Тема 2. Історія виникнення, становлення і розвитку діловодства в Україні

Практичне заняття №1

Тема 1. Діловодство як галузь знань і діяльності: поняття, завдання, складові частини, види.

Питання для усного опитування та дискусії

1. Поняття інформації за Законом України “Про інформацію”.

2. Вимоги до інформації, що забезпечують її суспільну роль.

3. Поняття “документування інформації” та “матеріальний носій інформації”, класифікація документів за матеріальними носіями інформації.

4. Визначення поняття “документ” за чинними нормативними актами України.

5. Вимоги до документа, що забезпечують його юридичну повноцінність.

6. Терміни “діловодство (справочинство)”, “документаційне забезпечення управління” і “керування документацією” як назви сфери документування та організації роботи з документами, визначення їх понять та співвідношення змісту.

7. Класифікація діловодства, визначення понять кожного з його видів та порівняльна характеристика.

8. Нормативно-правова база діловодства в Україні.

8.1. Основні законодавчі акти, що є правовою основою діловодства в Україні.

8.2. Основні підзаконні нормативно-правові акти, що визначають механізм організації діловодства в Україні.

Методичні вказівки

Ключовими термінами, на розумінні яких базується засвоєння навчального матеріалу теми, є: Інформація; Матеріальний носій інформації; Документування інформації; Документ; Діловодство; Справочинство; Документаційне забезпечення управління; Керування документацією; Загальне діловодство; Спеціальне діловодство; Організація роботи з документами; Законодавча база діловодства; Підзаконна нормативно-правова база діловодства.

З метою глибокого засвоєння навчального матеріалу при самостійному вивченні теми студенту варто особливу увагу зосередити на таких аспектах:

Вивчення загального діловодства, як і будь-якої іншої навчальної дисципліни, базується на властивій їй сукупності певних термінів, розуміння змісту яких є основою для оволодіння знаннями з питань документування та організації роботи з документами. Варто усвідомити, що вихідним поняттям дисципліни є поняття “інформація”. Така роль цього поняття базується на тому, що документ – це у будь-якому випадку є матеріалізована, тобто зафіксована певним способом на певному матеріальному носієві, інформація. Без наявності інформації, її наступного документування здійснення буд-якого виду діяльності проблематичне.

Тому вивчення теми варто розпочати з опрацювання Закону України “Про інформацію”. У ході роботи із цим актом потрібно зрозуміти зміст і запам’ятати визначення понять “інформація” та “документ”. Вивчити визначення поняття “документ”, закріплене національним стандартом України ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Вміти співставити зміст законодавчого і застандартованого визначень поняття “документ” і виробити свою точку зору щодо нього.

З розуміння змісту документування інформації розрізняти класифікацію документів за матеріальними носіями інформації.

Усвідомлюючи суспільну роль інформації та документа, необхідно вивчити і вміти тлумачити вимоги до інформації та документа, за умови відповідності яким інформація та документ виконуватимуть відведені їм ролі сповна, з урахуванням яких основних вимог документ може вважатися юридично повноцінним.

Засвоєння зазначеного матеріалу є основою для розуміння понять термінів, якими прийнято називати сферу діяльності, пов’язану з документуванням та організацією роботи з документами. З цією метою, використовуючи національний стандарт України ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”, навчально-методичну та наукову літеру, а також лекційний матеріал, необхідно зрозуміти суть і запам’ятати визначення понять “діловодство”, “справочинство”, документаційне забезпечення управління” та “керування документацією”. Результатом співставлення змісту і меж понять цих термінів має бути вироблення їх цілісного сприйняття як назви сфери документування та організації роботи з документами, як забезпечуючої функції державного управління, а також як послідовних, якісно вищих, у порівнянні з попередніми, історичних етапів розвитку зазначених сфери та функції.

Базуючись на розумінні суті поняття сфери документування та організації роботи з документами як забезпечуючої функції державного управління, а також виходячи з класифікації функцій державного управління на загальні та спеціальні, необхідно вміти логічно, через характеристику цих двох груп функцій та особливостей сукупності двох груп документації, за допомогою яких реалізується кожна із зазначених груп функцій, вивести класифікацію діловодства (справочинства) на два види – загальне діловодство (організаційно-розпорядче документозабезпечення) та спеціальне діловодство (спеціальне документозабезпечення) і запам’ятати визначення понять цих термінів.

Як і будь-яка інша сфера діяльності чи функція державного управління, документування та організації роботи з документами базується на певній правовій основі. Тому необхідно засвоїти перелік основних законів та підзаконних нормативно-правових актів, що становлять нормативну базу цієї сфери, вміти навести приклади регулювання конкретних відносин у даній сфері нормами конкретних актів.

Практичне заняття №2

Тема 2. Історія виникнення, становлення і розвитку діловодства в Україні.

