Регламентации деятельности структурных подразделений

Структурное подразделение организации - это специально созданный орган управления с четко очерченными задачами, функциями, правами и ответственностью за конкретный участок работы.

В практике деятельности различных организаций чаще встречаются такие виды структурных подразделений:

- Департаменты;

- Управление;

- Службы;

- Отделы;

- Отделение;

- Цеха;

- Бюро;

- Сектора;

- Лаборатории;

- Участка.

Необходимость создания в структуре организаций определенных под - разделов зависит от многих факторов, главными из которых являются особенности и масштабы деятельности, финансовые возможности, наличие квалифицированных кадров, эффективность управления и т.д..

Деятельность трудовых коллективов, формально объединенных в структурные подразделения, регламентируется положениями о структурных подразделениях.

Положение о структурном подразделении - это организационно - правовой документ, регламентирующий деятельность конкретной структурной единицы в составе организации. Форма и структура этого документа не стандартизированы, поэтому в практике управления организациями могут встречаться положения, структурой существенно отличаются друг от друга.

Доминируют два подхода к структуре и содержанию положения о структурном подразделении. Согласно первому подходу этот документ регламентирует задачи и функции подразделения, права, обязанности и ответственность руководителя. В таком случае для руководителя отдельная должностная инструкция не нужна. Согласно второму подходу руководитель должен иметь соответствующую должностную инструкцию, а Положение не охватывает разделы, регламентирующие деятельность руководителя.

С учетом практического опыта рекомендуется такая структура Положение о структурном подразделении:

1. Общая часть.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Структура.

5. Служебные взаимосвязи с другими подразделениями.

6. Права.

7. Ответственность.

Положение разрабатывается на основании распределения задач и функций между структурными единицами организации и утверждается первым руководителем.

В разделе «Общая часть» необходима информация о:

- Место подразделения в структуре организации;

- Порядок создания и ликвидации подразделения;

- Подчиненность;

- Руководство подразделения;

- Основные нормативно - правовые документы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей деятельности.

В разделе «Основные задачи» приводится краткий перечень вопросов или проблем, для решения которых и создается структурное подразделение.

Структура каждого конкретного подразделения определяется руководителем организации в соответствии с объемом, сложности выполняемых работ, разделения труда и штатно - финансовых возможностей. Структура аппарата центральных органов исполнительной власти в Украине регулируется постановлением Кабинета Министров Украины от 15 октября 2002 г. № 1550. Согласно этому постановлению, например, само- ный отдел в составе аппарата министерства образуется из численностью не менее пяти работников, в составе управления отдел может быть создан численностью не менее четырех работников, в исключительных случаях допускается создание отдела из трех сотрудников.

В разделе «Служебные взаимосвязи с другими подразделениями» определяются преимущественно организационные и информационные взаимодействия между подразделениями как по горизонтали, так и по вертикали (проекты которых документов готовит данное подразделение, с кем их согласовывает, от ко - го какую информацию получает, когда ее информацию и в какие сроки передает т.п.).

Права структурного подразделения одновременно являются правами его руководителя. В разделе «Права» приводится перечень делегированных подразделения прав, пользование которыми способствует выполнению закрепленных задач и функций. Например, получать от других подразделений необходимую для работы информацию, вести переписку по вопросам, которые не требуют согласования с руководством организации, давать разъяснения, консультировать по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

В разделе «Ответственность» указывается, за что персонально отвечает заведующий. Например за своевременную и качественную подготовку государственной статистической отчетности, за сохранение закрепленных за подразделением материальных ценностей, за соблюдение работниками правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности. Стилистически неправильно формулировать составляющие ответственности в отрицательной форме вроде «ненадлежащее обеспечение», «некачественная подготовка» и другие.