Оформление документации, сопровождающей совещания (заседания) коллегиальных органов

Большое значение при проведении совещания придается под­готовке основного доклада (отчета). На выбор формы, или структуры доклада, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления. Если цель документа – информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с изложением фактов в строгой логической последо­вательности (хронологическая последовательность событий; географическая последовательность; степень важности).

Если цель – убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомен­дациям, которые защищаются в документах. Это обычно дости­гается при посредстве логики и рассуждений. Можно принять следующие логические построения: постанов­ка проблемы – анализ проблемы – возможные решения – рекомендо­ванное решение или предположение – очевидность – вывод – рекомендуемые действия или план действий – необходимость действий – возможные проблемы – ожидаемые выгоды – выводы – рекомендации.

Если цель доклада – привести аргументы способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным.

Вто­рым определяющим фактором являются правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Об­разцы отражают общую структуру и способы представления до­кумента. В докладе необходимы следующие элементы:

а) вступление и определение цели предполагает указание на сущность содержания документа, отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

б) основная часть – изложение основных фактов.Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с матери­алом для достижения своих целей;

в) выводы, вытекающие из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представ­ляют в виде простого списка четких положений;

г) рекомендации – это предложения относитель­но действий, которые, возможно, потребуются в результате сде­ланных выводов

д) резюме – краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Существуют определенные правила написания служебных документов. Информация должна быть систематизирована в сжатой, логичной форме. Три основные ха­рактеристики доклада, как и любого функционального докумен­та, - это ясность, краткость, точность.

Заголовок – неотъемлемая часть документа. Мно­гие заголовки - стандартные, отражающие построенную по типо­вым образцам конструкцию документа. Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует составлять заголов­ки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признатель­ности») потребуется, если необходимо выразить благодарность тем, кто помогал в подготовке материалов. Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Со­держание», под которым перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для содержания требуется отдельная страница. Заголовки и подзаголовки нумеруются. Нумерация поможет под­черкнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным.

Структура абзацев(параграфов) должна способствовать яс­ности. Каждый абзац должен быть связан с определен­ным аспектом основной темы. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В докладе следует избегать употребления жаргона, а также сомнительных и двусмыслен­ных фраз. Все аббревиатуры должны быть объяснены в списке со­кращений, помещаемом в начале документа или в расшифровке при первом их употреблении. Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в са­мом начале или в самом конце предложения (особенно в длинных предложениях или предложениях, содержащих несколько сопутствующих мыслей). Правописание такжеимеет существенное значение. Для объяснения или расширения каких-то частей текста иног­да применяются сноски, однако они не должны от­влекать внимание от основной мысли. Стиль докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, про­стых выражений и простых, коротких предложений.

Представляя свое мнение, следует стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссыл­кой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Не подтвержденные заключения и выводы становятся голослов­ными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопос­тавлений. В докладах часто используется язык цифр для отображения количественных дан­ных. Необходимо выбрать наиболее эффектив­ный способ представления цифр, так, чтобы читающий или слуша­ющий доклад пришел к требуемому заключению.

Первая стадия написания доклада или отчета – это всегда подбор материала и определение основ­ных пунктов. Однако материал не должен быть слишком обширным. Следует написать на черновике заголовки по плану и подвести каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Вторая стадия – написание первого черновика, в котором излагаются аль­тернативные линии документа. При этом оставляется место для изме­нений и добавлений. Третья стадия – написание второго черновика, проверка фак­тов и их уместности.

Документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов, является протокол. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех слу­чаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседа­ниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также опе­ративные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать запи­си всех выступлений, показать выработку решения в столкнове­нии мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола («Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается»).

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они про­водятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются вы­писки из протоколов.