Описание работы со стандартными элементами управления

На каждой вкладке есть кнопки для открытия форм, просмотра и печати отчетов, также как и в формах есть кнопки, выполняющие одинаковые действия. Описание работы с такими стандартными элементами управления приведены ниже.

В формах, где видна одна запись (БЛОКИ, ПОСТУПЛЕНИЕ, СПИСАНИЕ) есть кнопки перехода по записям. Для того чтобы посмотреть следующую запись нужно внизу окна нажать кнопку , чтобы высветилась предыдущая запись - , для просмотра первой записи необходимо нажать , для просмотра последней - .

На формах, где видны сразу несколько записей (РЕКВИЗИТЫ, КОМИССИЯ, МАТЕРИАЛЫ, ОСТАТКИ, РАСХОД, ЗАЯВКА, КНИГА УЧЕТА), отсутствуют кнопки перехода, но есть полоса прокрутки. Если необходимой записи не видно, нужно встать курсором на полосу прокрутки, расположенную по правому краю окна, нажать правую кнопку мыши и подвинуть полосу вверх-вниз.

Чтобы добавить новую запись в тех формах, где это возможно необходимо нажать на кнопку , при этом на форме появятся пустые поля, в которые надо добавить данные. Чтобы изменить необходимую информацию надо найти нужную запись и внести в ее поля необходимые изменения.

Чтобы удалить запись в тех формах, где это возможно, необходимо сделать ее текущей, встав курсором на одно из полей, после чего нажать на кнопку , затем на экране появится окно на подтверждение операции удаления (Рис. 6.1.), в котором надо нажать кнопку «Да» и текущая запись удалится из базы.

 

Рис.6.1. Вид окна на подтверждение удаления записи.

 

На форме «ЗАЯВКА» и «КНИГА УЧЕТА» вкладки меню «Документы» есть кнопки для просмотра и печати выходных документов. Для просмотра любого документа надо нажать кнопку , а для печати - , при этом принтер должен быть готов к работе.

В некоторых формах имеются поля со списком (поле, в правом углу которого есть треугольник, повернутый вниз, например ). При нажатии на треугольник под полем появится список, из которого нужно выбрать необходимое значение.

После работы в любом окне, содержащем данные следует нажать кнопку , при этом текущее окно закроется и появится предыдущее окно.

 

6.2.2. Работа с подсистемой «РЕКВИЗИТЫ»

На вкладке «РЕКВИЗИТЫ» находятся кнопки: «РЕКВИЗИТЫ», «БЛОКИ», «КОМИССИЯ», «МАТЕРИАЛЫ», «НАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ».

Все справочники должны быть заполнены до начала работы с учетной информацией подсистемы «ОПЕРАЦИИ».

Опишем функции данной подсистемы. При нажатии на кнопку «РЕКВИЗИТЫ» появится окно (приложение 25), содержащее данные об учреждении. При необходимости эти данные можно изменить.

При нажатии на кнопку «БЛОКИ» появится окно (приложение 26), содержащее списки блоков и проживающих в них студентов. При необходимости эти данные можно изменить.

При нажатии на кнопку «КОМИССИЯ» появится окно (приложение 28), содержащее ФИО и должность членов, входящих в комиссию по списанию. При необходимости эти данные можно изменить и внести новые.

При нажатии на кнопку «МАТЕРИАЛЫ» появится окно (приложение 29), содержащее данные о материальных запасах. При необходимости эти данные можно изменить и внести новые.

При нажатии на кнопку «НАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ» появится окно (приложение 31), содержащее данные об остатках материалов на последнюю дату расхода. При необходимости эти данные можно изменить и внести новые.

 

6.2.3. Работа с подсистемой «ОПЕРАЦИИ»

Все функции данной подсистемы предназначены для ввода и обработки учетной информации по поступлению, расходу, списанию материалов и корректно работают только после того, как будут заполнены все справочники.

