Что делать, если первичные документы утеряны или испорчены таким образом, что становится невозможным их дальнейшее использование?

1. Порядок действий для архивных подразделений предприятий, учреждений, организаций

если в процессе экспертизы ценности установлены факты недостачи документов и дел, архивные подразделения осуществляют их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель учреждения по представлению ЭК и архива:

1) утверждает акт о недостаче архивных дел (документов),

2) назначает служебное расследование,

3) издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел.

Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем архивного подразделения, передается в архив учреждения.

2. Если архивные подразделения не созданы на предприятии, в учреждении, организации

— письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;

— приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.

— справка, выданная органом МВД (если речь идет о краже или умышленном уничтожении), органом пожарной службы (при пожаре);

— приговор суда — в случае привлечения к уголовной ответственности виновного лица.

Что касается физлиц, в случае неумышленного уничтожения или утери документов физлицом-СПД, не имеющим наемных работников, следует уведомить соответствующие контролирующие органы.

50) Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования

При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образо­вавшиеся в процессе их деятельности документы передаются право­преемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, переда­ются в соответствующий государственный архив, а архивные доку­менты с не истекшими сроками временного хранения и по личному составу — в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собствен­ности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государствен­ные архивы.

Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственнос­ти этой организации и от того, является эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизо­ванных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст. 16 Закона об архивах. Аналогичный по­рядок установлен в Основных правилах работы архивов.

Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (го­родского или районного) о сдаче на хранение документов.

При лик­видации коммерческой (частной) организации ее документы подле­жат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсацион­ной основе.

В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с докумен­тами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта лик­видационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распоряди­тельного органа и книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек.

Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (город­ского или районного) архива соответствующего местного исполни­тельного и распорядительного органа о сдаче на хранение докумен­тов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирую­щий орган.

Государственные организации, учреждения, предприятия, в слу­чае их ликвидации, книги учета проверок (ревизий) передают в уста­новленном порядке по номенклатуре дел.

Документы ликвидируемой организации передаются на основа­нии описей дел постоянного хранения, описей дел по личному соста­ву, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы времен­ного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов вре­менного срока хранения. Документы временного срока хранения, ко­торый истек, подлежат уничтожению в соответствии с утвержден­ным актом о выделении к уничтожению.

 

51) Контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела

Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор), которая является государственным надзорным органом в составе Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и создается в пределах штатной численности центрального аппарата Государственного комитета по архивам и делопроизводству, облисполкомов и Минского горисполкома.

В систему Госархивнадзора входит институт общественных инспекторов архивов и делопроизводства, являющийся общественным формированием Государственной архивной службы.

Госархивнадзор в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящим Положением.

Главными задачами Госархивнадзора являются:

организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда;

предупреждение нарушений требований законодательства об архивах и ведении делопроизводства, активное содействие в искоренении причин, порождающих такие нарушения.

В функции Госархивнадзора входит:

1) проведение по поручению Совета Министров Республики Беларусь и Государственного комитета по архивам и делопроизводству плановых и целевых инспекторских проверок, соблюдение правил обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, в том числе документов по личному составу, а также правил ведения делопроизводства, включающих:

создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;

размещение документов в хранилищах;

соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

учет документов, проверку их наличия и состояния;

определение состава особо ценных документов и документальных памятников и создание на них страхового фонда;

соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства;

2) осуществление контроля за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущение незаконной ликвидации архивов и уничтожения документов;

3) оформление результатов проверок актами и предписаниями по устранению выявленных нарушений правил сохранности документов Национального архивного фонда и ведения делопроизводства, протоколами об административных правонарушениях;

4) участие в установленном порядке в подготовке проектов нормативных актов по вопросам совершенствования архивного дела и делопроизводства;

5 ) обобщение результатов инспекторских проверок в виде справок, информаций, статей, докладов, сообщений;

6) осуществление деловых связей с научными и другими учреждениями и организациями;

7) изучение и внедрение в практику своей работы отечественного и зарубежного опыта организации и методики инспектирования.

Госархивнадзор имеет право:

1)осуществлять инспектирование архивов и делопроизводственных служб независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, получать доступ к документам и обследовать с соблюдением установленных правил архивные помещения и производственные участки, помещения, где хранятся делопроизводственные и архивные документы;

2) требовать от проверяемых предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения Госархивнадзором своих задач;

3) получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе инспекторских проверок;

4) привлекать в установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству порядке для проведения инспекторских проверок квалифицированных специалистов архивного дела и делопроизводственных служб, научных работников;

5) в пределах своей компетенции вносить в республиканские органы государственного управления, местные исполнительные и распорядительные органы представления о выявленных фактах нарушения должностными лицами государственных органов, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах и ведении делопроизводства;

6) привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц, а также вносить предложения в Государственный комитет по архивам и делопроизводству об ответственности руководителей, допустивших нарушения законодательства по архивному делу и установленного порядка ведения делопроизводства.

 

52) Меры ответственности руководителей и главных бухгалтеров организаций за несоблюдение законодательства в области налогообложения, организации бухгалтерского учета и архивного дела

В Республике Беларусь административная ответственность является одним из наиболее урегулированных видов юридической ответственности.