Перекази та поштово-касові технології

3.12.1, Загальна характеристика

У системі поштового зв'язку існує комплекс поштово-касових операцій, пов'язаних із прийманням і виплатою грошових переказів, пенсій і допомог, оформленням передплати на періодичні видання, прийманням і видаванням страхової кореспонденції. Найбільш відпо­відальними і трудомісткими є переказні операції, пов'язані з прийман­ням, обробленням і пересиланням, доставлянням, видачею і контролем поштових, телеграфних і електронних грошових переказів.

Відправник передає оператору поштового підприємства заповне­ний бланк поштового переказу ф. 112 і суму грошей, що пересилаєть­ся (рис. 3.56).

 

Рис. 3.56. Переказні операції, пов'язані з прийманням,

обробленням, контролем і пересиланням поштових, телеграфних

та електронних грошових переказів

Працівник зв'язку перевіряє правильність запису всіх потріб­них реквізитів, підраховує грошову суму переказу, оформляє бланк ф.112 (прокреслює вільні місця попереду і позаду суми переказів, підкреслює найменування пункту призначення, нумерує переказ, штемпелює, розписується, розраховує плату за пересилання й одер­жує її з відправника). Якщо за бажанням відправника сума пере­казу доставляється адресату додому, то стягується додаткова плата. Далі оператор заповнює під копірку два бланки в зошиті ф.5 і один примірник вручає відправнику.

Перед відправленням перекази повторно перевіряє особа, що контролює, а саме перевіряє наявність потрібних поштових реквізи­тів і порівнює дані зошита ф.5 та бланка ф.Н, на кожному перевіре­ному переказі робить чіткий відбиток контрольно-гербової печатки і приписує його до реєстру ф.Н. З переказних бланків формується постпакет, що разом з реєстром ф.11 доставляється у вузол зв'язку (поштамт).

Найважливіший звітний документ підприємства з переказаних операцій - зошит ф.5. У міру заповнення у зошитах підводять по­сторінкові підсумки переказних сум і сум оплати за пересилання. Підсумки фіксують за кожний робочий день та кожен місяць. У встановлені звітні терміни послідовно підібрані зошити ф.5 підши­вають і направляють у ВЗ (поштамт). Оформляючи телеграфний переказ, відправник заповнює бланк ф.114. На перших етапах по­слідовність дій оператора майже аналогічна діям під час оформлен­ня поштового переказу. Додається тільки операція проставлення на бланку ф.114 часу приймання переказу. Далі працівник зв'язку у встановлений контрольний термін зобов'язаний скласти переказну телеграму ф.120, реквізити якої фіксують у контрольному журналі ф.26, а номер запису записують на зворотному боці телеграми ф.120 і бланку ф.114. У встановлені контрольні терміни переказні теле­грами передають на телеграф під розписку в журналі ф.26. Якщо у відділенні зв'язку немає телеграфу, переказні телеграми передають на телеграф по телефонній лінії чи нарочним під розписку в реєстрі ф.Н. Бланки ф.114 і переказні телеграми перед відправленням під­даються перевірці тим самим порядком, що й поштові перекази.

В об'єкті оброблення вихідних переказів постпакети з бланками ф.Н2 і ф.114 розкривають, звіряють з даними в реєстрі ф.Н, пере­віряють правильність їх оформлення. Потім їх сортують за напря­мами відповідно до порядку, передбаченому для рекомендованої

 

письмової кореспонденції, тобто зароблюють в рекомендовані по­стпакети з припискою до реєстру ф.11 з наступним відправленням на зовнішній транспорт у страхових мішках.

У доставковому відділенні зв'язку вхідні поштові перекази, зві­ряють з реєстром ф.11 (рис. 3.57), штемпелюють і надсилають на сортування, де їх розділяють на поштові і телеграфні та за такими категоріями: — з оплатою готівки у відділенні зв'язку;

- з доставкою додому;

- з оплатою по перерахуванню через фінансові органи.

Після приписки до реєстру ф.11 перекази надходять на робоче місце, а повідомлення про надходження переказів доставляються за місцем проживання одержувачів. Одержуючи посилку у відділенні зв'язку, отримувач пред'являє посвідчення особи, оформляє повідом­лення і бланк переказу. Після звірення даних, що засвідчують особу адресата і суми переказу, працівник зв'язку (оператор чи листоно­ша) видає грошову суму і талон про сплату переказу.

