Тема 4. Функции управления

Содержание темы: Функции организации и общие функции управления. Управленческий цикл. Управление по целям. Общая функция – планирование. Общая функция – организация. Общая функция – мотивация. Общая функция – контроль.

Краткий конспект

В современной управленческой терминологии понятие «функция» означает вид деятельности, определенное действие, выполняемое человеком, группой или организацией в рамках разделения труда. Выделяют общие и специальные функции управления

Функции организации (специальные функции управления) -- это относительно самостоятельные участки работы, объективно выделившиеся в процессе разделения труда в сфере управления. Каждая из них является определенным видом работы по управлению организацией, распоряжается каким-то ресурсом в организации и находит отражение в организационной структуре.

Типичные функции современного предприятия:

 

Функция	Распоряжается ресурсом
Маркетинг	Потребитель
Производство	Технология
Финансы	Деньги
Планирование	Время
Организация	Люди
Персонал	Квалификация
Информация	Данные
Инновация	Идеи
Социальное развитие	Культура

 

Общие функции управления являются универсальными и используются при любом управленческом воздействии. К ним относятся: планирование, организация, мотивация и контроль.

Содержание функции управления в целом, отражает модель управленческого цикла (рис. 3.1).

Планирование -- это выбор целей и плана действий по их достижению, это начало управленческого цикла.

Организация -- это распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия, осуществление координации их действий для реализации планов и достижения целей организации.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ

КОНТРОЛЬ

МОТИВАЦИЯ

 

Рис. 3.1. Управленческий цикл

 

Мотивация -- это целенаправленное побуждение сотрудников к осуществлению результативных действий по реализации планов и достижению целей организации.

Контроль -- это сравнение реально достигнутых результатов с запланированными, на основе информации о текущих итогах деятельности организации, ее подразделений и сотрудников с целью устранения выявленных отклонений.

Общая функция -- планирование. Как отмечалось ранее, планирование -- это выбор целей и составление плана действий по их достижению. Предполагает рассмотрение предыдущего развития, анализ настоящей ситуации и постановку реальных задач на будущее.

Выделяют стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Стратегический уровень планирования обеспечивает достижение стратегических целей, будущую жизнеспособность и эффективность различных направлений деятельности организации. Тактическое планирование ориентировано на реализацию важных этапов достижения стратегических целей и выработку определенных свойств у организации для достижения стратегических целей. Оперативное планирование направлено на достижение организацией оперативных целей (до года), решение текущих задач, стоящих перед ней. Оно конкретно и детально по содержанию.

Стратегические, тактические и оперативные планы взаимозависимы и не должны входить в противоречие. Их совокупность по всем направлениям деятельности и уровням организации образует систему планов.

Классификация планов

По длительности планового периода выделяют:

· долгосрочные -- охватывающие плановый период более 3 лет;

· среднесрочные -- охватывающие плановый период от 1 года до 3 лет;

· краткосрочные -- охватывающие плановый период до 1 года.

По содержанию планы подразделяют на следующие группы: стратегические (более трех лет); тактические (от 1 года до 3 лет); оперативные (менее 1 года).

По уровням организационного планирования различают следующие виды планов: организации в целом; самостоятельных подразделений организации; функциональных подсистем (отделов, цехов, участков и т.п.).

Принципы планирования

Любой план должен удовлетворять следующим основным принципам:

· быть экономически обоснованным и рациональным;;

· опираться на реальные возможности исполнителя;

· быть достаточно гибким (поддаваться корректировке без ущерба для достижения поставленной цели).

Общая функция – организация. Цель функции организации -- подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства.

Содержание функции организации предполагает создание системы отношений, обеспечивающей распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы из взаимодействия, осуществление координации их действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации.

Координировать -- означает приспосабливать средства к цели, согласовывать операции между собой, придавать вещам и действиям необходимые пропорции.

