Основы организации анализа и диагностики деятельности предприятия

Общими основами организации анализа и диагностики деятель­ности предприятия являются теории управления и корпоративного контроля. Система анализа и диагностики финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия включает субъекты, объекты и оп­ределенные взаимоотношения между ними, а также определенную инфраструктуру, обеспечивающую информационные, технические, функциональные условия анализа и диагностики. На каждом пред­приятии за анализ и диагностику его производственной, техничес­кой или коммерческой деятельности отвечает определенный отдел (табл. 2.1).

Работа каждого отдела должна регламентироваться положением об отделе и должностными инструкциями. Положение об отделе содержит описание его.целей, задач и функций. Должностные ин­струкции включают детализацию конкретных обязанностей каждо­го сотрудника по конкретным операциям. Например, к обязаннос­тям работников финансового отдела предприятия относятся:

• анализ реализации финансовой политики предприятия, фи­нансовых планов и прогнозов, смет, финансовых разделов бизнес-планов;

• изучение составления и использования финансовой информа­ции, документации;

• диагностика организации финансовой работы, финансового механизма и финансового менеджмента;

• анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

• изучение взаимоотношений с бюджетом (расчеты с бюдже­том, сборы, обязательные платежи, льготы и штрафы);

• анализ формирования и использования фондов (общехозяйственного и целевого, специального назначения), прибыли, ос­новных и оборотных средств;

• диагностика организации наличных и безналичных расчетов, ведения кассового хозяйства;

• анализ и диагностика финансовой устойчивости;

• анализ эффективности кредитования, валютных операций;

• диагностика банкротства;

• финансовый контроль.

Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия включают большое количество одновременно осуще­ствляемых действий по сбору, составлению, оформлению и пере­даче документации, выявлению и анализу закономерностей и тен­денций, определению перспектив. Финансово-хозяйственная дея­тельность предприятия может быть проанализирована в целом, а также по отдельным ее направлениям и функциям. Основой анали­за и диагностики выступает мониторинг, т. е. постоянный, систе­матический контроль за изменением состояния финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия и анализ причинно-следствен­ных связей ее результатов с определенными группами факторов, диагностика тенденций и закономерностей.

2.2. Субъекты и объекты

анализа и диагностики

деятельности предприятия

Субъектами анализа и диагностики финансово-хозяйствен­ной деятельности являются предприятия, их собственники, учреди­тели, органы государственного управления, финансово-кредитные учреждения, налоговые органы, органы страхования, отдельные специалисты, эксперты, средства массовой информации, информа­ционно-аналитические и рейтинговые агентства.

К объектам анализа и диагностики финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия относятся кадровый, технический, производственный и финансовый потенциал; различные виды дея­тельности предприятия, их техническое, материальное, финансо­вое обеспечение и состояние. Кадровый потенциал предприятия из­меряется наличием определенных категорий трудовых ресурсов и их профессиональными возможностями. Под техническим потенци­алом понимается общая совокупность различных видов техники, технологий и их технические возможности, коэффициент полезно­го действия техники. Производственный потенциал объединяет раз­личные производственные возможности предприятия по выпуску и реализации различных видов продукции, оказанию услуг. Финансо­вый потенциал включает финансовое обеспечение предприятия с использованием собственных, привлеченных и заемных средств.

К основным видам деятельности предприятия относятся:

• производственная деятельность, которая характеризуется оп­ределенными технологиями, производственными циклами, техни­ческими особенностями;

• коммерческая деятельность, которая характеризуется торго­выми, посредническими операциями по сбыту и приобретению про­дукции, выполнению работ, оказанию услуг;

• инвестиционная деятельность, которая характеризуется при­влечением и вложением временно свободных денежных средств (инвестиций);

• социальная деятельность, направленная на удовлетворение со­циально-культурных потребностей работающих и членов их семей, гармоничное развитие личности;

• финансовая деятельность, направленная на формирование и рациональное использование финансовых ресурсов;

• инновационная деятельность по внедрению новых научно-технических разработок, проектов;

• экологическая деятельность по охране окружающей водной, воз­душной среды, а также рациональному использованию земли, по­лезных ископаемых, применению природосберегающих технологий.