Кожний оплачений переказ заносять до реєстру ф.10. Щодня проводиться детальний контроль оплачених переказів. Після закін­чення періоду (зазвичай два тижні) підводять підсумки за реєстрами ф.10, що потім брошурують і разом зі звітними рекомендованими постпакетами бланків переказів у страхових мішках із припискою до накладної ф.16 пересилають у ВЗ.

Вхідні переказні телеграми приймають по телеграфу або по телефону з оформленням на бланку ф.ТГ-115. Після детального контролю даних і порядку оформлення телеграм з метою запобіган­ня подвійній виплаті грошей основні реквізити переказних теле­грам заносять у контрольний журнал ф.20, а переказну телеграму ф.ТГ-115 передають на робоче місце оператора. Телеграфний пере­каз здійснюється тим же порядком, що і поштовий.

Отримані у відділеннях зв'язку бланки телеграфних переказів ф.114 після сортування звіряють з даними контрольного журналу ф.20, у якому реєстрували переказні телеграми. На цьому етапі контролю можуть бути виявлені такі порушення:

- невідповідність сум у телеграмі і телеграфному бланку;

- неотримання переказної телеграми;

- неотримання телеграфного бланка ф. 114.

За виявленим фактом порушення проводять службове розслі­дування шляхом передачі службових телеграм з метою локалізації

Рис. 3.57. Переказні операції, пов'язані із прийманням, обробленням,

контролем і видачею грошової суми поштових, телеграфних і електронних грошових переказів у доставковому відділенні зв'язку

порушень (виявлення місця порушення й осіб, що допустили по­рушення). За результатами розслідування вищі організації накла­дають відповідні санкції, зокрема відкривають кримінальні справи. За відсутності складу злочину одержувачу негайно виплачують по­трібну суму грошей.

По закінченні звітного періоду у відділенні зв'язку оплачені по­штові перекази, підібрані за днями оплати, брошурують у пачки. Упаковують також реєстри ф.10 і зошити ф.5. Списки ф.103 на пар-тіонні перекази (5 - 50 переказів у партії), оплачені протягом міся­ця, брошурують в окрему пачку. Усю цю документацію зароблюють у страхові мішки і пересилають у ВЗ (рис. 3.58), де виконуються контроль своєчасності надходження їм оплати переказів та пере­вірка правильності оформлення звітності.

У вузлі зв'язку (після перевірки) звітність відділень зв'язку реєструють в описі ф.57, зароблюють у страхові мішки (накладна ф.16) і пересилають у Бюро контролю переказів (ВКП). Терміни пересилання звітності в ВКП регламентовані, наприклад, не пізніше 22 числа поточного місяця (за першу половину місяця) і 10 числа наступного місяця (за другу половину місяця).

Бюро контролю переказів організовується одне на декілька областей (в Україні функції БКП виконує Дирекція оброблення переказів та міжнародних рекламацій (ДОПМР)). Воно здійснює перевірку правильності приймання й оплати кожного грошового переказу (квитування переказів).

Кешуванню підлягають тільки місцеві перекази, тобто перекази, прийняті підприємствами зв'язку того регіону, на території якого знаходиться БКП.

Поштові перекази, прийняті на території інших БКП, зароблю­ють у страхові мішки і пересилають на адресу цих БКП.

Отримані в БКП документи на оплачені перекази сортують за місяцями приймання регіонами і передають на збереження до картотеки до настання терміну балансування прийнятих пере­казів. Затверджені БКП суми прийнятих і оплачених переказів за місяць звіряють з даними взаємних розрахунків, отриманих з поштамтів, поштово-телеграфних і поштово-телефонних підпри­ємств зв'язку і ВЗ.

Дирекція оброблення переказів та міжнародних рекламацій (крім здійснення перевірки роботи підприємств за переказними операціями) проводить облік поштово-касових операцій, контролює

'

приймання й оплату переказів, забезпечує облік та контроль касових операцій з іншими державами.