На вкладке «ОПЕРАЦИИ» находятся три кнопки: «ПОСТУПЛЕНИЕ», «РАСХОД» и «СПИСАНИЕ».

При нажатии на кнопку «ПОСТУПЛЕНИЕ» появится окно «ПРИХОД» (приложение 33), предназначенное для учета поступивших материалов, путем проставления номера документа и даты прихода, после чего необходимо выбрать из поля со списком наименование материала и внести записи по количеству затребованного и поступившего материала.

При нажатии на кнопку «РАСХОД» появится одноименное окно (приложение 34),предназначенное для вывода расходованных материалов, даты, в какой блок и количества.

При нажатии на кнопку «СПИСАНИЕ» появится одноименное окно (приложение 35), которое заполняется аналогично окну «ПРИХОД», но с внесением записей по количеству списанного и причины списания материала.

6.2.4. Работа с подсистемой «ДОКУМЕНТЫ»

На вкладке меню «ДОКУМЕНТЫ» находятся две кнопки: «ЗАЯВКА» и «КНИГА УЧЕТА».

При нажатии на кнопку «ЗАЯВКА» появится одноименное окно (приложение 38), предназначенное для заявки на выдачу материалов, путем выбора из списка наименования материала, внесения записи необходимого количества и выбора из списка номера блока, в который необходим данный материал. После успешно внесенных записей необходимо нажать кнопку просмотра или печати документа «ЗАЯВКА» (приложение 40).

При нажатии на кнопку «КНИГА УЧЕТА» появится одноименное окно (приложение 41), предназначенное для выбора наименования материала по которому необходимо получить отчет, после чего нажать кнопку просмотра или печати документа «КНИГА УЧЕТА» (приложение 43).

 

 

6.2.5. Работа с подсистемой «ВЫХОД»

Для закрытия формы меню необходимо нажать на кнопку .

Для завершения работы с приложением необходимо нажать на кнопку , при этом приложение Access закроется.

 

Сообщения пользователю

В процессе работы приложения на экране выводится ряд сообщений, требующих от пользователя выполнения определенных действий. Сообщения и реакция на них представлены в таблице 6.1.

 

Таблица 6.1. Сообщения пользователю

Текст сообщения	Где появляется	Причина появления	Реакция на сообщения
№ приказа число положительное!	В пункте меню «Справочники» подсистема «РЕКВИЗИТЫ» пункт «НПрик»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
№ члена число положительное!	В пункте меню «Справочники» подсистема «КОМИССИЯ_ПО_СПИСАНИЮ» пункт «НЧл»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
№ блока число положительное!	В пункте меню «Справочники» подсистема «БЛОКИ» пункт «НБл»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
№ комнаты число положительное!	В пункте меню «Справочники» подсистема «БЛОКИ» пункт «НК»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
№ группы положительное число!	В пункте меню «Справочники» подсистема «БЛОКИ» пункт «ГР»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
Цена может быть только положительной!	В пункте меню «Справочники» подсистема «МАТЕРИАЛЫ» пункт «Цен»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число

Таблица 6.1. Сообщения пользователю(окончание)

№ док. число положительное!	В пункте меню «Операции» подсистема «ПОСТУПЛЕНИЕ» пункт «НДок»,	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
№ акта число положительное!	В пункте меню «Операции», подсистема «СПИСАНИЕ» пункт «НАкта»	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число
Кол-во число положительное!	В пункте меню «Операции»: подсистема «СПИСАНИЕ» пункты «КолЗат», «КолПрих»; подсистема «РАСХОД» пункт «КОЛР»; подсистема «СПИСАНИЕ» пункт «КолСпис».	Введено отрицательное число	Нажать кнопку «ОК» и ввести положительное число

ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Реализация курсового проекта помимо разработки приложения обеспечивающего решение поставленной задачи, включают в себя проверку соответствия разработанных базы данных и приложения, требованиям пользователя и критериям корректной обработки данных.

Протестируем разработанное приложение по основным подсистемам, используя для этого данные контрольного примера из раздела 4.4.4.