Документальное оформление движения материалов

Движение запасов на предприятии регулируется положением о типовых формах первичных документов.

Прием и оприходование материалов на предприятии оформляются на соответствующих складах путем составления накладных, которые выписываются на основе расчетных и сопроводительных документов поставщика. К ним относятся: расходная накладная поставщика, налоговая накладная и счет–фактура.

Материалы, поступившие на склад, тщательно проверяются материально ответственным лицом на их фактическое наличие, устанавливаются соответствие их качества и ассортимента с данными сопроводительных документов. Если не выявлено расхождений, то выписывается накладная внутрихозяйственного использования.

В случаях расхождений в количестве с данными сопроводительных документов поставщика, а также для материалов, поступивших без платежных документов, составляют встречную накладную или акт приемки.

При получении грузов с железнодорожной станции экспедитор обязан проверить соответствие количества мест и знаков маркировки на них с данными сопроводительных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен провести выборочную проверку массы и состояния прибывших материалов.

Если при приеме груза будут установлены расхождения с данными, указанными в транспортных документах, или возникли вопросы относительно целостности груза (сорванная или поврежденная пломба), составляется коммерческий акт. Данный документ является основанием для предъявления претензий к железной дороге о возмещении убытков.

Ежедневно кладовщик разносит данные о движении запасов в карточки складского учета материалов.

Карточка складского учета материалов является единственным документом, который постоянно хранится в отделе снабжения и отражает наличие запасов в аналитическом учете. Карточка открывается на каждый новый вид или сорт запасов, в ней отражается: его наименование, единица измерения, цена, номер накладной, а также отражается каждое поступление и выбытие с обязательным выведением остатков.

Первичные (сопроводительные) документы кладовщик передает по реестру в бухгалтерию по мере их накопления.

Выбытие запасов со склада осуществляется на основе документа «требование», который составляется в двух экземплярах. Требование – это расходный документ, выписываемый начальником цеха на необходимое количество материалов в производство со склада с разрешением технического директора. Данные требования отражаются в карточках складского учета материалов, после чего передаются вместе с актом на списания материалов израсходованных на нужды производства и реестром выдачи материалов в бухгалтерию.

Кладовщиком материального склада в конце дня заполняется ведомость передачи материалов в производство, где обобщаются количественные данные материальных ценностей, отпущенные в производство.

Акт на списание материалов, израсходованных на нужды производства, составляется начальником каждого цеха в конце каждого месяца, с указанием остатков на начало месяца отдельно по наименованиям материалов, приходов, расходов, остатков на конец, единицы измерения, а также причин списания.

Реестр выдачи материалов составляет кладовщик отдельно по каждому цеху в конце каждого месяца с указанием даты выдачи, наименованием материалов и количества.

В бухгалтерии на основе выше перечисленных документов составляется сальдовая ведомость на начало каждого месяца для сопоставления данных стоимостного и количественного учета.

Для учета движения запасов применяется Журнал 5 или 5А и Ведомость 5.1.