Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела формируются в Школе децентрализовано, по документируемым участкам деятельности. Формированием дел занимаются специалисты в соответствии выполняемыми функциями.

Исполненные документы должны быть в 15-дневный срок сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель - в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело не должно превышать 250 листов.

· При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

· Систематизация документов внутри дела.

· Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

· Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в дело с приказами по личному составу (прием, увольнение, перемещение).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с существующими нормативными актами Российской Федерации.

Лицевые счета специалистов группируются в самостоятельные дела центром бухгалтерского и материально-технического обеспечения и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел

Дела Управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами по документируемым ими участкам работы Управления.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 6); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение № 7); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №12); подшивку и переплет, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Нумерация листов

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования отдела архивной службы, в который будут передаваться дела, и Школы как фондообразователя.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (через знак +).

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Учёт этих дел осуществляется суммарно по номенклатуре дел.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Подлинные экземпляры приказов Школы хранятся у директора, ответственного за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача дел не допускается. При необходимости отдельный документ может быть временно изъят из дела под расписку директора Школы или скопирован.

Документы текущего года хранятся на документируемых участках деятельности в соответствии с номенклатурой дел. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны индексы дел.

В Школе должны храниться описи дел постоянного хранения и по личному составу, сданных на хранение в отдел архивной службы района. Директор Школы обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.