Объекты анализа и диагностики финансово-хозяйственной дея­тельности предприятий имеют отраслевую и региональную специфи­ку. Конкретными объектами анализа и диагностики финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия являются отдельные произ­водственные, технологические операции, технические комплексы, производственные мощности, организационные структуры, функ­циональные и линейные структуры управления.

2.3. Организация аналитической работы и оценки потенциала предприятия

Природа и сущность аналитической работы и оценки потенциа­ла предприятия предполагают ряд последовательных этапов.

1. Определение цели и задач.

2. Разработка программы (плана), в которой ставится четкая за­дача в отношении объектов и характера анализа (сроки, ответствен­ные лица, формы, методы, техника и т. п.). В программе (плане) определяются:

а) объект анализа (структура или процесс, технология, опера­ция, процедура);

б) субъект анализа (кто проводит);

в) период, за который выполняется анализ;

г) оформление результатов анализа (отчет, заключение, расчет экономической эффективности или описательная характери­стика);

д) срок проведения аналитических операций;

е) кому направляются результаты анализа и как они должны быть использованы.

3. Установление последовательности выполнения.

4. Выбор и обоснование методов проведения.

5. Определение и подбор необходимой информации.

6. Проведение анализа путем изучения, обобщения исходных данных, группировки и сравнения однородных показателей; выяв­ление связей, закономерностей, противоречий; количественной и качественной оценки отдельных показателей, учета влияния раз­нонаправленных факторов.

7. Обобщение результатов анализа.

8. Подготовка выводов по основным направлениям анализа, их конкретизация.

9. Оформление отчета (заключения) по итогам анализа. Последовательность проведения анализа и оценки потенциала

предприятия включает ряд определенных процедур. К ним относят­ся следующие:

•'аналитическая структуризация анализируемого объекта, цель которой получить представление о его составе, структуре, свой­ствах, отношениях;

• группировка и классификация элементов финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия;

• изучение количественных и качественных характеристик этих элементов;

• изучение видов связей между элементами;

• количественная и качественная оценка резервов;

• оценка факторов, влияющих на эффективность финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия;

• обобщение аналитических данных, сравнение однородных по­казателей, выявление связей, закономерностей, противоречий;

• установление критерия эффективности финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия;

• оценка результатов анализа (расчет социально-экономической эффективности или описательная характеристика основных резуль­татов).

По своему характеру анализ и диагностика финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия могут затрагивать разные элементы и иметь разные формы. Формами их проведения могут быть организа­ционный (анализ организации, методов и способов финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия), функциональный (анализ основных функций финансово-хозяйственной деятельности), техно­логический или процедурный анализ (анализ основных технологий или процедур финансово-хозяйственной деятельности предприятия).

f]o своему характеру организационный анализ системы управ-_ения может затрагивать разные ее элементы. В этом смысле анализ _пОдразделяется на анализ организации, методов и техники управ­ления. По формам оценки результатов организационный анализ может быть комплексным или выборочным. Организационный ана­лиз осуществляется в процессе исследования системы управления _и служит информационной базой для организационного проекти­рования. Проанализировав структуру и процесс управления, вскрыв все их плюсы и минусы, можно выявить организационные резервы и на этой основе спроектировать такую комбинацию факторов ра­боты (организация, методы, техника управления), которая обеспе­чит наилучший результат технико-экономической деятельности предприятия.

Технологическая сторона анализа и диагностики финансово-хо­зяйственной деятельности включает: организацию информацион­ной системы, документирование и документооборот, процедуры анализа. Следует отличать процедуру от операции. Если процедура — это четко установленная последовательность действий, то опера­ция — конкретное действие, элементарное или наиболее простое с точки зрения данного органа управления. Например, подготовка этапа анализа — это процедура, а исполнение этапа — операция. Система аналитических операций складывается в определенную процедуру.

