Основи організації обліку запасів

Запаси є найбільшою складовою активів кожного підприємства, тому їх необґрунтовані втрати, псування або крадіжки наносять значні збитки. Запаси є основою продук­ції, ще виробляється підприємством. Вони використовуються при наданні послуг, виконанні робіт, в управлінні, тому зниження матеріальних витрат безпосередньо збільшує прибуток. Раціональне використання сировини і матеріалів, їх збереження безпосередньо залежить від раціональної організації обліку. Зміст і завдання ор­ганізації обліку запасів полягають у визначенні складу інформації, що надходить та формується у системі обліку, виборі методів і спо­собів збору, обробки та видачі інформації для прийняття управлін­ських рішень, шляхів і способів наукової організації праці матері­ального відділу бухгалтерії.

У підсистемі обліку запасів виділяють обліково-економічні завдання, що одночасно є об'єктами його організації: 1) облік і по­точний контроль процесу придбання запасів; 2) облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах та інших місцях зберігання; 3) облік і контроль руху та використання запасів у ви­робництві; 4) організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.

Використання у будь-якій діяльності сотень і навіть тисяч ви­дів запасів надзвичайно ускладнює облік, призводить до зрос­тання його трудомісткі, переобтяженості рутиною роботою, тому основними напрямками його удосконалення є:

1) розробка та впровадження у практику найбільш раціональ­них носіїв інформації, способів документування та докумен­тообігу (автоматична фіксація показників безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), а у разі неможливос­ті - заміна однорядкових та разових документів на накопичу­вальні, багаторядкові, розробка графіків документообігу);

2) упровадження нових, більш прогресивних способів і мето­дів обліку запасів (автоматизація обліку на основі викорис­тання комп'ютерної техніки);

3) удосконалення контролю за збереженням та використан­ням матеріальних цінностей шляхом здійснення оператив­ного контролю за ввезенням запасів на підприємство та їх вивезенням, за дотриманням норм матеріальних витрат при виготовленні продукції,

4) регулярна інвентаризація товарно-матеріальних цінностей;

5) підвищення рівня організації праці матеріального відділу бухгалтерії, удосконалення робочих місць, їх оснащення су­часною комп'ютерною технікою з новітніми програмними продуктами.

Підсистема обліку запасів може оптимально функціонувати за наявності певних передумов: налагодження стабільного й рит­мічного матеріально-технічного постачання сировини і матеріалів; планування потреби кожного структурного підрозділу у запасах;

лімітування залишків запасів на складах; запровадження науково обґрунтованих та практично апробованих норм матеріальних ви­трат; техніко-економічної класифікації запасів та системи номен­клатурних номерів; раціональних методів кількісно-сортового об­ліку запасів; забезпечення належного рівня організації складського господарства; суворої матеріальної відповідальності за збереження запасів; залучення на роботу сумлінних висококваліфікованих пра­цівників; ефективного використання сучасної комп'ютерної техні­ки; неухильного дотримання вимог централізованих нормативних документів та розробки внутрішніх регламентів, адаптованих до особливостей діяльності підприємства. Відсутність тих чи інших передумов негативно впливає на організацію обліку запасів.

Для організації обліку запасів розробляється проект, який ре­гламентує конкретизує засади обліку у певних умовах функціону­вання підприємства (табл. 8.1).

Таблиця 8.1