Документирование кассовых операций

Учет кассовых операций

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и рас­ходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необхо­димую документацию по установленной форме.

Основными нормативными документами, регламентирующими веде­ние кассовых операций, являются:

— Положение о правилах организации наличного денежного обра­щения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П;

— Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40.

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

— приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить сво­бодные денежные средства в учреждениях банков;

— иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных рас­четов. Наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного бан­ком лимита;

— производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными день­гами — в пределах установленной ЦБ РФ суммы (предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 руб. по одному платежу — указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У);

— производить прием наличных денег от населения с применением контрольно-кассовых машин и соблюдением требований Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расче­тов с использованием платежных карт».

Организация работы кассы

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который не­сет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира руко­водитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кас­сиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с ним договора о материальной ответст­венности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных дейст­вий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работ­ником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого ра­ботника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему ра­боты другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранно­сти денежных средств должно быть специально оборудовано (изолиро­ванное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имею­щим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время со­вершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан ос­мотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убе­диться в исправности охранной сигнализации.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности де­нег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель (директор) предприятия.

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на коман­дировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определя­ется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учрежде­ниям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня, превышающая лимит ос­татка, подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет орга­низации. Предприятия, не имеющие лимита остатка, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия. Лимит определяется исходя из объе­мов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей ре­жима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день по­лучения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предпри­ятия обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.

Документирование кассовых операций

Основанием для отражения в учетных регистрах движения налич­ных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций (приходный касовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов), утвержденные по­становлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88.

Оформление кассовых документов в бухгалтерии. Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

— проверяют правильность оформления документов, их соответст­вие действующему законодательству и характеру совершаемых опера­ций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйствен­ных операций;

— оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заме­няющие их документы;

— получают необходимые подписи уполномоченных лиц, преду­смотренные бланками кассовых документов;

— регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации при­ходных и расходных кассовых документов;

— передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдатель­ными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно чернила­ми, шариковой ручкой или выписываются на вычис­лительной технике. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и под­писываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организа­ции и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравнен­ных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Оформление кассовых документов кассиром. Кассир при получе­нии приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их доку­ментов:

— проверяет наличие и подлинность на документах подписи главно­го бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его доку­менте — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

— проверяет правильность оформления документов;

— проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвраща­ет документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу. В случае соблюдения всех перечис­ленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособ­ность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и моне­ты Банка России, утвержденными Положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П.

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровы­вает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штам­пом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немед­ленно после получения или выдачи по ним денег подписываются касси­ром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надпи­сью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми орде­рами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы. В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым орде­рам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизита­ми расходного кассового ордера.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам. Выдача денег ли­цам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченны­ми. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соот­ветствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяюще­му его документу отдельному лицу кассир:

— требует предъявления документа (паспорта или другого докумен­та), удостоверяющего личность получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостовере­нию, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расход­ном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бух­галтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому довере­но получение денег. Доверенность остается в документах дня как прило­жение к расходному кассовому ордеру;

— записывает наименование и номер документа, кем и когда он вы­дан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полу­ченной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами;

— выдает деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кас­совые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью: «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Выдача денег по другим документам. Оплата труда, выплата посо­бий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления рас­ходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подпися­ми руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача де­понированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служеб­ными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производят­ся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и по-грузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости со­ставляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руково­дителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ, подпи­сью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ведомости перед распиской в получении де­нег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше трех рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и при­равненных к ним местностях, — до пяти дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

— в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно прове­рить выданную заработную плату и против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «Расписка в получении» по­ставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

— закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость двумя сум­мами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически вы­плаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнитель­но делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

— составить реестр депонированных сумм;