В самом общем плане осуществление функции организации связано с определением этапов реализации плана или решения; назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и введением порядка взаимодействия исполнителей (кто с кем и каким образом должен взаимодействовать на разных этапах выполнения плана или решения).

Частью организации исполнения планов работы является ее проектирование, в ходе которого решается, кому и как действовать.

Проектирование работы включает следующие основные этапы: анализ работы; установление ее параметров; определение технологии выполнения работы; восприятие исполнителями содержания работы.

Технология выполнения работы -- действия, знания, методы и техника, используемые в трудовом процессе. Исполнитель должен знать когда и где она должна выполняться, как ее следует выполнять и какова взаимозависимость работ.

Взаимозависимость работ определяет необходимый характер взаимодействия исполнителей (работников или их групп), в процессе выполнения работы в целом. Выделяют четыре основных типа взаимозависимости работ: складывающаяся, последовательная, связанная и групповая.

Общая функция мотивация -- это целенаправленное формирование мотивов человека (или группы людей), побуждающих к более эффективной работе для достижения целей организации.

Мотивация работника к более эффективной работе в интересах организации возникает, если в результате достижения целей организации обеспечивается достижение его личных целей.

В теории и практике управления разработан и используется достаточно широкий набор средств мотивации труда, но механизм мотивирования должен строиться на ситуационной основе. Выводы, вытекающие из теорий мотивации:

· высокая результативность труда работников является залогом полного удовлетворения их ожиданий;

· потребности, мотивирующие определенного работника в конкретной ситуации, могут не воздействовать в другое время или на другого работника в аналогичной ситуации;

· исполнитель умножает свои усилия, если считает получаемое вознаграждение справедливым;

· размеры и форму вознаграждения необходимо устанавливать как известное сотрудникам соотношение достигаемых результатов и размеров вознаграждения с учетом потребностей подчиненных в привязке к достижению целей организации;

· чтобы стимулировать подчиненных к эффективному труду, менеджер должен изучить их потребности и способствовать удовлетворению последних посредством действий, одновременно обеспечивающих достижение целей организации;

· менеджеры должны формировать высокий, но реально достижимый уровень ожиданий от работы подчиненных;

· механизм мотивирования должен не ослабевать по мере удовлетворения его потребностей работника.

Специалисты в области управления, опираясь на двухфакторную теорию мотивации Ф. Герцберга, детализировали поддерживающие и мотивирующие факторы (табл. 3.3).

Напомним, что недостаточность регуляторов мотивации вызывает сильное неудовлетворение работой, а главные мотивы способствуют приливу энергии у работников и мотивируют к эффективному труду.

Таблица 3.3. Регуляторы и мотивы

Регуляторы мотивации (поддерживающие факторы)
1. Рабочая среда	2. Вознаграждение	3. Безопасность
Удобное рабочее место. Низкий уровень шума. Эргономика, дизайн. Наличие столовой. Чистота. Хорошие физические условия работы.	Хорошая зарплата и справедливое вознаграждение по результатам работы (премии, дивиденды по акциям). Социальные блага (жилье, медобслуживание, детсады, санатории, спорт и культурный отдых, оплаченное питание и пр.).	Ощущение своей принад­лежности, необходимости предприятию. Уважение, признание, одобрение со стороны коллег и руководителя. Хорошие отношения в коллективе.
Главные мотивы (мотивирующие факторы)
4. Личный рост	5. Чувство причастности	6. Интерес и вызов
Возможности для обучения. Возможность карьерного роста. Повышение ответственности и влияния. Возможность экспериментирования, творчества, самовыражения.	Ощущение полезности своей работы. Информированность о делах, планах, перспективах предприятия. Интерес и учет руководством личных мнений работников. Участие в принятии решений.	Интересная работа. Усложняющаяся работа, требующая повышения мастерства. Возрастающая ответственность. Соревновательный эффект (быть лучше другого). Постановка сложных и интересных трудовых целей.

