Технология ввода и обработки учетной информации, обеспечивающее решение задачи

Технологическая схема ввода и накопления учетной информации по поступлению товаров представлена на рисунке 3.2.

Рис. 3.2. Технологическая схема ввода, обработки и накопления

учетной информации по блокам

 

Технологическая схема ввода, накопления и обработки учетной информации по списанию материалов представлена на рисунке 3.3.

Рис. 3.3. Технологическая схема ввода, обработки и накопления

учетной информации по списанию материалов

 

Технологическая схема ввода, обработки и накопления учетной информации по книге учета материалов представлена на рисунке 3.4.

Рис. 3.4. Технологическая схема ввода, обработки и накопления

учетной информации по книге учета материалов.

 

Технико-экономическое обоснование темы

Обоснование необходимости автоматизации предметной области

 

В данном отделе до недавнего времени весь сбор информации осуществлялся вручную. Недостатками данного способа являются:

- дублирование информации по студентам и блокам;

- отсутствие бланка документа «Заявка»;

-большие временные затраты на заполнение вручную каждого из документов «Требование-накладная», «Главная книга», «Акт о списании»;

-дублирование справочной информации по структурному подразделению, должности, так как справочные реквизиты повторяются много раз в первичных и выходных документах;

-Возможность появления ошибок в расчетах при вычислении остатков на конец месяца.

Автоматизация решения данной задачи позволит:

-сократить объем обрабатываемой информации и свести к минимуму временные затраты при формировании отчетных документов «Оборотная ведомость по материальным запасам учитываемым по Фактической (партийной) цене», так как в приложении оно будет формироваться автоматически;

- сократить возможность появления ошибок при заполнении, за счет выбора значений из списков, переключателей и т.п.;

-избежать дублирования справочных данных за счет их рациональной организации и хранения в реляционной базе данных.

Все вышеперечисленное позволит более эффективно вести учет малоценных материалов и проводить более полный анализ деятельности «АИС Колледж. Подсистема Комендант» по данной задаче. Поэтому автоматизацию данной задачи можно считать целесообразной и экономически обоснованной.

Обоснование выбора комплекса программных

И технических средств

В кабинете коменданта Михайловского экономического колледжа-интерната установлен компьютер со следующими характеристиками:

- тип процессора –INTEL Celeron;

- объем оперативной памяти – 128 Мб;

- объём дискового пространства 120 Гб, свободно 50 Гб;

- монитор: SAMSUNG диагональ 17“ (43,18 см) TFT 1152х864х32bit;

- видеокарта GeForce 5500 FX;

- принтер HP Descjet 3240;

и лицензионным программным обеспечением:

- операционная система Windows XP Professional, SP 2;

- СУБД Access 2003 из пакета Microsoft Office 2003.

На данном компьютере планируется эксплуатация разрабатываемого приложения. Характеристики компьютера позволят функционировать приложению в нормальном режиме.

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему. Поэтому СУБД Access, стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных. Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание данных. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле всесущественно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access[2.].

Поэтому данную задачу предпочтительнее автоматизировать средствами СУБД Access 2007.