Материалы анализа системы управления оформляются в виде сводных аналитических таблиц, графиков, записок, аналитических справок, отчетов, заключений, обзоров по соответствующим раз­делам, приведенным выше, и являются исходными данными для планирования, проектирования и прогнозирования финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия.

2.4. Составление программы анализа и диагностики деятельности предприятия

Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия начинается с составления программы (плана). В про­грамме определяются:

а) объект анализа (структура или процесс, технология, опера­ция, процедура);

б) субъект анализа (кто проводит, ответственные лица и испол­нители);

в) период, за который выполняется анализ;

г) цель, задачи анализа и диагностики;

д) формы, методы, техника анализа и диагностики;

е) оформление результатов анализа (отчет, заключение, расчет экономической эффективности или описательная характери­стика);

ж) срок проведения аналитических операций;

з) кому докладываются (куда направляются) результаты анали­за и как они должны быть использованы.

Структура программы анализа и диагностики финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия может включать введение, аналитическую часть и заключение. Во введении определяется цель, задачи, методы анализа и диагностики, описывается специфика объекта. Аналитическая часть содержит анализ и диагностику тех­нического, финансового состояния; эффективности производствен­ной, коммерческой, инвестиционной деятельности, социального развития коллектива; состояния и использования основных фон­дов, трудовых ресурсов; затрат на производство и реализацию про­дукции; инвестиционного, научно-технического, трудового, про­изводственного потенциала. Заключение содержит основные выво­ды по фактическому состоянию объекта на определенную дату и конкретные предложения по улучшению данного состояния.

Программа разрабатывается по каждому объекту. Контроль зе исполнением программы анализа и диагностики финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия возлагается на его руководи­теля.

2.5. Информационная база анализа и диагностики деятельности предприятия

Управление, элементом которого является анализ и диагности­ка финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в общем случае представляет собой непрерывную процедуру в системе с обратной связью. Информация является главным элементом управ­ления предприятием. Анализ и диагностика финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия начинается с исходной информа­ции и завершается тем, что информация о результатах анализа по­ступает в управляющий орган. Здесь производится анализ информации, сравнение ее с желательным вариантом развития, принятие решения, оформление распоряжений и передача их. Ин­формация об изменении процесса (операции) по результатам уп­равляющего воздействия вновь поступает в систему управления, посредством чего и осуществляется обратная связь.

Таким образом, подготовка и обработка информации о ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятия и о внешних и внутренних условиях является важной частью управления пред­приятием. Этот процесс осуществляется с применением различных

технических средств для сбора, переработки, хранения и передачи информации, необходимой для оперативного принятия решений, учета и контроля за ходом производства.

Постоянное увеличение потока информации, необходимой для принятия решений, обусловливает возрастание значения комплекс­ной механизации и автоматизации информационных процессов. В на­стоящее время существуют два основных подхода к комплексному использованию средств логического и механического преобразова­ния информации. Это, во-первых, автоматизированные системы обработки данных, строящиеся на базе быстродействующих ЭВМ большой мощности, и, во-вторых, центры обработки информа­ции, которые позволяют механизировать и автоматизировать мно­гие процессы (составление документов, их хранение и поиск) и практически все вычислительные работы, проводимые в процессе управления малыми организациями.

Информационная база анализа и диагностики финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия основана на организационном нормировании, бухгалтерском учете и отчетности, финансовой, статистической отчетности, специальной экономической, техни­ческой и иной информации.