Питання для усного опитування та дискусії

1. Передумови виникнення діловодства.

2. Порівняльна характеристика особливих рис діловодства:

- у Давньоруський період історії України;

- у Литовсько-Польську добу історії України;

- козацько-гетьманського періоду історії України;

- на територіях України у складі інших держав;

- доби відродження державності України;

- у період радянського соціалізму;

- у незалежній Україні.

Методичні вказівки

Ключовими термінами, на розумінні яких базується засвоєння навчального матеріалу теми, є: Система державного управління; Історичний період діловодства; Система діловодства; Характеристика історичного періоду діловодства.

З метою глибокого засвоєння навчального матеріалу при самостійному вивченні теми студенту варто особливу увагу зосередити на таких аспектах:

При вивченні цієї теми варто враховувати, що дослідження історії документуваня та організації роботи з документами при всій очевидності своєї значущості для державного управління за роки незалежності України ще не набуло належної системності і впорядкованості. Значною мірою це пов’язано з особливістю діловодства, яка полягає у його залежності від систем державного управління, що діяли у той чи інший відрізок історичного розвитку, так як органи, спеціально призначені для продукування документів, з’являються тоді, коли суспільство не може нормально функціонувати без фіксації свого повсякденного життя, і така поява відбувається у період утворення держави.

Також слід зважати на те, що іншим, ускладнюючим вивчення історії діловодства, фактором є те, що Україна значні історичні періоди не мала своєї державності, а частинами входила до складу інших держав. Оскільки регіони України перебували у складі сусідніх держав і на їх територіях діяли неукраїнські владні структури, у науковому середовищі складалася думка про недоцільність дослідження діяльності чужих інституцій. Тому в умовах тривалого замовчування справжньої історії України історія державного управління в цілому і його документаційного забезпечення зокрема досліджувалися і трактувалися винятково у контексті історії Росії.

Тому у радянський період вивчення історії діловодства здійснювалося за такими п’ятьма історичними періодами: перший – Діловодство у Давньоруській державі (Х-ХІУ ст.), другий – Приказне діловодство (сер. ХУ- поч. ХУШ ст.), третій – Колежське діловодство (1717 – 1802 рр.), четвертий – Міністерське (виконавче) діловодство (1802 – 1917 рр.), п’ятий – Діловодство у радянський час (1917 – 1991 рр.), а сучасні автори додають ще один, шостий, період – Період сучасного діловодства (з 1991 р. по наш час).

В Україні наукових праць із комплексного фундаментального дослідження історії діловодства та його нормативно-правового забезпечення з найдавніших часів до сучасності немає. Поодинокі праці або торкаються окремих, порівняно коротких, відрізків часу, або ж базуються на матеріалах досліджень російських науковців, повністю або майже повністю дотримуючись як періодизації, так і змісту історії діловодства.

Але при вивченні цієї теми варто використати такі праці українських науковців як “Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХІХ – на початку ХХІ століття” О.М.Загорецької, “Документознавство: Історія. Теоретичні основи” С.Г.Кулешова, “Діловодство та документування управлінської діяльності” О.В.Лози, “Документаційне забезпечення управління“ і “Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування” Ю.І.Палехи та деяких інших.

Вивчення історії діловодства в Україні потрібно здійснювати відповідно до певних систем державного управління, що історично складалися як етапи зародження, становлення і розвитку державотворчого процесу в Україні, у тому числі і на тих українських територіях, які у різні історичні періоди знаходилися у складі інших держав, розглядаючи діловодство як забезпечуючу функцію, яка слугує засобом досягнення тією чи іншою системою управління її мети. При цьому варто було б використати навчальний посібник В.І. Орленка “Історія державного управління в Україні”.

Важливо враховувати, у якій мірі російська періодизація та зміст історії діловодства стосуються історії української державності, а отже й історії діловодства в Україні. Співставлення російської періодизації історії діловодства з історією України показує, що суто механічне, так би мовити, “накладення” першої на другу у межах теперішніх кордонів України просто несумісне. На деякі регіони України приказне, колежське та міністерське діловодство (середина ХУ – початок ХХ ст.) або поширювалося частково, або не поширювалося і поширюватися не могло через те, що вони у ці періоди не входили до складу Росії. Отже, російська періодизація не може домінувати в історії діловодства України.

Базуючись на періодизації історії України та історії державного управління в Україні, найбільш повні та системні уявлення про історію діловодства в Україні можна отримати у результаті її дослідження та вивчення за періодизацією, наведеною у плані заняття.

Комплексне, системне, наукове осмислення історичного досвіду документостворення та організації роботи з документами в Україні має здійснюватися у тісному взаємозв’язку з історією державності України, базуватися на достовірній, науково обгрунтованій історії документозабезпечення державотворчих процесів в Україні у всій їх багатогранності.