'Рис. 3.58. Контроль своєчасності надходження оплати переказів та перевірка правильності оформлення звітності

Процес оброблення грошових переказів пов'язаний з багаторазо­вим контролем на всіх етапах пересилання поштових і телеграфних переказів. Обсяги оброблюваної інформації на кожній черговій ді­лянці контролю (у вузлі, БКП) можуть стрімко зростати. Збільшу­ється і кількість оперативної звітної документації.

Гарантоване забезпечення збереженості переказних сум має узго­джуватися з прискоренням операцій, спрямованих на виявлення й усунення порушень у процесі приймання, оброблення, пересилання і доставляння переказів, а також на своєчасне вживання заходів до порушників.

Описаний існуючий метод ручного оброблення переказного до­кументообігу не забезпечує потрібної оперативності. Збільшення штату служб контролю (в умовах поки що низької рентабельності) не може вважатися ефективним і створює додаткові умови, що при-

зводять до збільшення помилок (і навіть зловживань). Отже, єдина альтернативна міра - автоматизація системи оперативного оброб­лення і контролю переказних операцій на базі застосування сучас­них засобів інформаційно-телекомунікаційної техніки.

Однією з перших автоматизованих інформаційно-технологічних систем з оброблення поштової інформації для спрощення поштово-касових операцій була система «Онега». У її розроблення були по­кладені такі основні принципи:

- автоматизація технологічних процесів збирання й оброблення
даних на всіх етапах виконання поштово-касових операцій;

- однократна реєстрація інформації на машинному носії з на­
ступним передаванням і обробленням її з використанням ЕОМ і
апаратури передавання даних;

- зонна побудова системи контролю переказних і поштово-касових
операцій.

Первинну реєстрацію реквізитів поштово-касової операції, під­сумовування одержуваних і виданих сум, ведення операційного що­денника і видачу квитанції клієнту виконували первинні електрон­но-механічні машини. Оперативну інформацію про оброблені поштові відправлення при цьому заносили на машинний носій, що доставлявся поштовими (чи телефонними) каналами у ВЗ (пош­тамт). Після контролю у ВЗ інформація про поштово-касові операції у встановлений термін передавалася в обласний (республіканський) ВЗ, у якому виконувався другий етап контролю і коригування. Оброблені в ЕОМ і систематизовані дані по каналах телефонного зв'язку надходили в зональний ВЗ.

Функції контролю переказів покладалися на зональні обчислю­вальні центри, в яких інформація про поштово-касові операції підда­валася остаточній перевірці, суть якої полягала в звіренні (кантуванні) прийнятих і виданих сум за кожним переказом та іншими страхови­ми поштовими відправленнями. Виявлені розбіжності виводилися з ЕОМ на друк і за ними проводили службові розслідування. Дані про перекази, прийняті на територіях інших областей (республік), пересилалися по каналах телефонного зв'язку у відповідні зональні обчислювальні центри. Тепер в Україні діє один обчислювальний центр (сумісно з ДОПМР), який здійснює остаточну перевірку та конт­роль переказних і касових операцій. У сучасних умовах найкращим варіантом для розглянутих операцій вважається створення відомчої комп'ютерної мережі, що охоплює всі поштові відділення зв'язку.

3.12.2, Технологічний процес Оброблення грошових переказів в Україні

Переказні операції - приймання, оброблення, пересилання, опла­та і контроль грошових переказів - дозволяють клієнтурі з будь-яко­го населеного пункту країни переказувати гроші за допомогою теле­графу, традиційної та електронної пошти в інший населений пункт та доставляти їх безпосередньо адресату, а також пересилати грошові суми, які стягуються з адресатів під час вручення їм поштових від­правлень з післяплатою. Крім того, до категорії переказних операцій також належать операції з виплати пенсій та грошових допомог, які проводяться відповідно до інструкції «Про порядок організації, фі­нансування та виплати пенсії, грошової допомоги підприємствами поштового зв'язку України».

Фінансування переказних операцій, одержання готівки для оплати грошових переказів та здача грошей, які надійшли за пере­казами, проводиться через Акціонерний поштово-пенсійний банк (АППБ) «Аваль».

