Вопрос 2. Учет кассовых операций. Учет денежных средств в пути

Организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях организации участвуют в процессе налично-денежного обращения, при оплате труда сотрудников, закупке ТМЦ, выдаче авансов на командировочные расходы и др. Для хранения, приема и расходования наличных денег предприятие имеет кассу, все операции по которой ведутся кассиром, который является материально-ответственным лицом и не может передоверять, кому бы то ни было, выполнение своих обязанностей. Для этого предприятие заключает с ним договор. На крупных предприятиях право использования обязанностей кассира не распространяется на главного бухгалтера или любого другого работника бухгалтерии. Для малых предприятий делается исключение, а именно: бухгалтер и кассир могут совмещать свои обязанности.

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами утверждены Постановлением правления Национального банка РБ от 26. 03. 2003 г. № 57, с изм. и доп. по состоянию на 27. 11. 2006 г.

Предприятие может иметь в своей кассе наличные в пределах лимита. Лимиты устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководством предприятия на основе расчета-заявки по установленной форме. Если в кассе денег больше предела, то они в обязательном порядке подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Имеются дни, когда допускается превышение лимитов в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть в дни выдачи заработной платы, авансов (2 раза в месяц).

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг организация обязана проводить с применением кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, которые подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации.

Сдача денег в банк оформляется специальным документом, который называется «объявлением на взнос наличными». В этом документе указывается: кем сдаются деньги и что это за деньги (выручка от реализации, уставный капитал, оплата за обучение и др.) На принятые деньги банк выдает квитанцию, заверенную подписью бухгалтера банка и круглой печатью. На основании этой квитанции кассир списывает деньги по кассе. Свидетельством того, что деньги поступили на ваш счет, является ордер, выданный банком.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, которые являются бланками строгой отчетности. При приеме денег в кассу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если деньги выдаются из кассы – то по расходно-кассовому ордеру. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером и до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Все приходно-расходные кассовые ордера имеют номер, который является сквозным в течение отчетного года. Никакие исправления, помарки не допускаются в кассовых документах.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в Кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи производятся кассиром сразу же после получения (выдачи) денег по каждому ордеру или другому документу. Записи ведутся в двух экземплярах (под копирку). Первый (неотрывной) остается в Кассовой книге, а второй отрывается. Ежедневно, в конце рабочего дня (на малых предприятиях – 1 раз в несколько дней – при небольших оборотах), кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующие числа и передает в бухгалтерию второй экземпляр в качестве отчета вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Подчистка и незаверенные исправления в Кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Кассовая книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее трех лет при условии завершения ревизии после проведения налоговой проверки.

Каждое предприятие обязано производить инвентаризацию в кассе не реже одного раза в квартал перед составлением квартальной отчетности. Хранить в кассе деньги, не принадлежащие предприятию, запрещается.

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством.

Для обобщения информации о наличии и движении наличных денег предназначен синтетический учет по кассе ведется на активном счете № 50 «Касса». При журнально-ордерной форме все кассовые операции по кредиту 50 счета отражаются в журнале-ордере № 1. Основанием для заполнения журналов-ордеров и ведомости служат отчеты кассира. Каждому отчету кассира в журнале-ордере и ведомости отводится одна строка, независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. В кассе также могут храниться ценные бумаги и бланки строгой отчетности, например путевки, трудовые книжки и пр. Ценные бумаги, хранимые в кассе, учитываются на счете № 58. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006.

К счету № 50 могут быть отукрыты субсчета:

- 50/1 «Касса организации»;

- 50/2 «Оперативная касса»;

- 50/3 «Денежные документы»;

- 50/4 «Валютная касса»

- 50/5 «Касса филиала» и др.

В Д 50 записываются поступления, а по К 50 отражают выдачу денежных средств и денежных документов в кассу организации.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывается движение наличных денежных средств в кассе организации в национальной валюте.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» отражается движение наличных денежных средств в кассах товарных контор, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах, кассах отделений связи и т. д. В частности, этот субсчет открывают предприятиями транспорта и связи.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе организации (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в санаторий и т. д.). Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных средств ведется по видам.

При наличии в кассе предприятия средств в иностранной валюте для их обособленного учета каждой наличной иностранной валюты в отдельности применяется субсчет 50/4 «Валютная касса». При осуществлении операций с наличной иностранной валютой учреждения банков устанавливают организации лимит остатка валютных средств, хранящихся в кассе, как в рублевом эквиваленте, так и в номинале. Учет всех видов валют осуществляется по официальному курсу НБ в рублях. Учет движения средств по субсчету 50/4 оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, утвержденной формы. Банк выдает предприятию наличные средства в валюте только на командировочные расходы, т. к. платежи по внешнеэкономическим сделкам и за реализуемую импортную продукцию на территории РБ осуществляются только в рублях РБ. Для учета движения иностранной валюты по кассе заводят отдельную Кассовую книгу, причем учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

В состав оборудования кассы должны входить каталоги (справочники) и технические средства определения подлинности купюр. Поврежденные, ветхие, фальшивые, а также, вызывающие сомнение в платежеспособности от клиентов не принимаются и не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и передают в банк. Клиенту выдают квитанцию о том, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение.