Организационная и производственная структура. Нормативные документы

 

Важнейшим фактором, определяющим конечные результаты деятельности предприятия и его эффективность, является его структура. Структура предприятия – это состав и соотношение его внутренних звеньев (цехов, участков, отделов, служб) и формы их взаимосвязи в процессе деятельности предприятия. Различают общую, производственную и организационную структуру управления предприятием.

Организационная и производственная структура компании ОАО «САРМАС» приведена в Приложении А. Она представляет собой сложную систему, включающую девять отделов, функционирующих взаимосвязано и взаимозависимо.

I) Бухгалтерия – является отдельным структурным подразделением и подчиняется директору компании. Отвечает за организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности компании. Функции:

1. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности компании, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. 2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы. 3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности. 4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций. 5. Контроль за проведением хозяйственных операций. 6. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. 7. Организация бухгалтерского учета и отчетности в компании и в ее подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.8. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации 9. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.10. Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.11. Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.12. Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности компании, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.13. Своевременное и правильное оформление документов.14. Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости выполняемых работ (услуг).15. Обеспечение расчетов по заработной плате.16. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.17. Погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, кредитам.18. Отчисление средств на материальное стимулирование работников компании.19. Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности компании по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.20. Принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.21. Участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, передача в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.22. Принятие мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости компании.23. Взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.24. Обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.25. Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.26. Составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы. II) Отдел кадров – является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно директору компании. Выполняет функцию управления по подбору, подготовке, расстановке, использованию и повышению квалификации персонала. Функции:1. Оформляет прием, переводы, увольнения работников всех категорий в соответствии с трудовым законодательством.2. Готовит проекты приказов по приему, переводу, увольнению и другим кадровым вопросам, касающимся специалистов, служащих и рабочих.3. Ведет в соответствии с инструкцией записи в книгах учета принятых, переведенных, уволенных работников, трудовых книжках, учет и хранение трудовых книжек, их выдачу уволенным работникам.4. Ведет оформление личных дел, карточек специалистов.5. Знакомит вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, обеспечивает необходимые инструктажи через работников соответствующих служб (пожарная безопасность, техника безопасности).7. Ведет отчетность по кадровым вопросам.8. Ведет учет лиц, нарушивших общественный порядок и трудовую дисциплину. 9. Готовит пенсионные дела на работников.10. Готовит и сдает необходимые материалы в архив.11. Организует работу по подготовке и повышению квалификации рабочих, специалистов и служащих.12. Составляет на основании заявок подразделений планы подготовки и повышения квалификации кадров.13. Составляет бюджет на повышение квалификации.Готовит приказы и расписания занятий для всех видов повышения квалификации кадров.14. Ведет учет всех видов повышения квалификации кадров.15. Ведет учет работников предприятия, занимающихся на вечерних и заочных отделениях ВУЗов, техникумов. Составляет списки закончивших и поступивших в ВУЗы, техникумы.16. Организует проведение квалификационных комиссий по присвоению и повышению квалификационных разрядов, участвует в их работе, составляет протоколы квалификационных комиссий.17. Организует стажировки молодых специалистов, студентов ВУЗов, учащихся техникумов, профессиональных училищ. Составляет отчет по подведению итогов стажировки молодых специалистов.18. Ведет учет времени нахождения работников в отпусках (очередных, дополнительных, командировках, выполнения государственных и общественных обязанностей и пр. III) Хозяйственный отдел – является отдельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно директору компании. Отвечает за обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации. Функции:1. Хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния зданий и помещений организации, обеспечение работоспособности оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).2. Организация проведения ремонта помещений, контроль за качеством выполнения ремонтных работ.3. Обеспечение структурных подразделений организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации и автоматизации труда, наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.4. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.5. Организация приема, регистрации и обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.6. Производство работ по благоустройству, озеленению и уборке территории.

IV) Отдел охраны труда. Управление охраной труда в организации осуществляет директор. Для организации работы и осуществления контроля по охране труда руководитель организации в установленном законодательством порядке создает службу охраны труда (управление, отдел, другое структурное подразделение) или вводит в штат должность специалиста по охране труда (инженера по охране труда). Инженер по охране труда подчиняется непосредственно директору компании. Задачи:

1. Координация деятельности подразделений по обеспечению здоровых и безопасных условий труда.2. Совершенствование системы управления охраной труда.3. Внедрение передового опыта и научных разработок по безопасности и гигиене труда, пропаганда охраны труда.4. Информирование и консультирование руководителей организации и работающих по вопросам охраны труда.5. Осуществление контроля по охране труда, в том числе за:- обеспечением требований безопасности и гигиены труда;- соблюдением законодательства о труде и об охране труда;- выполнением (соблюдением) локальных нормативных правовых актов по вопросам охраны труда. V) Отдел охраны – является самостоятельным структурным подразделение и подчиняется непосредственно директору компании. Отвечает за предотвращение, выявление и пресечение посягательств в отношении охраняемого объекта и имущества компании и ее клиентов, обеспечение пропускного и внутриобъектного режимов, технической укрепленности и оснащенности охраняемого объекта, охраны материальных ценностей компании. Функции:1. Регистрация, контроль и пропуск транспортных средств и посетителей на территорию объекта (компании).2. Охрана объекта (компании) от проникновения на его территорию посторонних лиц.3. Контроль за перемещением материальных ценностей на объекте (складах и территории компании).4. Принятие мер к ликвидации очагов возгорания.5. Контроль за состоянием инженерно-технических средств охраны и пожарной сигнализации.6. Разработка и реализация мероприятий по функционированию и совершенствованию системы охраны объекта (компании).7. Проверка знаний работниками организации инструкций по пропускному и внутриобъектному режимам.8. Подготовка отчетности по соблюдению работниками организации требований пропускного и внутриобъектного режимов. VI) Транспортный отдел и VII) Отдел по обеспечению качества обслуживания. Так как данные отделы относятся непосредственно к логистике, то их описание и анализ находится в следующем разделе (1.4).

В Республике Беларусь, как и в любой другой развитой стране, есть государственные н ормативные правовые акты и стандарты в области логистической деятельности:

1. СТБ 2046-2010 Транспортно-логистический центр. Требования к техническому оснащению и транспортно-экспедиционному обслуживанию.

Устанавливает: требования к техническому оснащению транспортно-логистического центра; требования к оказанию транспортно-экспедиционных услуг.

2. СТБ 2047-2010 Логистическая деятельность. Термины и определения.

Устанавливает термины и определения основных понятий в области логистической деятельности.

3. СТБ 2133-2010 «Классификация складской инфраструктуры».

Устанавливает основные требования к классификации складской инфраструктуры транспортно-логистических центров Республики Беларусь.

4. СТБ 2306-2013 Услуги логистические. Общие требования и процедура сертификации (введен в действие с 01.11.2013).

Устанавливает виды логистических услуг, категории исполнителей логистических услуг, общие требования, предъявляемые к исполнителям логистических услуг, и процедуру проведения работ по их сертификации.

5. СТБ 2345-2013 Логистическая деятельность. Требования к профессиональной компетентности персонала исполнителей логистических услуг и процедура сертификации (вводится в действие с 01.07.2014).

Устанавливает требования к знаниям, навыкам и умениям персонала операционного, высшего и стратегического уровней менеджмента, и процедуру его сертификации.