Експлуатаційні підприємства поштового зв'язку - поштамти та вузли зв'язку - мають в АППБ розрахункові рахунки за переказни-ми операціями.

Кожне підприємство, включаючи відділення зв'язку, має постій­ний ліміт грошей для оплати переказів, який установлює поштамт чи ВЗ за узгодженням із АППБ «Аваль». Розміри ліміту визначають середньодобовим оборотом коштів з прийому та оплати переказів, виплати пенсій, сумою для оплати грошових переказів, та часом, по­трібним до одержання підкріплення від підприємства зв'язку (ВЗ, поштамту).

Грошові перекази від відправників приймають усіма об'єктами, які надають послуги поштового зв'язку на бланках установленої форми згідно з Поштовими правилами. Приймаючи грошові пере­кази, оператор повинен:

- взяти від відправника заповнений бланк ф.112 (рис. 3.59), або
ф.114 (для телеграфного переказу), або ф.115 (для електронного
переказу) разом з грошима;

- перевірити повноту та правильність написання адреси;

- перевірити відповідність суми переказу на всіх трьох частинах
(цифрами і прописом);

Рис. 3,59. Бланк ф.112

прокреслити вільне місце після написання суми переказу та чер­воним олівцем підкреслити місце призначення і найменування адресата;

 

 

- протарифікувати переказ і проставити суму плати за пересилку
на основній частині бланка, поставити свій підпис та відбиток
календарного штемпеля;

- виписати квитанцію із зошита ф.5 (у двох примірниках), у якій
вказати: номер переказу (дробом у чисельнику), контрольний
розряд (від 0 до 9), а в знаменнику порядковий номер за зошитом
ф.5, зазначити суму переказу прописом і цифрами, місце призна­
чення, найменування адресата, особливі відмітки, якщо є, підпис
оператора, суму плати за пересилання та на зворотному боці від­
биток календарного штемпеля;

- після стягнення з відправника плати за пересилання віддати йому
перший примірник квитанції ф.5 і перенести номер із зошита ф.5
на основну частину бланка ф.И2 (ф.114, ф.Н5) та повідомлення.
У разі приймання переказу із застосуванням АРМ ВЗ реквізити

вводять автоматично із бланка грошового переказу. Автоматично також виконують присвоєння номерів, тарифікацію та формування квитанції.

Після друкування квитанції оператор розраховується із клієнтом і переносить вихідний номер переказу на бланк ф.112 (ф.114, ф.115).

У квитанції ф.5 виправлення не допускаються, тому у разі допу­щення помилки квитанцію і копію хрестоподібне перекреслюють по діагоналі; її підписує оператор і залишає в зошиті. Наступній кви­танції присвоюється номер анульованої квитанції.

У встановлені строки прийняті грошові перекази передаються на контроль начальнику відділення, його заступнику чи контролеру.

На контроль грошові перекази передаються під розписку. На останній копії квитанції ф.5 роблять відмітку «з №_ по №_», переві­рив і прийняв, підпис контролера. Якщо це операційний зал ВЗ чи поштамту, де операції оброблення та сортування виконують окремо, то складають реєстр ф.11 у двох примірниках з указанням номера переказу, його суми, (якщо телеграфний, то слово «Тел.» і особливе призначення, якщо є), підсумку прописом, підпису оператора та від­биток календарного штемпеля.

Особа, що контролює грошові перекази, повинна:

- перевірити правильність оформлення бланків грошових перека­
зів ф.112, ф.114, ф. 115 та переказної телеграми ф.І20;

- перевірити правильність стягнення плати за пересилання, звіри­
ти їх із зошитом ф.5;

- на переказах, які підлягають шифруванню, вказати потрібний
шифр відповідно до інструкції;

- на кожному перевіреному грошовому переказі проставити відби-;• ток контрольно-гербової печатки, а також поставити свій підпис

та відбиток гербової печатки на переказних телеграмах ф.120; і - переказні телеграми ф,120 після контролю записати в контроль-? ний журнал ф.26; порядковий номер запису в журналі поставити в

переказній телеграмі ф.120 службового заголовка та на зворотному

боці бланка ф.114 у верхньому лівому кутку у встановлені строки.

