Особливості оброблення групових та службових поштових відправлень

Внутрішні реєстровані поштові відправлення, кількість яких становить п'ять і більше, здають до об'єктів поштового зв'язку разом зі списками ф. 103, які оформляють відповідно до вимог п.72 Правил надання послуг поштового зв'язку (рис. 3.46).

За наявності 10 і більше посилок на одну адресу (великовагових і громіздких посилок не більше п'яти) відправник формує їх у прямі групи до місць призначення і складає окремий список ф.103 на кож­ну групу. Кількість поштових відправлень, які здаються одночасно за декількома списками, не обмежується.

Рис. 3.46. Список ф.103

Поштові відправлення групами згідно з договорами можуть при­ймати працівники зв'язку безпосередньо на підприємствах (в орга­нізаціях, установах).

У разі приймання поштових відправлень з упакуванням вкла­день працівниками зв'язку вкладення передає відправник під розписку відповідно до умов договору. Упаковувати та оформляти відправлення у цьому разі можна без відправника. Списки ф.103 можна заповнювати за допомогою технічних засобів або вручну кульковою ручкою (чорнилом). Графи 1-7 списку заповнює від­правник, а графу 8 - працівник зв'язку. Якщо відправник - фізична особа, працівник зв'язку заповнює графи 6-8.

Реєстровані поштові відправлення записують до списків поіменно.

Відправлення, адресовані на військові частини та абонементні скриньки, подають з відміткою у другій графі «Військове» чи «Абон. скринька». Кількість поштових відправлень у списку ф.103, суму плати за їх пересилання зазначають цифрами та літерами.

Поштові відправлення групами можуть приймати в об'єктах поштового зв'язку із застосуванням штрихового кодування, тоб­то в операційні вікна, де встановлені АРМ ВЗ, на відправленнях (адресних ярликах) та на супровідних бланках ф.116 (117/113) у відведеному місці наноситься штриховий код (ШК), який зчитують за допомогою сканера.

У цьому разі список ф.103 на поштові відправлення здають до об'єкта поштового зв'язку в електронному вигляді.

Працівник зв'язку копіює та зберігає одержану інформацію у базі даних об'єкта поштового зв'язку.

Приймаючи такі поштові відправлення, працівник зв'язку за допомогою сканера сканує ШК, який автоматично перетворюється у символьний вигляд та встановлює ознаку наявності певного по­штового відправлення в списку ф.103. При цьому на екрані дисплея з'являється повна інформація про поштове відправлення. Аналогіч­но сканують усі поштові відправлення, занесені до списку ф.103. В автоматичному режимі контролюється тарифікація поштових відправлень.

Після закінчення сканування всієї групи за запитом працівни­ка зв'язку перевіряється комплектність списку ф.103, і якщо не­має розбіжностей в автоматичному режимі, складається накладна ф.16 на цю групу поштових відправлень та оформлених ярликів ф.17. В автоматичному режимі виконується контроль прийнятих та відправлених поштових відправлень, а також ведеться нумерація мішків із зазначенням умовного індексу області та чотиризначного номера мішка. Умовний індекс області зазначається для скорочення витрат часу на їх сортування.

Якщо групу посилок подають за однією супровідною адресою, список ф.103 на кожну таку групу складають у трьох, а у разі оплати пересилання в рахунок внесеного авансу - у чотирьох примірниках. Один примірник списку долучають до супровідної адреси. У списку ф.103 зазначають загальну суму оголошеної цінності посилок, яку проставляють і на бланку супровідної адреси. Якщо за одним блан­ком супровідної адреси приймають групу авіапосилок, на ній, крім того, вказують загальну масу посилок. Групи посилок, прийняті за

одним бланком супровідної адреси, приписують до накладної ф.16 з номера по номер із зазначенням їх загальної кількості.

До групи посилок, що здають за одним бланком супровідної адре­си, забороняється включати посилки, що відрізняються способом оброблення і пересилання (громіздкі, цінні тощо).

