Організація облікових номенклатур

Облікова номенклатура (лат.- перелік) - це де­тальний, стислий, системний перелік найсуттєвіших ознак, що характеризують об'єкти обліку і необхідні для одержання вихідної результативної інформації. їх склад залежать від об'єктивних чин­ників (галузі та виду економічної діяльності, обсягів діяльності, по­казників централізованої та внутрішньої звітності, об'єктів аналі­тично-контрольної роботи), тому кожне підприємство самостійно визначає тип, зміст, структуру та обсяги облікових показників, а також періодичність їх коригування та уточнення, інакше рішен­ня будуть прийматись на основі застарілої, недостовірної інфор­мації.

Згідно із принципами цілісності, реєстрації, безперервнос­ті, ідентифікації у системі обліку слід реєструвати показники, що впливають на процеси господарювання.

Ознаками оптимальності обліко­вої інформації є:

1) цілеспрямованість, релевантність та, що стосується справи інформації, її безпосередній зв'язок із управлінням;

2) сконцентрованість - при формуванні показників вибира­ються лише істотні ознаки, що характеризують господар­ські операції або процеси;

3) достовірність - забезпечення адекватності показників фак­там господарського життя, адже «відсутність достовірності спричиняє хаос»;

4) багатократність використання - багаторазове використан­ня інформації у декількох облікових процедурах, а також їх застосування для аналізу та контролю;

5) аналітичність - здатність показників, зафіксованих у доку­ментах, формувати ще й виведену, похідну, розрахункову, додаткову інформацію;.

6) своєчасність - забезпечення оперативного прийняття ефективних управлінських рішень адміністрацією;

7) відносна повнота - інформація забезпечує вирішення об­лікових завдань, поставлених керівництвом, тому облікові реквізити поділяють на суттєві, які обліковують, і несуттєві, які не обліковують;

8) хронологічність - реєстрація фактів господарського життя у суворій послідовності їх здійснення і мінімізація часу між моментами проведення господарської операції та реєстра­цією показників;

9) системність - зв'язок і координованість показників первин­ного обліку з показниками аналітичного і синтетичного об­ліку та звітності.

Облікова інформація не виникає природним шляхом, а збира­ється і формується апаратом бухгалтерії. Під дією суб'єктивних чинників втрачається достовірність, об'єктивність інформації та зростає вірогідність її викривлення, що може привести до її не­правдивості. Зменшити вплив суб'єктивних чинників на форму­вання облікових номенклатур можна за рахунок таких чинників:

1) вибору оптимальної методології і методики обліку кожного об'єкта господарювання у відповідності із вимогами норма­тивних документів;

2) максимально можливої деталізації інформації, її аналітич­ного розкладання за різними обліковими ознаками (гори­зонтальною, вертикальною та фасетною класифікацією). Для контролю за збереженням цінностей та оптимального управлінням підприємством необхідно розробити канали інформаційних потоків (напрямки аналітичного обліку), які б забезпечували формування детальної інформації щодо наявності кожного об'єкта обліку та результатів господарю­вання у розрізі як структурних підрозділів, так і матеріалу но-відповідальних осіб;

3) синтетичного узагальнення економічної інформації у гро­шовому вимірнику, у єдиній грошовій одиниці та її зіставлення із показниками аналітичного обліку. Синтетичне узагальнення облікової інформації є процесом зворотнім аналітичному розкладанню, тому необхідно визначити проміжні рівні у процесах деталізації та узагальнення ін­формації, тобто рівні звірки аналітичного і синтетичного обліку.

В умовах застосування комп'ютерної техніки першочергового значення набувають питання ідентифікації та уніфікації облікової інформації, раціонального моделювання її потоків, групування, встановлення послідовності її інтегрування і формування, що дозволяє створити завершену інформаційну систему та забезпечує одержання необхідних зведених показників, у тому числі для скла­дання звітності.

Перелік облікових номенклатур розробляють для кожного об'єкта обліку на кожному технологічному етапі (первинному, по­точному, узагальнюючому).

Організація номенклатур первинного обліку включає два види робіт: 1) вибір (формування) показників; 2) складання їх детально­го переліку у таблицях.

Номенклатури первинного обліку є вихідним джерелом обліко­вих процедур на наступних етапах облікового процесу (поточного і підсумкового обліку), тому при їх вибір повинен бути достатнім для ведення аналітичного і синтетичного обліку (на етапі поточно­го обліку) і складання звітності (на етапі підсумкового обліку).

При формуванні показників необхідно вирішити певні завдан­ня: 1) забезпечити однозначне описання господарської операції. Для цього необхідно кваліфікувати господарську операцію, тоб­то встановити її економічну та юридичну сутність; 2) встановити адекватність показників факту господарського життя; 3) створити умови для обробки показників за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Облікові номенклатури є певним інформаційним повідомлен­ням, що складається з реквізитів. Реквізит - це мінімальний інфор­маційний елемент із самостійним змістовним навантаженням, обов'язковий у правильно оформленому документі. Виділяють реквізити реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші відображають якісні, а другі - кількісні характеристики об'єктів господа­рювання. Наприклад, назва продукції та її шифр (номер) - реквізи­ти-ознаки, а її кількість, вартість - реквізит-основа. Кожний реквізит-основа разом із кількома реквізитами-ознаками утворюють економічний показник, один або кілька показників формують до­кумент.

На формування номенклатур первинного обліку впливають особливості технології виробництва, організації праці, системи постачання і збуту та інші організаційно-технічні умови, що існу­ють на підприємстві. Детальний перелік облікових номенклатур наводять у спеціальних таблицях (табл. 4.1).

Таблиця 4.1