Переказні телеграми ф.120 передаються на телеграф під розпис­ку в контрольному журналі ф.26. Міські відділення зв'язку, які не мають телеграфу, передають переказні телеграми по телефону або доставляють нарочним до найближчого відділення зв'язку. Якщо переказні телеграми доставляють нарочним, їх здають під розписку на копії реестра ф.Н, в якому відділення зв'язку місця подачі пере­казів зазначає номер переказної телеграми, номер переказу за зоши­том ф.5 (або присвоєний АРМ ВЗ), місце призначення, дату та час приймання від відправника.

Сільські відділення зв'язку, які не мають телеграфу, передають переказні телеграми по телефону в те відділення зв'язку, з яким мають безпосередній телефонний зв'язок (якщо немає телефонного зв'язку, переказні телеграми відправляють поштою з припискою до реєстру ф. 11).

Якщо у відділенні зв'язку не ведеться контрольний журнал ф. 26, у службовому заголовку переказної телеграми ф.120 та на телеграф­ному переказі ф.114 проставляють наступний порядковий номер з урахуванням номера останньої переказної телеграми, переданої по телефону (чи відправленої поштою). У службовому заголовку теле­грами зазначають час передачі переказу на телеграф у верхньому правому кутку.

Після контролю у встановлені строки поштові (ф.112), теле­графні (ф.114) грошові перекази приписують до реєстру ф.11, який складають у двох примірниках, в якому зазначають номер переказу, звідки і куди направляється, номер мішка, номер переказу, його суму, особливе призначення (якщо є), підводять підсумок прописом, підписується оператором та особою, що контролює, і завіряється від­битком календарного штемпеля.

Оброблені таким чином перекази разом з першим примірником ре­єстру ф.11 зароблюють у рекомендований постпакет, під перев'яз яко­го вкладають ярлик ф.11. Рекомендовані постпакети можна пересила­ти в одному мішку з простою та рекомендованою кореспонденцією.

Рекомендовані постпакети приписують до зведеного реєстру ф.11, який складають у двох примірниках. Перший примірник разом з постпакетами вкладають у мішок, під перев'язом якого крі­питься ярлик ф.Ю «Рекомендований».

Документація для електронних переказів формується за допомо­гою АРМ і передається для контролю в ДОПМР.

Партіонні грошові перекази здають підприємства, організації та установи за списками ф. 103 у трьох примірниках. В один примірник записують не більше 40 переказів. В оплату підприємства надають платіжне доручення або готівку.

Списки ф.103 підписують працівники підприємства чи установи (керівник та експедитор). Списки ф.103 завіряють відбитком печат­ки установи чи організації. На платіжних дорученнях також мають бути підписи та відбиток печатки. Сума переказів цифрами та про­писом, зазначена в списку ф.103, має відповідати сумі в платіжному дорученні. У платіжному дорученні також вказують найменування підприємства чи установи, яка подає грошові перекази, найменуван­ня відділу банку, через який перераховуються гроші, призначення платежу. У списку ф.103 в графі «Куди» адресу адресата вказують повністю.

Приймаючи партіонні грошові перекази, оператор повинен:

- перевірити правильність складання платіжного доручення;

- перевірити за списком перерахованих грошей, який надходить з
бухгалтерії вузла зв'язку, чи надійшли гроші від певної установи
на розрахунковий рахунок;

- перевірити правильність оформлення списків ф.103 та бланків
грошових переказів;

- перевірити суму кожного грошового переказу, а також суму пла­
ти за його пересилку;

- підрахувати загальну суму переказів та загальну суму плати за
пересилку і звірити їх із сумами, зазначеними в списку ф.103 та
платіжному дорученні;

- виписати або оформити на АРМ ВЗ квитанцію ф.5, яка видається
одна на всю партію із зазначенням в ній загальної суми переказів
та загальної суми плати;

- проставити номери за зошитом ф.5 у списку ф.103 і перенести їх
на кожний переказ;

- на списку ф.103 поставити свій підпис та відбиток календарного
штемпеля;

- віддати клієнту перший примірник квитанції ф.5 і другий при­
мірник списку ф.103;

- на зворотному боці платіжного доручення проставити «з №_ по
№_», відбиток календарного штемпеля та свій підпис;

- дооформити бланки грошових переказів: поставити свій підпис,
плату, відбиток календарного штемпеля, прокреслити вільне
місце після написання суми переказу, підкреслити червоним
олівцем місце призначення та найменування адресата.

