Організація обліку дебіторської заборгованості за розрахунками

Організація обліку розрахунків із підзвітними особами включає: установлення переліку посад, яким дозволяється видача грошей під звіт у поточному році; оформлення наказом на підпри­ємстві (щоквартально) розміру підзвітних сум для кожного струк­турного підрозділу і підзвітних осіб підприємства; затвердження порядку видачі грошей під звіт; оформлення посвідчень про відря­дження та їх реєстрації у спеціальному журналі реєстрації; пред­ставлення звітів про використання сум, виданих під звіт та на від­рядження; розробку методики й техніки перевірки і обробки цих звітів; методики й техніки синтетичного та аналітичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

У фінансово-господарській діяльності підприємства неминуче виникають операції, пов'язані із придбанням товарно-матеріаль­них цінностей або оплатою послуг за готівку. З цією метою кожне підприємство затверджує перелік підзвітних осіб, який є підставою для видачі їм готівки під звіт для покриття витрат за зазначеними операціями. У розпорядчому документі підприємства доцільно вказувати не прізвище, ім'я та по-батькові працівників, яким дозволено отримувати готівку під звіт, а відповідну посаду, щоб уникнути необхідності внесення змін до нього у випадку звіль­нення того чи іншого працівника.

Організація видачі грошей у підзвіт включає: перевірку наказу на видачу грошей під звіт, наказу про відрядження працівника, за­боргованості за попередньо виданими авансами, розробку поряд­ку та документального оформлення видачі грошей під звіт. Гроші під звіт видаються підзвітній особі за умови звітування нею у вста­новленому порядку за раніше отримані лід звіт суми.

Порядок документального оформлення видачі грошей під звіт або на відрядження регламентується положенням Національного банку України. Готівка видається на підставі заяви працівника з дозвільним надписом керівника з каси підприємства за видатко­вим касовим ордером. Також підзвітна особа може одержувати го­тівку під звіт з карткового рахунку із застосуванням корпоратив­ної платіжної картки або особистої платіжної картки та викорис­товувати її за призначенням без оприбуткування в касі.

Сума авансу на придбання товарів або оплату робіт, послуг ви­значається виходячи із господарських потреб із урахуванням об­межень НБУ, запроваджених для розрахунків готівкою.

Порядок оплати і норми видатків на відрядження визначаються постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відряджен­ня у межах України та за кордон" та Інструкцією про службові відрядження в межах України та на території держав-учасниць СНД. Сума авансі на відрядження визначається виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на про­живання у готелі та кількості днів відрядження.

Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогоспо­дарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім метало­брухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (госпо­дарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Методика і техніка обліку розрахунків із підзвітними особами розробляється на кожному підприємстві і є складовою проекту ор­ганізації обліку розрахунків. При організації обліку розрахунків із підзвітними особами необхідно вирішити дві групи питань: 1) ор­ганізація приймання і перевірки звітів; 2) організація аналітично­го і синтетичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України. Підзвітні особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, ви­значеному для підзвітних осіб законодавством України. Звіти про використання під звітних сум подають до бухгалтерії протягом трьох днів після повернення з відрядження; в інших ви­падках - на наступний день після одержання грошей.

До звіту додаються документи, що підтверджують витрати під­звітної особи (товарно-транспортні накладні, товарні чеки, рахунки-фактури, проїзні квитки, квитанції, рахунки, копії видаткового касового ордера, довідки за встановленими формами, сліпи, кви­танції торговельного термінала, тощо) разом з невитраченим за­лишком готівки. Підзвітна особа, що одержувала готівку з карт­кового рахунку подає документи, що підтверджують суму операції (чек банкомата).

Звіти про використання сум, виданих під звіт та на відряджен­ня, здаються до бухгалтерії для ретельної перевірки. При прийманні та перевірці звітів необхідно перевірити наявність наказу про відрядження, у якому повинна бути вказана його мета, термін та місто відрядження; належним чином оформлене посвідчен­ня про відрядження з відмітками про час прибуття до місця від­рядження та вибуття з нього; законність документів, наданих зі звітом; наявність письмового звіту щодо роботи, виконаної під час відрядження.

Кожна сума витрат, зазначена у звіті про використання сум, виданих під звіт та на відрядження (крім суми добових) повинна підтверджуватись відповідними документами. Перевірені звіти за­тверджуються керівником підприємства, після чого надходять до бухгалтерії, яка повинна забезпечити аналітичний і синтетичний облік розрахунків із підзвітними особами. Його організація зале­жить від форми обліку, яка застосовується на підприємстві і тех­нічних засобів його ведення.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеть­ся у Відомості 3.2 у розрізі кожної особи. Вона заповнюється на підставі документів про видачу грошей під звіт та звітів про ви­користання сум, виданих під звіт та на відрядження. Узагальнені підсумки-відомості 3.2 включаються до першого розділу Журналу 3 за субрахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Жур­нал є регістром синтетичного обліку та підставою записів до Го­ловної книги.

Для організації обліку розрахунків за претензіями потріб­но встановити порядок оформлення претензій відповідними доку­ментами; розробити порядок ведення роботи за претензіями, ме­тодику і техніку аналітичного і синтетичного обліку розрахунків за претензіями.

Організовуючи облік претензій необхідно встановити порядок їх оформлення первинними документами. Нестача запасів при одержанні їх від постачальників оформлюється Актом приймання матеріалів, складеним за участю представників постачальників і незацікавленої сторони. Нестача товарно-матеріальних ціннос­тей у залізничних вагонах оформлюється комерційним актом; по­рушення, виявлені у якості товарно-матеріальних цінностей під­тверджуються актом матеріальної експертизи, яка здійснюється спеціалізованими сторонніми організаціями.

В усіх претензійних справах найважливішого значення набу­ває дотримання юридичних норм при оформленні первинних до­кументів, тому до їх складання слід залучати юристів.

Перший примірник первинних документів, якими оформлю­ються претензії реєструється у спеціальному журналі у бухгалте­рії і під розписку передається юристу підприємства для складання претензійного листа, який відправляють відповідачу. Його копія передається до бухгалтерії і прикладається до документів по пре­тензійним операціям. Якщо постачальник не відшкодовує збитки добровільно, то урегулювання претензії здійснюється через госпо­дарський суд.

Аналітичний облік розрахунків за претензіями організовуєть­ся у відомості 3.2 у розрізі кожної претензії, а також доцільно за кожною претензією відкривати окрему картку обліку розрахунків, до якої записують назву підприємства, документ з господарсько­го суду, суму боргу та його погашення на підставі документів про одержання коштів й обраховують залишок на кожну звітну дату. Залишки у цих картках повинні відповідати показникам відомості аналітичного обліку. Залишок заборгованості обраховується після кожної оплати. Синтетичний облік розрахунків за претензіями ве­дуть у Журналі 3.