 

В процессе мотивирования в соответствии с содержанием табл. 3.3 для руководителя важны две цели:

1) снижение уровня неудовлетворенности подчиненных, воздействием на регуляторы мотивации;

2) увеличение уровня удовлетворенности, посредством усиления главных мотивов, стимулирующих к более эффективному труду и реально увеличивающих отдачу подчиненных.

Мотивация специалистов и менеджеров

Способность и стремление человека получать внутреннее удовлетворение от достигаемых им результатов называют внутренней мотивацией, или самомотивацией. Специалисты, обладающие внутренней мотивацией, активно самосовершенствуются и в конечном итоге опережают более способных но внутренне безразличных к итогам выполняемой работы.

Главной их задачей является получение результатов от действий подчиненных, следовательно, менеджеры должны мотивироваться этими результатами, а не личными которые становятся вторичными. Способность получать удовлетворение от достигнутого подчиненными сотрудниками называют внешней мотивацией.

Подбирать менеджеров необходимо из людей обладающих внутренней мотивацией, но хорошим менеджером становится тот, кто смог трансформировать внутреннюю мотивацию во внешнюю, т.е. приобрел свойство получать внутреннее удовлетворение от достижений подчиненных ему людей.

Общая функция -- контроль

Контроль -- это процесс наблюдения за изменениями внешней и внутренней среды организации в целях устранения выявленных отклонений. В процессе контроля на основе информации о текущих результатах деятельности сравниваются реально достигнутые результаты с плановыми.

Для осуществления контроля необходимо наличие: а) объективных и существенных контролируемых показателей; б) критериев, позволяющих классифицировать отклонения от показателей как существенные и опасные, либо как допустимые; с) системы и процедуры контроля.

Мониторинг -- это система постоянного наблюдения за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия и сбора, обработки соответствующей информации.

Контроллинг -- это система непрерывного планирования, контроля и анализа деятельности ориентированная на эффективность управления и прибыльность предприятия.

Виды контроля

По характеру воздействия на объект контроля выделяются упреждающий и результирующий виды контроля.

Упреждающий контроль направлен на предупреждение отклонений и сбоев.

Результирующий контроль констатирует полученные результаты. Контроль тесно связан с функцией планирования.

По решаемым задачам, как и при планировании, выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль.

По решаемым задачам и временному параметру в рамках опереленного производственного процесса выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человеческим, материальным и финансовым.

Текущий, или производственный, контроль ведется по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса производства.

Заключительный контроль -- результирующий. Он констатирует качество результата, полученного по завершении процесса производства.

В зависимости от направления деятельности и структуры организации выделяют функциональные области (сферы) контроля (производство, финансы, персонал, маркетинг, и др.), а также объекты контроля -- ключевые показатели деятельности по каждой из сфер контроля.

Принципы и эффективность контроля

В процессе реализации функции контроля необходимо руководствоваться следующими принципами:

· заблаговременность -- упреждающая форма контроля;

· объективность -- контроль не должен зависеть от личных симпатий и антипатий менеджмента, а опираться на точные, объективные нормы, стандарты, планы;

· разумность -- контроль не должен быть мелочным;

· экономичность -- результаты контроля должны оправдывать затраты на его проведение;

· открытость -- контролируемые должны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

· результативность -- по результатам контроля должны приниматься решения и меры воздействия на обстоятельства;

· индивидуальность -- при осуществлении контроля необходимо учитывать индивидуальные особенности контролируемых лиц.

Соблюдение принципов организации контроля способствует его эффективности, которая обусловлена следующими факторами:

· организационными (четким определением: что должно контролироваться, кто контролирует, кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

· масштабом контроля -- количеством и точностью контролируемых параметров, частотой проведения контроля;

· контрольной информацией -- объемом, частотой, точностью и своевременностью необходимой для контроля информации;

· затратами на контроль -- средствами, связанными с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Контроль является не только задачей работников, специализирующихся на выполнении контрольной функции, но и неотъемлемой частью труда всех работающих.