Задачи и функции контроллинга

Контроллинг, как концепция системы управления, послужил ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий). Эволюция функций управления организацией (планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами - в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет - в систему контроля и регулирования) с интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению.

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учёта на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.

Цели контроллинга - как направления деятельности - непосредственно вытекают из целей организации и могут выражаться экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.

Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. К ним относят: учет, поддержка процесса планирования, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.

В сфере учета задачи контролинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

Поддержка процесса планирования заключается в выполнении таких задач контроллинга, как:

• формирование и развитие системы комплексного планирования;

• разработка методов планирования;

• определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.

Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), координирует отдельные планы по времени и содержанию, проверяет составленные планы на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия.

Служба контроллинга не определяет что планировать, а советует - как и когдапланировать и оценивает возможность реализациизапланированных мероприятий.

Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей.

Контроль за реализацией планов предполагает разработку методов ведения контроля, определение места его проведения и объем. На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик и выявляется степень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклонений с выяснением причин их появления. По результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

При обеспечении руководства аналитической информацией в задачи контроллинга входит разработка архитектуры информационной системы, стандартизация информационных каналов и носителей и выбор методов обработки информации. Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений информации.

В задачи контроллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития организации (предприятия) в рыночных условиях.

В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленный ниже (функции выделены курсивом).

Основные функции и задачи контроллинга

Учет

• Сбор и обработка информации

• Разработка и ведение системы внутреннего учета

• Унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений

Планирование

• Информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок)

• Формирование и совершенствование всей "архитектуры" системы планирования

• Установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования

• Координация процесса обмена информацией

• Координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию

• Проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость

• Составление сводного плана предприятия Контроль и регулирование

• Определение величин, контролируемых во временном и содержательном разрезах

• Сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели

• Определение допустимых границ отклонений величин

• Анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений

• Информационно-аналитическое обеспечение

• Разработка архитектуры информационной системы

• Стандартизация информационных носителей и каналов

• Предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией

• Сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных

• Разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений

• Консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений

• Обеспечение экономичности функционирования информационной системы Специальные функции

• Сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы

• Сравнение с конкурентами

• Обоснование целесообразности слияния с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов

• Проведение калькуляции для особых заказов

• Расчеты эффективности инвестиционных проектов

На основе приведенного перечня функций и задач контроллинга можно достаточно четко представить себе сферу его применения. Объем реализуемых в организациях функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов:

• экономического состояния организации;

• понимания руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;

• размера организации (численность занятых, объем производства);

• уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;

• сложившегося уровня конкурентности;

• квалификации управленческого персонала;

• квалификации сотрудников службы контроллинга.

Функции и задачи контроллинга постоянно дополняются и изменяются по содержанию, меняется весомость отдельных задач. Так, великая экономическая депрессия 30-х годов нашего столетия показала американским предпринимателям значимость управленческого учета и планирования для обеспечения выживаемости предприятия в долгосрочной перспективе. До этого им не придавали должного значения. Середина 30-х годов в США была периодом интенсивного роста числа предприятий, внедряющих принципы и философию контроллинга.

В конце 1970-х - начале 1980-х гг. в Европе многие предприятия обанкротились, и предприниматели поняли необходимость внедрения современных инструментариев планирования и управления. Крупные предприятия занялись децентрализацией управления, что сразу же привело к необходимости внедрения системы координации деятельности хозяйственных единиц. Возникла необходимость в разработке информационных систем, обеспечивающих менеджеров оперативной достоверной информацией о состоянии предприятия в различных аспектах деятельности. Постепенно определялся основной круг обязанностей служб контроллинга.