Проверка операций по движению основных средств. Проверка правильности документального отражения данных операций

Проверку операций по оприходованию основных средств следует начинать с изучения учетной политики предприятия на финансовый год, за который производится аудиторская проверка, так как в учетной политике должно определяться, что принимать за основу (какую стоимость) при отнесении объектов к основным средствам.

Далее следует проверить, имеется ли в организации постоянно действующая комиссия по приему и списанию основных средств или (как это нередко бывает) ее функции неофициально переданы Главному бухгалтеру. Если такой комиссии не создано, то в ходе проверки необходимо добиться у руководства ее создания, так как все оформленные документы по приему и особенно по списанию основных средств не имеют юридической силы и все записи в учете по этой причине должны быть скорректированы.

Очень важно удостовериться в правильности определения первоначальной стоимости объектов основных средств. В практике проведения аудиторских проверок встречается масса случаев, когда первоначальная стоимость объектов значительно занижается за счет неприсоединения к указанной в договоре (счете) поставщика стоимости дополнительных расходов, понесенных организацией, связанных с доставкой (стоимость перевозки), погрузкой, разгрузкой и монтажом оборудования. Как правило, все эти дополнительные расходы относятся на себестоимость готовой продукции (работ, услуг), чем искажают финансовые показатели деятельности организации и занижают начисленные и уплаченные суммы налогов.

При аудите правильности определения первоначальной стоимости основных средств, приобретенных за плату, необходимо руководствоваться II разделом Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средство (ПБУ-6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н, и пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. № 33-н.

Имеют место случаи, когда оплаченные за поставку основных средств суммы длительное время значатся в дебиторской задолженности, в то время как они такое же время успешно работают на производство продукции. Отсутствие должного учета основных средств приводит к его хищениям, такие случаи выявляются при проведении встречных проверок с поставщиками основных средств, за которыми длительное время числится дебиторская задолженность за оплаченные основные средства.

Участились случаи, когда предприятия-поставщики за изделия, входящие по техдокументации в комплект основных средств, вынуждают заказчиков (покупателей) платить дополнительные суммы, которые бухгалтера предприятий присоединяют к стоимости основных средств, в результате чего первоначальная стоимость основных средств автоматически увеличивается на стоимость комплектующих деталей, узлов и агрегатов. Последствия такой оценки основных средств для предприятий могут иметь негативные последствия.

Очень важно проверить фактическое наличие основных средств, сравнив его с учетными данными. Это необходимо делать в связи с тем, что инвентаризацию основных средств разрешается проводить один раз в три года.

Надо также сверить инвентарные номера основных средств с учетными данными. Нередко бывает так, что инвентарные номера вообще не присваиваются, или присваиваются номера ранее списанных основных средств.

Важным элементом является проверка учета основных средств, полученных безвозмездно, принятых или сданных в аренду, а также оприходованных в качестве взноса в уставной фонд (капитал).

Аудитор должен также проверить правильность разделения основных средств по характеру участия их в производстве (находящиеся в производстве, на реконструкции, в запасе или на консервации).

Проверка правильности документального оформления оприходования основных средств и их списания

Проверки, проведенные на предприятиях, показывают, что этот участок в большинстве случаев находится в неудовлетворительном состоянии. В необходимых (установленных) документах, связанных с оприходованием основных средств, заполняются не все реквизиты, предусмотренные в форме документа, а это в конечном итоге приводит к тому, что неправильно определяется норма аммортизации, а при производстве капитального ремонта основных средств - незаконно включаются в себестоимость затраты, которые по положению должны быть отнесены на капитальные вложения.

Часто оборудование числится в учете обезличенно, без закрепления за ответственными за его сохранность работниками, что порой приводит, к недостачам и хищениям.

Нередко передача основных средств с одного места нахождения в другое документально не оформляется, что приводит к запутанности в учете.

Особое внимание при проверке аудитор должен уделить документальному оформлению законности списания основных средств с учета, так как этот момент очень влияет на конечные результаты отнесения убытков от списания на прибыль и на исчисление налога на прибыль.

Занимаясь вопросами списания основных средств, аудитор должен проверить оприходование материальных ценностей, полученных от разборки основных средств. Если такового не производилось, то нельзя признать правильными конечные результаты от ликвидации основных средств

Проверка правильности оценки и переоценки основных средств, начисления амортизации, проведения капитального, среднего и текущего ремонта основных средств

Проверяя вопросы, связанные с начислением амортизации, отнесением затрат на капитальный и текущий ремонт основных средств, аудитор должен в первую очередь руководствоваться учетной политикой на предприятии и действующими нормативными документами, относящимися к данным вопросам проверки.

Если предприятие применяет метод ускоренной амортизации (о чем необходимо указывать в учетной политике), аудитор уточняет и проверяет правильность применения ускоренной амортизации, что послужило основанием для ее введения, дату начала проведения ускоренной амортизации, установленный коэффициент повышения норм амортизационных отчислений и перечень оборудования, в отношении которого используется ускоренная амортизация.

