Організація обліку запасів на складах

Організація обліку запасів на складах включає:

1) вибір регістрів кількісного-сортового обліку запасів на складах (книги або картки при ручному або комп'ютерному способі ведення обліку);

2) призначення на посаду працівників, що ведуть кількісний облік запасів (матеріально-відповідальних осіб, обліковців);

3) забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право підписувати документи з руху запасів, а також пра­цівників структурних підрозділів, що мають право одержу­вати цінності зі складів;

4) забезпечення складів журналами контрольних записів про стан складського обліку, номенклатурою запасів, бланка­ми документів і регістрів, що використовуються для склад­ського обліку;

5) встановлення графіку здачі первинних документів в бух­галтерію;

6) розробку порядку проведення інвентаризації цінностей як одного з видів оперативного контролю за збереженням за­пасів, дотримання норм їх зберігання.

Складський облік - це сортовий кількісний облік матеріаль­них цінностей, який ведеться у місцях їх зберігання безпосередньо матеріально-відповідальною особою. Головний бухгалтер бере ак­тивну участь в організації складського обліку. Він обирає форми регістрів обліку, визначає порядок їх оформлення та передачі на склад, інструктує матеріально-відповідальних осіб про порядок ведення складського обліку відповідно до нормативних документів та систематично слідкує за дотриманням цього порядку.

Запаси на підприємствах зберігаються на складах, тому раці­ональна організація обліку запасів потребує оптимальної органі­зації складського господарства. Головний бухгалтер повинен до­магатись від керівництва підприємством та відділу матеріально-технічного постачання створення необхідної кількості складів, сховищ, комор, що забезпечать зберігання усіх цінностей. Струк­тура складів залежить від обсягів запасів, які необхідно зберігати, їх асортименту та специфічних особливостей, тому може бути різ­номанітною (центральні склади та комори у структурних підроз­ділах, склади для окремих груп або видів запасів). Кожному скла­ду, коморі чи іншому місцю постійного зберігання матеріальних цінностей присвоюють постійний номер (шифр). Його вказують в усіх первинних документах, якими оформлюється рух запасів по складу.

Усі місця зберігання товарно-матеріальних цінностей необ­хідно належно оснастити, спеціалізувати, пристосувати для збе­рігання певних видів запасів, забезпечити ваговимірювальними пристроями, тарою для вимірювання,що забезпечують правильне приймання, зберігання та відпуск цінностей. Вагові прилади необхідно періодично перевіряти в органах Держспоживстандарту України та отримати метрологічну атеста­цію (мати перевірочне тавро).

На складах запаси розмішують по секціях, у середині секцій - на стелажах, полицях, за найменуваннями, видами та сортами цінностей. У місцях зберігання кожного виду товарно-матеріаль­них цінностей прикріплюють матеріальний ярлик (ф. № М-16). У ньому зазначають основні показниками, що характеризують кожний вид запасів, у тому числі їх номенклатурний номер, тому ярлик служить паспортом для матеріальних цінностей. Запаси розміщують так, щоб забезпечити легкий і швидкий доступ до будь-якого з об'єктів матеріальних цінностей.

Важливо правильно, виважено підібрати матеріально-відпові­дальних осіб для роботи на складах. Перевагу слід надавати спе­ціалістам, компетентним у галузі матеріаловедення, які на попере­дніх місцях роботи проявили себе сумлінними, відповідальними, чесними виконавцями. Кандидатури на посаду завідувачів складів, комірників узгоджують з головним бухгалтером підприємства. З усіма матеріально-відповідальними особами укладають договори про повну матеріальну відповідальність. Необхідно систематично підвищувати рівень їх ділової кваліфікації шляхом проведення семі­нарів, ознайомлення із нормативними документами, що регламен­тують облік запасів. Головний бухгалтер бере безпосередню участь у розробці посадових інструкцій завідувачів складів та комірників.