Организационное нормирование {регламентирование) — это систе­ма норм, правил, инструкций, регламентов, служащих базой для проектирования и управления производственными процессами. Она включает: номенклатурно-классификационные и технико-экономи­ческие нормативы (на материалы, покупные детали, инструменты и т. п.); организационно-технические нормативы (технические, чер­тежные, организационные, документационные стандарты, норма­ли, условия, маршруты движения предметов труда, режимы обра­ботки, оснастка и др.); организационно-структурные нормативы (схемы подчинения, производственные и организационные струк­туры, типовые схемы управления, типовые штатные расписания, нормативы численности рабочих, инженерно-технических работ­ников, служащих, нормы времени, типовые положения об отделах (службах), типовые функционально-должностные инструкции и т. п.); оперативно-календарные нормативы, регламентирующие производ­ственные процессы (размеры партий, заделы, продолжительность циклов и др.); административно-организационные нормативы (пра­вила внутреннего распорядка, порядок отпусков по разрешению администрации, правила оформления найма, увольнения, перево­да, командировок и т. д.).

Задачи организационного нормирования заключаются в том, чтобы расчетным путем определить: какой объем работы необхо­димо выполнить, чтобы решить задачу, поставленную перед соот­ветствующим подразделением управленческого аппарата или отдельным исполнителем; какова длительность отдельных управленчес­ких операций и процедур; каковы потребности работников управ­ленческого аппарата в средствах и предметах труда. Ответ на ука­занные вопросы дает возможность составить организационный плац. отражающий информацию о том, что необходимо выполнить, на каком участке, в какие сроки, с какими затратами.

Организационные нормативы разрабатываются и утверждаются на различных уровнях:

♦ на уровне предприятия (утверждаются директором или его за­местителями);

♦ государственного комитета, министерства, ведомства (утверж­даются начальником управления, заместителем министра или ми­нистром);

♦ центральных органов управления (утверждаются Правительством РФ).

Для эффективной организации управления производством при строгом соблюдении указанных норм и правил необходимо обес­печить выполнение ряда требований к организационному норми­рованию (регламентированию):

♦ нормирование (регламентирование) должно сочетаться со сти­мулированием (материальным и моральным) и эффективными сан­кциями за нарушение норм (правил);

♦ нормы (правила) должны отражать последние данные науки и прогрессивного опыта;

♦ нормы (правила) должны быть оптимальными (чрезмерно же­сткие и слишком расплывчатые нормативы оказывают дестимулирующее влияние);

♦ нормы (правила) не должны быть слишком подробны, т. е. не должны стеснять, сковывать инициативу исполнителей;

♦ нормы (правила) должны способствовать укреплению личной ответственности.

Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия требуют соответствующей подготовки и обработки исходных данных, которые классифицируются следующим образом.

1. Общие сведения о предприятии.

2. Информация о системе управления технико-экономической деятельностью предприятия, которая включает сведения:.

а) о виде (линейная, функциональная, линейно-функциональ­ная, командная) и структуре управляющей системы (струк­турные организационные схемы, штатные расписания);

б) о процессах управления (комплекты положений об отделах, службах, должностные инструкции, функциональные табли­цы, регламентация прав, распорядок рабочего дня, графики проведения совещаний, технологические карты массовых административных и инженерных процедур, системы оценки качества работы и контроля исполнения, проекты улучше­ния условий труда ИТР и служащих, системы обработки внеш­него и внутреннего документооборота, подготовки распоря­дительной документации, размножения, доставки и хране­ния документации, секретарского обслуживания и т. д.); в) об оргтехнике (системы внутренней связи и сигнализации, механизированного табельного учета, диспетчеризации, ме­ханизации множительных, расчетно-вычислительных, чертежно-графических работ, планировки служебных помеще­ний и рабочих мест, мебель и оборудование служебных поме­щений).

3. Специальные сведения о технологии производственного про­цесса и основных производственных результатах: поставленные, сформулированные руководством планы и программы; первичные документы (наряды, накладные, заборные карты, инвентаризаци­онные ведомости, штатные расписания, лицевые счета, табели вы­хода на работу); комплекты положений об отделах, службах, долж­ностные инструкции, функциональные таблицы, регламентация прав, чертежно-графическая, проектно-сметная, технологическая документация.

