Требования к профессиональным умениям аудиторов

Для успешного проведения проверок аудитор должен уметь[61]:

· тщательно готовиться перед началом проверки и перед каждым последующим ее этапом;

· проводить как начальную, так и итоговую встречу (это особенно важно для главного аудитора);

· собирать информацию без проявления агрессивности или запугивания (хороший аудитор заставляет проверяемых вести себя непринужденно);

· осуществлять сбор объективных данных с минимальной суетой, используя визуальные наблюдения, анализ выбранной документации и интервью (опрос);

· проводить опрос самых различных по уровню и рангу сотрудников организации;

· подтверждать свои выводы конкретными свидетельствами и документами (не быть голословными);

· указывать на области для беспокойства путем устных сообщений о них проверяемым при первой возможности, идентифицируя соответствующие обстоятельства, включая вовлеченных лиц, но не делая утверждения о виновности людей, а указывая на отказ процесса системы менеджмента;

· определять статус несоответствия и его серьезность с обоснованием своих утверждений перед руководством проверяемой организации;

· осуществлять подготовку письменных отчетов о несоответствии, обладающих ясностью, объективностью и непредвзятостью, таких, которые могут быть прочитаны и поняты даже человеком, не участвовавшим в проверке, через несколько месяцев и даже лет после его написания (при написании отчета не требуется красота стиля, важно, чтобы написанное было понятно другим специалистам);

· добиваться согласия и конструктивного отношения к обнаруженным несоответствиям, а также планирования реалистичных корректирующих действий и разработки графиков их осуществления (когда заполняется бланк регистрации несоответствий, представитель проверяемого подразделения расписывается в том, что он ознакомлен и согласен с выявленным несоответствием; после этого на следующей части бланка представитель подразделения должен сформулировать (составить план) и указать срок выполнения корректирующих мероприятий, а аудитор своей подписью подтверждает, что план достаточно хорош, чтобы обнаруженные несоответствия были устранены; аудитор не должен заниматься разработкой корректирующих мероприятий и графиков их проведения);

· записывать все ключевые факты, имеющие отношение к проверке, в окончательном отчете (акте), который (вместе с бланками регистрации несоответствий) войдет в постоянный протокол качества;

· пользоваться авторитетом аудитора, данным ему по должности, при решении спорных вопросов, когда не удается достичь единого мнения с проверяемыми (при практической работе явных конфликтных ситуаций бывает не так уж много).

Оценка аудитора

Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна[62] планироваться, реализовываться и регистрироваться в соответствии с процедурами по программе аудита для обеспечения получения объективных, последовательных, полных и надежных результатов[63]. Процесс оценки должен выявить необходимость в повышении профессиональных знаний и умений.

Оценка аудиторов происходит на следующих этапах[64]:

· начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами;

· оценивание аудиторов как части процесса формирования аудиторской группы;

· постоянное оценивание характеристик аудитора с целью идентификации потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков.

На рис. 4.3 показана взаимосвязь между этими стадиями оценки.

Рис.4.3. Взаимодействие этапов оценки

Процесс оценки включает четыре основных этапа.

Первый этап – идентификация личных качеств, знаний и навыков для соответствия потребностям программы аудита.

При определении требуемых знаний и навыков должно быть учтено следующее:

· размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации;

· цели и объем программы аудита;

· требования по сертификации, регистрации и аккредитации;

· роль процесса аудита для руководства проверяемой организации;

· уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита;

· сложность проверяемой системы менеджмента.

Второй этап – определение критериев оценки.

Критерии могут быть количественными (такими, как время обучения и работы, количество проведенных аудитов, количество часов подготовки) или качественными (такими, как демонстрация личных качеств, знаний или проявление навыков в процессе подготовки или на рабочем месте).

Третий этап – выбор соответствующего метода оценки.

Оценка должна проводиться лицом или комиссией с использованием одного или нескольких методов, изложенных в табл. 4.2.

При использовании табл. 4.2 должно быть учтено следующее:

· предлагаемые методы представляют собой набор вариантов и не могут применяться во всех ситуациях;

· различные предлагаемые методы могут отличаться по надежности;

· как правило, для получения объективного, последовательного, полного и надежного результата следует использовать комбинацию методов.

Таблица 4.2

Методы оценки аудиторов

Метод оценки	Цель	Примеры
Анализ записей (документов)	Проверка квалификации аудитора	Анализ записей (документов) об образовании, обучении, производственном опыте и опыте по аудиту
Положительная и отрицательная обратная связь	Обратная связь обеспечивает данными о том, как воспринимается деятельность аудитора	Инспектирование деятельности, вопросники, резюме, рекомендации, жалобы, анализ деятельности, отзывы коллег
Собеседование	Оценка личных качеств и навыков по умению взаимодействовать, уточнение информации и знаний по тестам и по- лучение дополнительной информации	Собеседование с глазу на глаз и по телефону
Наблюдение	Оценка личных качеств и способности применения знаний и навыков	Ролевые игры, наблюдения в процессе аудита, деятельность на рабочем месте
Тестирование	Оценка личных качеств и их применение	Устные и письменные экзамены, психометрические тесты
Анализ деятельности после аудита	Получение информации там, где пря- мое наблюдение невозможно или не- приемлемо	Анализ отчета по аудиту и обсуждение с заказчиком аудита, проверяемой организацией, коллегами и с аудитором

Четвертый этап – проведение оценки.

На этом этапе собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на втором этапе. Если персонал не соответствует критериям, то требуется дополнительные подготовка, опыт работы и/или проведение аудитов, после чего должна быть проведена повторная оценка.

Пример применения и документирования этапов процесса оценки для гипотетической программы внутреннего аудита представлен в приложении 5[65].