Приймаючи поштові відправлення за списками ф.103, праців­ник зв'язку перевіряє правильність їх оформлення, тотожність усіх примірників, поіменно звіряє поштові відправлення із записами в списках, правильність маси, суми плати, зазначеної проти кожного поштового відправлення, і загального підсумку плати.

Якщо список ф.103 складено на двох і більше аркушах, праців­ник зв'язку на кожному з них ставить відбиток календарного штем­пеля дня приймання поштових відправлень, а на останньому, крім того, розписується.

На прийняті поштові відправлення за одним або кількома спис­ками ф.103, складеними одним підприємством (організацією, уста­новою), видається одна загальна квитанція ф.1, або на кожний спи­сок - окремі квитанції ф.1, у яких зазначають номери відправлень (з номера по номер), у рядку «Куди» літерами зазначають кількість прийнятих відправлень, у рядку «Кому» пишуть «За списком», у графі «Плата» записують суму одержаної плати, зокрема й суму пла­ти, одержану за додаткові послуги.

Після оформлення поштових відправлень групами на РРО вида­ється касовий чек, в якому зазначають такі дані:

- якщо прийнято відправлення з оголошеною цінністю - номер
листа (бандеролі) з оголошеною цінністю, загальну суму плати
за всі відправлення. Літерами, чорнилом або кульковою ручкою
вручну після номера, віддрукованого машиною, записують через
дріб кількість відправлень, указаних в списку ф.103;

- якщо прийнято посилки - номери посилок, суму плати за кожне
відправлення, загальну суму плати за всі прийняті посилки.

В об'єктах поштового зв'язку для приймання великої кількості поштових відправлень групами можуть бути використані окремі книжки ф.1. Касовий чек (квитанція ф.1) разом з копією списку ф.103 (для рекомендованих відправлень - зі списком ф.103) видає відправник. Перші примірники списків ф.103 на посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю формуються до окремих підшивок в окремі пачки за порядком їх приймання із застосуванням РРО (книжка ф.1).

Якщо поштові відправлення приймають у рахунок внесеного авансу, працівник поштового зв'язку здає третій примірник списку до каси об'єкта поштового зв'язку замість грошей.

Порядок приймання, пакування, оформлення і видавання групо­вих посилок, що пересилаються в поштових контейнерах, а також прямих контейнерів регламентується окремою інструкцією та під­тверджується в договорах, що укладаються.

Службову кореспонденцію та інші вкладення службового харак­теру для організації єдиного технологічного процесу пересилають безпосередньо Адміністрація зв'язку України як Уповноважений центральний орган виконавчої влади в галузі зв'язку, ДППЗ, його філіали, відособлені виробничі підрозділи та виробничі підрозділи з використанням власних сил та засобів.

Службову кореспонденцію в межах України між об'єктами по­штового зв'язку пересилають у маркованих конвертах або в спеці­альних конвертах з логотипом підприємства поштового зв'язку. Інші вкладення службового характеру пересилають службовими постпа­кетами (простими, рекомендованими, з оголошеною цінністю).

Листування з поштовими адміністраціями інших країн прова­дять у спеціально виготовлених конвертах з відміткою «Зегуісе (іев розіее», нанесеною на адресному боці друкарським чи іншим спосо­бом друкування.

До листів у спеціальних конвертах з логотипом підприємств по­штового зв'язку та службових постпакетів висуваються загальні вимоги до запакування, розміру, маси й адресування, за винятком постпакетів з оголошеною цінністю (брезентових сумок) з підкріплен­нями і надлімітними залишками каси, маса яких не обмежується.

Службові постпакети рекомендовані та з оголошеною цінністю (брезентові сумки) з підкріпленнями і надлімітними залишками каси, з поштовими марками, маркованими конвертами і картками, з виплаченими переказами, що направляються на контроль, відправ­ляють з припискою до накладної ф.16.

На всіх службових поштових постпакетах, крім загальновстанов-
лених відміток, угорі праворуч на адресному боці відбитком штампа ,
проставляють (пишуть вручну) «Службовий». Листи в спеціальних!
конвертах з логотипом підприємства поштового зв'язку та службові по- ї
стпакети обробляють, пересилають і вручають загальним порядком. і