Понятия и характеристика инфо среды организации

Разнообразие сведений, необходимых руководителям различных уровней при принятии решений в различных ситуациях побудило специалистов как в области управления, так и в области информатики к разработке их типологий. В информатике логическим обоснованием типизации выступает обычно уровень аналитической переработки исходных данных.

Экспрессные документы информируют о фактах, появление которых в литературе требуют принятия срочных решений. К числу таких документов относятся:

1. Информация для руководителя, включающая сведения моно тематического характера о технико-экономической ситуации, появлении новых технических достижений и тенденций.

2. Техническая записка, содержащая мотивированную постановку вопроса о необходимости принятия решений по назревшей проблеме в связи с открывающимися благоприятными возможностями или появлением реальных угроз.

3. Итоги анализа информации, отражающие в сжатой форме важнейшие результаты, выводы и рекомендации из информационных обзоров, в которых описано состояние и тенденции развития отдельных направлений техники как в стране, так и за рубежом.

Основные инструменты управления:

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

– организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

– распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

– документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

– финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

– информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности,

ФОРМАТЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На кoммepчecкoм предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.

2. Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

3. Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный руководителю пpeдприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставит руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

5. Письма, факсы

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

Информационное общество

Информационное общество (Information society) — концепция постиндустриального общества; новая историческая фаза развития цивилизации, в которой главными родуктами производства являются информация и знания. Отличительные черты информационного

общества: увеличение роли информации и знаний в жизни общества; возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

создание глобального информационного пространства, обеспечивающего: - эффективное информационное взаимодействие людей; - их доступ к мировым информационным ресурсам; -удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

Целевое направление информационного менеджмента — создание нового информационного общества. В Российской Федерации объявлена федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002—2010 годы», в соответствии с которой в 2003—2007 гг. в России появится электронное правительство, а в 2007—2008 гг. будет завершен переход на электронный документооборот федеральными органами власти и органами власти субъектов Федерации и муниципальных образований. Социальные последствия информатизации. Развитие новых социально- технологических институтов: телемедицины и дистанционного образования, электронной торговли и дистанционной занятости, Internet-СМИ и «электронного правительства» видимо и очевидно изменяют структуру важнейших секторов экономики. Однако наряду с экономическими последствиями следует выделять и последствия социальные, ускоряющаяся информатизация — предсказуемый, наиболее видимый сейчас вектор воздействия новых технологий на социальную структуру общества. 1. Непосредственное воздействие новых информационных технологий на сознание человека. 2. Воздействие информационных технологий на социальную организацию за счет использования новых средств коммуникации принципиально снижает издержки передачи информации.