искать не только по библиографическим элементам, но и по содержанию текста.

Однако из-за больших размеров информационного массива и недостатка памяти компьютера ее не всегда можно реализовать, учитывая, что к этому массиву памяти необходимо обеспечить быстрый доступ.

Если отсутствует возможность хранения полного текста, хранят его краткое содержание. Такие БД называют реферативными. Они по объему значительно меньше полнотекстовых БД, и поэтому их легче осуществить. Однако при создании реферативной БД возникает трудность – подготовка реферата.

Сфера приложения для технологий БД, ориентированных на обработку документальной информации, чрезвычайно широка. Это и управленческие, законодательные, научные документы, печатные издания, рекламные издания, справочники и др.

В настоящее время в связи с возрастанием объема документальной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) стали широко использоваться в различных сферах экономики.

Современные ИПС дают возможность:

- ввести документ, отредактировать его, произвести поиск и сформировать отчетные документы по результатам поиска в формате пользователя;

- хранить в БД документы разного типа (может быть, несколько десятков форматов документов);

- использовать для записи данных поля переменной (нефиксированной) длины;

- обеспечить хранение и работу с несколькими значе­ниями одной характеристики в одном поле;

- реализовать гибкие поисковые функции (при рабо­те с текстом);

- реализовать гибкий генератор отчетов, разработать большое количество форм выходных документов и вносить при необходимости в них изменения.

На сегодняшний день на рынке информационных продуктов присутствует множество различного программного обеспечения, предназначенного для работы с текстовой информацией. Это юридические системы – «Консультант Плюс», «Кодекс», «Закон», «Юриус»; ИПС, предназначенные для работы с базами данных конечного пользователя— «Pro-Cite», «Irbis», «Артефакт», «Alesta Library», «ODB-Text» и др. Все они отличаются друг от друга как набором функциональных возможностей, так и физической реализацией.

Исходя из разнообразия предлагаемых продуктов, их можно разделить на две категории.

- системы; открытые для ввода документов пользователем (так называемые «оболочки»);

- закрытые системы, обновляемые только разработчиком по мере необходимости. Ко вторым, как правило, относятся различные справочные информационно-поисковые системы (ИПС «Консультант-Плюс», «Кодекс», «Гарант», «Юриус», «Intralex» и др.).

ТЕХНОЛОГИИ СРЕДСТВ СВЯЗИ

Особый интерес представляет использование технологии БД совместно с сетевыми информационными технологиями, обеспечивающими функцию приема и передачи информации. Компьютеры и телекоммуникационные средства, объединенные в сети, формируют основу для создания единого информационного пространства; дают возможность мгновенного доступа к различным информационным ресурсам практически из любого места земного шара.

Сетевые информационные технологии являются в настоящее время наиболее значимыми, активно развивающимися и популярными в различных областях деятельности. Они создают беспрецедентные возможности для электронной связи. Компьютеры и телекоммуникационные средства, объединенные в сети, формируют основу для создания единого информационного пространства, дают возможность мгновенного доступа к информационным ресурсам практически из любого места земного шара. К преимуществам сетевых технологий следует отнести и такие, как устранение непроизводительного дублирования процессов обработки и хранения информации; более экономное коллективное использование дорогих сетевых ресурсов; появление дополнительных сетевых информационных услуг.

Локальная сеть обычно обеспечивает взаимодействие небольшого количества компьютеров на территории одной организации, в рамках одной фирмы.

Являясь оперативным средством связи, локальная сеть позволяет автоматизировать документооборот, т. е. решить проблемы движения документа с момента его создания или получения до завершения использования, отправки адресату или передачи в архив. Она делает более эффективным процесс подготовки, согласования документов. Таким образом, автоматизация документооборота на основе локальной сети создает предпосылки для комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Для создания информационной системы в локальной сети ПК чаще всего используют архитектуру «клиент — сервер», соответственно и программы СУБД функционально разделены на две части. В роли клиента выступает пользовательская программа (разрабатываемая для решения конкретной прикладной задачи) или готовая программа, имеющая интерфейс с серверной программой. В качестве готовых клиентских программ могут использоваться текстовые или табличные процессоры и СУБД (например, Access). Программа-сервер является основной, выполняющей функции управления и защиты данных в базе. Примером такой программы. является MS SQL Server.

Другой способ создания информационной системы в локальной сети основан на технологии Интернета, которая по существу представляет собой технологию Интернета, перенесенную в среду корпоративных информационных систем. На основе данной технологии происходит интеграция локальных систем с глобальными в двухуровневые сети, строящиеся по единому принципу в рамках Интернета. В подобном случае локальную сеть рассматривают не в качестве самостоятельного автономного объекта, а как нижний уровень Интернета, что соответствует понятию «Intranet-система».

Глобальная информационная сеть объединяет множество географически удаленных друг от друга компьютеров-узлов, совместное взаимодействие которых обеспечивается специальными коммуникационными и программными средствами. Глобальная информационная сеть предоставляет такие оперативные средства связи, как электронная почта; позволяет эффективно организовать прием и отправку факсов. Указанные функции чрезвычайно важны для служб делопроизводства. Кроме того, предоставляет широкие дополнительные возможности составителям документов, обеспечивая доступ к различным информационным источникам. Велика роль глобальной информационной сети и в решении проблемы совершенствования управления организацией.

Информационные ресурсы Интернета – это совокупность информационных технологий и БД, которые доступны при помощи этих технологий.

Десятки тысяч различных сетей, которые объединяет Интернет, предоставляют самую различную информацию многоцелевого назначения. Так, например, ком­мерческие информационные системы, входящие в сеть, предоставляют информацию по производителям товаров и услуг и дают возможность сделать заказ товаров. Пользователь в любом конце света может воспользоваться биржевой информацией. Библиотечные системы позволяют иметь доступ к энциклопедической информации, а также к важнейшим библиотечным фондам по всему миру. В коллекции программного обеспечения каждый может найти программу, подходящую для решения большинства возникающих задач.

К числу основных информационных ресурсов Интернета следует отнести:

- электронную почту. Она является самым массовым средством электронных коммуникаций. Электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой сбора, обработки и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных;

- систему телеконференций. Она построена по принципу электронных досок объявлений. Информация упорядочена в группы новостей. Любой пользователь может поместить свою информацию в одну из групп, и она станет доступной другим пользователям, которые подписаны на данную группу новостей. Телеконференция дает возможность обмена мнениями по какому-либо вопросу довольно боль­шому количеству людей, для которых этот вопрос представляет интерес;

- систему файловых архивов FTP. Эта система содержит коллекцию программного обеспечения, в которой можно найти программу для решения нужной на данный момент задачи. Кроме программ в FTP-архивах есть стандарты, пресс-релизы, книги и многое другое;

- Gopher, распределенную информационную систему, обеспечивающую доступ к ресурсам сети на основе системы иерархических каталогов;

- WAIS, распределенную информационно-поисковую систему, предоставляющую широкий спектр поисковых возможностей;

- распределенную гипертекстовую информационную систему World Wide Web (WWW, или Web). Это один из наиболее известных и популярных информационных ресурсов, который предоставляет возможность с помощью простейшей технологии «укажи и щелкни» просмотреть огромное количество страниц информации, географически распределенной по всему земному шару.