ИНСТРУКЦИЯ по применению номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-Ваний дел, заводимых в банке и его структурных подразделениях, с "указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях распределения докумен-тов и формирования их в дела, обеспечения поиска и учета доку-ментов.

Номенклатура дел структурного подразделения банка составля-ется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением ведущих специалистов структурного подразделения.

Номенклатура дел банка составляется службой делопроизвод-ства на основе номенклатур дел структурных подразделений по ус-тановленной форме.

¹ Названия разделов (управлений, отделов) являются примерными и могут не Совпа-дать с наэваниями подразделений в банках.

Номенклатура дел банка, согласованная с экспертной комис-сией банка, утверждается руководителем банка.

В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражаю-щие все документируемые участки работы банка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин-декс. Индекс дела состоит из индекса управления, индекса отдела (если управление состоит из отделов) и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Например: 03-02-04 ________——

03 — Управление активно-пассивных операций;

02 — Отдел коммерческих кредитов и депозитов;

04 — Номер дела в пределах структурного подразделения.

Номенклатура дел банка на предстоящий календарный год со-ставляется в последнем квартале предшествующего года, печатает-ся в двух экземплярах и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел пересоставляется, согласовывается заново в случае существенного изменения функций и структуры банка. Еже-годно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе дело-производства, второй — используется в качестве рабочего.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся све-дения о заведении дел (графа «Примечание»), о включении новых дел (резервные номера).

Заголовки дел

Заголовки дел по вопросам, которые не разрешены в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номен-клатуры дел определяется степенью важности документов, состав-ляющих дела, и их взаимосвязью......

В номенклатуру дел не включаются заголовки печатных цзда-|ий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форм^ ртражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.).

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе фор-мирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

название дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование автора документов или наименование организа-ции-корреспондента;

краткое содержание документов дела; •• v 'Г,^: '.'.-....'> '••'•'' название местности (территории), с которой связано содержа-ние документов дела; '. • •

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером доку-ментов дела.

В заголовках дел в качестве названия употребляется термин «до-кументы», а после него в скобках указываются разновидности до-кументов.

В заголовкахдел, предназначенныхдля группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (ам) она ведется. При условии переписки с од-нородными организациями, последние в заголовке не перечисля-ются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.