У кожному місці зберігання матеріальних цінностей (складі, коморі, сховищі, тощо) необхідно організувати складський об­лік на поточний рік. Для цього обирають одну з двох видів (форм) регістрів складського обліку (або книги, або картки складського обліку). Найчастіше як при ручному способі ведення обліку, так і комп'ютерному використовують картки складського обліку ма­теріалів (ф. №М 12). Картки відкривають на початку року у бухгалтерії для кожного найменування запасів, що має окремий номенклатурний номер. У них заповнюють такі реквізити: номер картки і складу, назва матеріалу, одиниця виміру, технічна харак­теристика (марка, сорт, профіль, розмір), облікова ціна, номенкла­турний номер, норма залишку (максимум, мінімум), перехідний залишок запасів на початок року. На кожній картці проставляєть­ся оптимальний розмір залишку цінностей, розрахований відді­лом матеріально-технічного постачання. Він визначається вихо­дячи із виробничої програми, можливості оперативно доставляти матеріали, тощо. Такий норматив розраховується виходячи із потреб виробництва, тому має бути достатнім для забезпечення процесу виробництва, але не понаднормовим, що призводить до заморожування обігових коштів підприємства. Картку підписує головний бухгалтер, його заступник або за його дорученням бух­галтер матеріального відділу. Заповнені картки передають завід­увачу складом або комірнику під розписку у спеціальному реєстрі карток складського обліку матеріалів. За коленим складом ве­деться окремий реєстр видачі карток складського обліку. У ньому вказують дату відкриття картки, її порядковий номер, номенкла­турний номер та назву цінностей, одиницю їх виміру, облікову ціну, особистий підпис комірника про одержання картки, відмітку про її повернення у разі повного заповнення картки на складі. Таку картку комірник повертає до бухгалтерії, де на її основі виписують нову картку з новим номером.

У картках складського обліку матеріалів (ф. № М-12) завідувач складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання коленого номенклатурного номеру запасів (стелажі, ча­рунки тощо). Картки зберігають у спеціальній картотеці, де їх гру­пують за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Облік руху та наявності цінностей ведеться у картках лише у натуральних показниках. Комірник записує до кар­ток складського обліку матеріалів кожну операцію на підставі пер­винних документів з обліку руху запасів та після кожного запису об­раховує фактичний залишок цінностей. Цей залишок порівнюєть­ся із лімітом, зазначеним на картках. Якщо при запису до картки чергової операції комірник виявляє, що фактичний залишок менше оптимального запасу або його перевищує, то він зобов'язаний по­відомити відділ матеріально-технічного постачання та матеріаль­ний відділ бухгалтерії. Вони зобов'язані вживати негайних заходів для приведення залишків запасів до норми. Якщо запас перевищує норму, то бухгалтерія не видає доручень на одержання цінностей за понаднормовими поставками, затримує їх оплату, доповідає ке­рівництву про виникнення понаднормових залишків запасів. При використанні комп'ютерної техніки така відомість формується ав­томатично і доводиться до зацікавлених відділів (осіб).

Для співставлення показників складів та бухгалтерії з обліку за­пасів за кожний місяць станом на останній день звітного місяця матеріально-відповідальна особа заповнює в одному примірнику у кількісному виразі відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. № М-14). Відомості на початку року відкриває матеріаль­ний відділ бухгалтерії окремо для кожного складу та кожної матері­ально-відповідальної особи. Запаси у ній групуються за їх видами та субрахунками обліку, аналогічно їх групуванню у відомості 5.1. У кін­ці кожного місяця відомості передають комірникам. За показниками карток складського обліку матеріалів комірники переносять залиш­ки на початок місяця кожного виду запасів. Заповнені відомості за графіком повертаються до бухгалтерії, де бухгалтер проставляє ціни для кожного виду товарно-матеріальних цінностей, здійснює таксу­вання, виводить підсумки залишків на складі за видами запасів (за субрахунками обліку), які порівнює з показниками аналітичного і синтетичного обліку у матеріальному відділі бухгалтерії.

Запаси, які не належать підприємству (прийняті на відпо­відальне зберігання, давальницька сировина, невідфактуровані поставки, тощо) зберігаються відокремлено від інших запасів. їх облік ведуть у спеціальних книгах за видами, номенклатурними номерами запасів та за власниками, замовниками.

Контроль за наявністю та збереженням запасів здійснюється шляхом проведення інвентаризації та раптових перевірок. Плано­ві інвентаризації проводяться за графіком, який розробляється у цілому на рік та з розбивкою на звітні періоди (квартал, місяць, декада). Організація інвентаризації запасів включає:

- планування термінів інвентаризації протягом року;

- підготовку робочих інструкцій з інвентаризації та організа­цію їх вивчення працівниками, яких включають до складу комісій;

- комплектування постійних робочих інвентаризаційних ко­місій;

- підготовку наказів про проведення інвентаризації;

- щоденний контроль за ходом інвентаризації й обробкою одержаних показників;

- документальну підготовку рішень інвентаризаційних комі­сій та наказів про результати перевірки;

- установлення порядку узагальнення результатів інвента­ризації у звіті.

Організація інвентаризації здійснюється на підставі норма­тивних документів, а також робочих інструкцій, розроблених безпосередньо на підприємстві із урахуванням його організацій­но-технічних особливостей, виробничої структури та графіків і планів інвентаризації (табл. 8.9).