4. Информация об экономической деятельности предприятия.

5. Данные о финансовых результатах. Весьма важен этап накопления систематизированной информации о финансовых результа­тах. Смысл этого этапа заключается в том, что ценность отдельно взятого финансового показателя возрастает по мере накопления дру­гих. Скажем, информативность показателя, характеризующего объем реализации за квартал, повышается, если существует выборка по­добных показателей за последние два года — тогда на основе существующей динамики можно строить прогнозы.

6. Информация о трудовых ресурсах и социальном развитии пред­приятия..

7. Сведения об общей эффективности технико-экономической деятельности предприятия (материалы специальных исследований, результаты анализа резервов повышения эффективности; результаты технико-экономических расчетов; данные научно-исследовательских учреждений; материалы обобщения передового опыта, нормативы, типовые разработки, межотраслевые и отраслевые методические ре­комендации, стандарты, техническая документация; материалы внеш­него ведомственного, вневедомственного (государственные орга­ны, научные учреждения, аудит) и общественного контроля.

К исходным данным для технико-экономического анализа так­же относятся результаты сравнительного рейтингового анализа, материалы маркетинговых исследований, данные о мировом зарубежном опыте, публикуемая финансовая отчетность, материалы специализированных информационных агентств и неформальных источников.

Исходная информация имеет особенности в зависимости от от­раслевой и технологической специфики производства и вида анали­за. Например, для анализа результатов производственной деятельно­сти исходными данными являются сведения о состоянии предприя­тия, объеме и ассортименте выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг и соответствии состояния предприятия целям развития. Для этого изучаются и анализируются отчетные и нормативные документы, статистические данные. Особое внима­ние уделяется анализу отдельных факторов, и в первую очередь научно-технических, оказывающих определяющее влияние на ре­зультаты производственной деятельности любого предприятия. От­чет о прибылях и убытках позволяет проанализировать и оценить рентабельность основной деятельности. Организация и мотивация (активизация и стимулирование) труда являются главными объек­тами анализа использования трудовых ресурсов.

Исходные материалы для анализа обычно оформляются в виде сводных аналитических таблиц, графиков, записок по соответству­ющим разделам. Проанализировав информационную базу, можно выявить резервы, спланировать работу предприятия, организовать ее выполнение и соответствующий контроль в целях достижения наибольшей эффективности технико-экономической деятельности при наименьших затратах. Проблемами формирования исходной информации для анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия являются:

• отсутствие полного объема необходимой информации;

• невозможность проверки достоверности имеющейся информа­ции;

• недостаточная детализация нужной информации для выполне­ния сравнительного анализа по отдельным направлениям.

Контрольные вопросы

1. Кто занимается организацией анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?

2. Какая информация относится к официальной информации ана­лиза и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предпри­ятия?

3. Какова последовательность выполнения анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?

4. Чем информационная база анализа и диагностики финансово-

хозяйственной деятельности предприятия отличается от организационного регламентирования?

5. Каковы основные процедуры анализа и диагностики финансово-

хозяйственной деятельности предприятия?

6. Как можно оценить эффективность организации анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?

7. Каковы отличия процесса организации анализа и диагностики

финансово-хозяйственной деятельности на предприятиях энергоемких I и трудоемких отраслей?

Проверочные задания

1. Выберите основные требования к управленческой информации

из перечисленных ниже.

Достоверность, актуальность, полнота, срочность, сопоставимость.

2. Выберите правильный ответ.

Бухгалтерский баланс предприятия без привлечения других документов позволяет проанализировать:

а) платежеспособность;

б) рентабельность основной деятельности;

в) эффективность финансовых вложений;

г) эффективность выбранной технологии;

д) рациональность производственной стратегии предприятия.

3. Вставьте вместо пропусков нужные слова.

Данные о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности содержатся в... (Слова для вставки: бухгалтерский баланс, отчет о движении капитала, форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу".)