У кінці робочого дня платіжні доручення та списки ф.103 здає начальник (заступник) відділення за касовою довідкою ф. МС-42 разом з готівкою платіжне доручення, третій примірник списку ф.103 та реєстр прийнятих авансових переказів (два примірники) передають у пункт збору при ВЗ.

Одержання, контроль та оброблення вхідних поштових грошо­вих переказів та вхідних переказних телеграм.

1. Одержання та контроль вхідних грошових переказів:

- розкриття мішків з грошовими переказами, контроль бланків ф.112;

- перевірка правильності направлення рекомендованих мішків;

- розкриття мішків та порівняння рекомендованих постпакетів із
зведеним реєстром ф. 11;

- розкриття постпакетів та порівняння бланків поштових грошо­
вих переказів з реєстром ф. 11.

 

2. Перевірка бланків поштових грошових переказів: перевіряєть­
ся наявність відбитка контрольно-гербової печатки, календарного
штемпеля, підпису оператора, шифру (якщо потрібно), звіряється
сума переказу на всіх трьох частинах бланка.

3. Оформлення реєстру ф.11: на лицьовому боці реєстру ф.11 про­
ставляється вхідна нумерація, на зворотньому - відбиток календар­
ного штемпеля, підписи начальника чи заступника та оператора.

4. Оформлення бланків ф.112: на лицьовому боці бланка ф.112 - на
основній частині та на повідомленні проставляють вхідний номер за
реєстром ф.11, а на зворотному - відбитки календарного штемпеля та
підписи про платоспроможність грошового переказу, крім переказів,
адресованих на розрахункові рахунки. Неправильно оформлені пере­
кази особи, що контролюють, не підписують, але їх штемпелюють.

5. Грошові перекази сортують:

 

- для доставлення додому;

- для оплати на підприємстві зв'язку: за адресою «До запитання»,
абонентські скриньки та дефектні;

- для перерахування на розрахунковий рахунок.

Якщо за доставляння поштового переказу не заплачено, то в до-ставкове відділення надсилають повідомлення, а переказ залишають у відділенні зв'язку, але адресат може зателефонувати і тоді переказ буде доставлений додому.

6. На робочі місця грошові перекази передають під розписку в ре­єстрі ф.11, де зазначається: кількість переказів та підпис оператора. Повідомлення відрізають від бланка ф.112 і передають у доставкове відділення (або вкладають у картотеку «До запитання» чи в абонент­ську скриньку). Основну частину вкладають у картотеку на вхідні грошові перекази за вхідними номерами.

Оплату грошових переказів провадять безпосередньо на об'єкті поштового зв'язку або вдома через листонош. У першому випадку листоноша отримує грошові перекази для доставки під розписку в книзі ф.55. Отримуючи грошовий переказ, адресат повинен на зво­ротному боці основної частини бланка ф.112 вказати суму прописом, дату одержання і підписати. На зворотному боці записати дані пас­порта і також підписати.

Перед видачею переказу листоноша перевіряє документ та впев­нюється в особистості адресата, звіряє дані документа з даними, вка­заними на повідомленні, звіряє підпис адресата на основній частині та повідомленні з підписом у документі, відповідність сум на всіх трьох частинах бланка ф.112, перевіряє правильність вказаної суми адресатом, стягує плату за доставляння, якщо воно не оплачено.

Після видачі переказу листоноша повинен на зворотному боці бланка ф. 112 на основній частині поставити свій підпис, на повідом­ленні - дату і свій підпис. Якщо послугу за доставляння не оплачено, то на запис суми, яку листоноша стягнув з адресата, він повинен на­клеїти у відділенні зв'язку марки на зворотному боці бланка ф.112.

Звіт про доставлення листоноша під розписку у книзі ф.55 здає на перевірку (контроль) начальнику відділення чи його заступнику. Приймаючи звіт, начальник (заступник) перевіряє кількість та суми оплачених переказів, з'ясовує причини несплати, гасить марки за доставлення відбитком календарного штемпеля.