Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, организация их приема по личным вопросам.

Обращениями граждан являются личные и коллективные письма, поступившие как непосредственно от заявителей, так и из администрации района, департамента образования, а также средств массовой информации.

Рассмотрение обращений граждан считается законченным, когда рассмотрены все поставленные в них вопросы и заявителям направлены исчерпывающие ответы.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. При регистрации повторных обращений проставляется отметка «ПОВТОРНО».

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо существа предложения, заявления или жалобы, также данные о месте его жительства, работы или учебы.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции школы, не позднее чем в пятидневный срок пересылаются в соответствующие органы для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.

Запрещается направлять письма граждан для рассмотрения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.

Директор школы по запросу администрации района анализирует обращения граждан, и при необходимости, осуществляют подготовку аналитических справок о ходе работы с обращениями граждан.

Ответ заявителю должен быть дан в письменной форме за подписью директора Школы.

Регистрация документов

Регистрации подлежат все документы Школы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также созданные Школой – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

При приеме телеграмм, телефонограмм, электронной почты, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа. В каждой принятой телефонограмме указывается точное время ее приема, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму лиц.

Документы Школы регистрируются в специальных журналах.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Раздельно регистрируются приказы директора Школы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Внутренние документы регистрируются отдельно от поступающих и отправляемых.

Устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента)

наименование вида документа

дата и регистрационный номер документа;

дата и регистрационный номер (индекс) поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Директор регистрирует документы, поступившие в Управление, в специальном журнале или при помощи компьютерной техники. При этом на нижнем поле первого листа каждого полученного документа проставляется регистрационный штамп.

При регистрации отправляемого документа–ответа одновременно его номер проставляется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов. Так делается отметка об исполнении поступившего документа.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по данной группе (входящие, отправляемые, приказы по основной деятельности и др.), который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире или косой чертой. На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Виды журналов регистрации документов Управления определены номенклатурой дел.

Перечень нерегистрируемых документов дан в Приложении № 4 к настоящей Инструкции.