Для всех видов организационно-распорядительных документов 2 страница

19.10. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются словесно-цифровым способом. Элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 12 июня 2000 года.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для утверждаемого документа - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

19.11. Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.

Индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа".

19.12. Реквизит "место составления или издания" обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа" в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.

19.13. Гриф ограничения доступа к документу размещается в заголовочной части документа выше реквизита "адресат".

19.14. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.

В реквизит получателя документа "адресат" входят наименование организации и почтовый адрес.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

 

Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул.Коллекторная, 10

220048, г.Минск

 

Министерство юстиции

Республики Беларусь

Управление судебных органов

ул.Коллекторная, 10

220048, г.Минск

 

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

 

Министерство юстиции

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

Деденку А.И.

ул.Коллекторная, 10

220048, г.Минск

 

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

 

Генеральному директору

объединения "Агропром"

Иванову В.Ф.

пр-т Машерова, 23

220080, г.Минск

 

При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами. Например:

 

Федерация профсоюзов

Белорусская

пр-т Машерова, 21

220126, г.Минск

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указывают обобщенно. Например:

 

Председателям районных судов

 

Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не указывают.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:

 

Матвееву И.С.

Партизанский пр-т,

д.46, кв.15

220086, г.Минск

 

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик, в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н - район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

19.15. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом: приказом, постановлением, протоколом, решением. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством Республики Беларусь.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда г.Полоцка

_____________ С.А.Дягилев

(подпись)

25 мая 2000 г.

 

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

юстиции Минского

горисполкома

____________ П.Подлесский

(подпись)

25 мая 2000 г.

 

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра юстиции

Республики Беларусь

20 мая 2001 г. № 4

 

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.

19.16. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:

 

Петрову В.Н.

Прошу подготовить

заключение к 16 июня 2000 г.

15 мая 2001 г.

_____________

(подпись)

 

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.

При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки "ответственный".

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

19.17. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?". Например: приказ "Об изменении...". Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок формулируется исполнителем документа.

Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к тексту.

19.18. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или "Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".

19.19. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа - вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.

Текст документов в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.

Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.

19.20. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается после текста документа перед реквизитом "подпись".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.

На самом приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:

 

Приложение 1

к приказу директора института

3 октября 2001 г. № 47

 

19.21. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

 

Заместитель Министра личная подпись инициалы, фамилия

 

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:

 

Начальник управления юстиции

Могилевского облисполкома личная подпись инициалы, фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

 

Министр подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия

 

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:

 

Директор фирмы "Нива" Директор завода "Электрон"

_____________ И.П.Петров ______________ П.И.Иванов

(подпись) (подпись)

 

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

 

Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии подпись инициалы, фамилия

 

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: "Заместитель", "Исполняющий обязанности", и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

19.22. Согласование документа может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

19.23. Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа.

На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.

В реквизит "Виза" входят должность визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

19.24. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.

При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника.

На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:

 

Верно

Инспектор отдела кадров подпись инициалы, фамилия

16 апреля 2000 г.

 

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.

19.25. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:

 

Зеленко 223 91 82

ГИ 7 10.05.2000

 

Примечание. Номера телефонов указываются без черточек.

 

19.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и номер, слова "В наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:

 

В наряд 02-4

Протокол согласования от 03 июня 2000 г. № 74

________________

(личная подпись)

15 сентября 2001 г.

 

или

 

В наряд 05-40

17 июня 2000 г. передано по телефону о прибытии

_________________

(личная подпись)

20 июня 2001 г.

 

19.27. Отметка о переносе данных на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за перенос, и даты переноса.

19.28. Отметка - регистрационный штамп о поступлении проставляется на всех входящих документах, фиксируя факт и время поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное наименование учреждения - получателя документа, дату поступления документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа документа справа.

19.29. Предупредительный знак является знаком внимания для машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка осталось пять машинописных строк.

20. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения.

20.1. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по вопросам внутренней жизни суда, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, события, оценка, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами без кавычек с отдельной строки от нулевого положения табулятора, отделяя констатирующую часть от распорядительной.

К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" и формируется при помощи отглагольных существительных, например, "Об утверждении...", или существительных, указывающих на предмет, например, "О мерах...".

Приказ подписывается председателем суда.

20.1.1. Отдельно от приказов по основной деятельности оформляются и ведутся приказы по личному составу.

Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование, поощрение и наложение взысканий и другие.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.

В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному составу".

Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.

При переводе на другую работу - новая должность, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.

При увольнении - причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации, учреждения.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться после текста каждого пункта приказа или после подписи председателя суда.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

20.1.2. Распоряжение - разновидность распорядительных документов. Распоряжение - это правовой акт, который издается единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

20.1.3. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.

Решение должно содержать реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

20.2. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы и телефонограммы.

20.2.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и другие.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, название вида документа, место составления, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата и место составления, проставленные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным. Например: "О выделении к уничтожению документов и дел".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, фамилии и инициалов председателя комиссии и каждого члена комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт подписывают председатель и все составители без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке.

Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

20.2.2. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке и других фактах, событиях, поступках).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

20.2.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

20.2.4. Справка - документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Реквизиты справки: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные сведения.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам, о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и тому подобные оформляются на трафаретных бланках с отпечатанным типовым текстом.

Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справка не может быть выдана вместо процессуальных документов.

 

 

20.2.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.

Реквизитами письма являются наименование организации - автора документа, почтовый адрес организации, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа.

В ответном письме указываются дата и номер инициативного письма, на который дается ответ. Ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.

20.2.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".