Аудитор обязан удостовериться, доведено ли решение о применении указанного метода до налоговых органов.

Аудитор, кроме этого, должен проверить, правильно ли производится списание 50% первоначальной стоимости основных средств со сроком службы свыше 3-х лет, если предприятие относится к категории малых и пользуется предоставленным ему правом такого списания. Выполняются ли при этом все условия применения такого метода списания.

Проводя проверку начисления амортизации, аудитор должен обратить особое внимание на начисление амортизации по основным средствам, не относящимся к промышленно-производственным (например, объекты культуры), не включается ли она в себестоимость продукции (работ, услуг). Делается это с целью снижения затрат по содержанию непромышленных объектов и такие случаи при проверках выявляются.

В связи с тем, что в настоящее время многие предприятия простаивают или работают в одну смену и менее, ОС находятся в резерве или законсервированы, важным элементом проверки является правомерность приостановки начисления амортизации или применение понижающих коэффициентов к действующим нормам.

Важно также проверить, не продолжается ли начисление амортизации по основным средствам, которые уже имеют полный износ.

Имеют место случаи, когда бухгалтеры допускают ошибки в определении норм амортизации, особенно по тем объектам основных средств, в техдокументации которых не указаны шифры. В этих случаях аудитор должен добиться от руководства организации создания авторитетной комиссии по отнесению того или иного объекта основных средств к соответствующей группе по начислению износа.

Проводя проверку начислений амортизации по основным средствам, аудитор должен проверить и соответствующие расчеты и их тождественность с данными аналитического и синтетического учета амортизации.

Проверяя вопросы, связанные с отнесением затрат на производство текущего и капитального ремонта, аудитор в первую очередь обязан руководствоваться учетной политикой предприятия и действующими нормативными документами по данным вопросам. В процессе проверки аудитор должен определить источники отнесения этих затрат. Далее, проверить документацию, на основании которой производится этот ремонт - дефектные ведомости, план проведения ремонтных работ, сметные расчеты.

Очень важно при этом провести тщательную проверку всех этапов ремонтных работ и, главное, установить, нет ли таких работ, которые должны быть отнесены не к капитальному ремонту, а к капитальным вложениям. Очень часто допускаются такие нарушения при производстве ремонта в арендованных зданиях, причем нередко в договорах на аренду не оговаривается сторона, которая должна производить ремонт.

Нередко предприятия реконструкцию основных средств проводят под видом капитального или текущего ремонта, тем самым списывая незаконно затраты на себестоимость продукции, а не за счет источников по финансированию капитальных вложений.

В ходе проверок нередко выявляется приписка в объемах выполненных работ, причем производимых как силами самой организации, так и (особенно часто) сторонними организациями.

В таких случаях, если аудитор не может сам определить приписки и характер отнесения работ (к ремонту или капитальным вложениям), он должен пригласить специалиста.

Приписки всегда приводят к незаконному увеличению затрат на производство работ, а следовательно, и к увеличению себестоимости продукции.

Важный элемент проверки - установление фактов отнесения затрат на ремонтные работы в себестоимость продукции по объектам основных средств, не относящимся к производственным фондам.

При проведении проверки отнесения затрат на ремонтные работы аудитору следует обратить внимание на следующий факт. Нередко предприятия, в соответствии с принятой учетной политикой, создают резервный ремонтный фонд за счет себестоимости выпускаемой продукции, средства которого учитывают на счете 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

В использовании этого фонда допускаются следующие нарушения:

имея средства на оплату ремонтных работ на счете в указанном фонде, предприятия, тем не менее, относят затраты на себестоимость продукции, тем самым дважды на сумму ремонта увеличивая себестоимость продукции;

за счет ремонтного фонда списывают затраты на ремонтные работы основных средств, не относящихся к производственным фондам;

в нарушение действующего законодательства на остатки неиспользованных средств ремонтного фонда на конец отчетного года не уменьшают себестоимость продукции (работ, услуг). Законодательством сейчас допускается оставлять в остатке фонда неиспользованные переходящие средства, если они предназначены для использования на покрытие затрат по ремонту основных средств с длительным циклом ремонта.

Из изложенного можно сделать вывод, что вопросы аудиторской проверки движения основных средств, начисления амортизации, использования остатка износа на финансирование капитальных вложений, вопросы формирования и использования ремонтного фонда, а также отнесения на себестоимость продукции затрат по ремонту основных средств приобретают сейчас первостепенное значение. Очень высока цена ошибки, допущенная бухгалтером в этих вопросах. Но еще выше будет эта цена, если ошибку счетного работника при проверке не обнаружит высококлассный специалист, каким должен являться проверяющий - аудитор.