Організація обліку руху основних засобів

Раціональна організація обліку руху основних засобів включає організацію комплексу облікових процедур (рис. 7.3).

Організація обліку приймання основних засобів включає: встановлення порядку приймання об'єктів до складу основних за­собів, вибір форм первинних документів із приймання основних засобів, розробку методики та техніки їх складання, розробку та затвердження графіків руху документів з обліку основних засобів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку при­ймання об'єктів.

Порядок приймання об'єктів до складу основних засобів де­тально розробляється у проекті організації обліку необоротних активів. Приймання об'єктів в експлуатацію здійснюється спеці­альною постійно діючою комісією, призначеною наказом по підприємству. До її складу включають не менше трьох осіб:

- головного спеціаліста (головного інженера, головного меха­ніка, головного енергетика) залежно від виду основних за­собів, що вводяться в експлуатацію;

- спеціалістів з експлуатації, посадових осіб тих підрозділів, до яких передається або з яких вилучається об'єкт осно­вних засобів (керівник підрозділу або його заступник, осіб, що приймають об'єкту матеріальну відповідальність);

- спеціалістів з ремонту та будівництва об'єктів основних за­собів (начальника, інженера, провідного спеціаліста відділу капітального будівництва).

- представників підрядних будівельних організацій або по­стачальників обладнання.

У процесі приймання об'єкта комісія зобов'язана встановити: придатність об'єкта щодо приймання до складу основних засобів; повноту і відповідність його технічних характеристик зазначеним у технічній документації; повноту укомплектування; виявити від­сутні агрегати, запасні частини та деталі. Постійно діюча комісія працює на основі робочої інструкції, що регламентує порядок при­ймання або списання об'єктів. У ній визначають перелік робіт та порядок їх здійснення, функції та завдання кожного члена комі­сії, а також їх відповідальність. У проекті організації обліку нео­боротних активів також встановлюється порядок оформлення недокомплекту обладнання та пред'явлення претензій постачальни­кам і підрядникам та терміни взяття об'єктів на облік.

Перелік документів з обліку руху основних засобів та порядок їх складання регламентовано наказом Міністерства статистики України, вимог якого повинні дотримуватись усі суб'єкти під­приємницької діяльності.

Приймання основних засобів в експлуатацію оформлюєть­ся Актом приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма ОЗ-І). Акт складають в од­ному примірнику для кожного об'єкту основних засобів. Одним актом допускається приймання декількох однотипних одиниць господарського інвентарю, інструментів, обладнання, якщо вони мають однакову ціну та приймаються в одному календарному місяці. Акт підписується усіма членами комісії, затверджується керівником підприємства, потім підписується головним бухгал­тером та разом з технічною документацією передається до бух­галтерії (рис. 7.4).

Акт форми ОЗ-1 також використовують для оформлення вну­трішнього переміщення об'єктів між структурними підрозділами підприємства, передачі іншим підприємствам (при продажу, обмі­ні, оренді та безоплатній передачі). Порядок складання документів та кількість примірників залежать від виду операції, для обліку якої їх використовують.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засо­бів всередині підприємства акт виписується у двох примірниках працівником структурного підрозділу, що передає об'єкт. Перший примірник акту з підписами одержувача та здавальника переда­ється до бухгалтерії, другий видається здавальнику.

При передачі основних засобів іншому підприємству (в орен­ду, при продажу, обміні, безоплатній передачі) акт складається у трьох примірниках: перші два залишаються на підприємстві, що передає (продає) об'єкти, а третій примірник передається підпри­ємству, що приймає основні засоби в оренду, при продажу, тощо.

Показники документів, якими оформляються операції з руху основних засобів (введення в експлуатацію, внутрішнє перемі­щення, приймання після ремонту, реконструкції та модернізації; ліквідація та продаж) є єдиним джерелом інформації як для ана­літичного й синтетичного обліку руху та наявності об'єктів, так і складання звітності. Перелік номенклатур первинного обліку по­винен містити показники, що забезпечать як складання регістрів аналітичного обліку, так і заповнення Приміток до річної фінан­сової звітності (табл. 7.7).

Таблиця 7.7