Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Особенности оформления деятельности коллегиальных органов

Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиаль­ности, документируется постановлениями, решениями, распоря­жениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Документирование деятельности коллегиальных органов на­чинается с составления плана работы на основе предложений чле­нов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения за­седаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, от­ветственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержден­ный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготови­тельная работа, которая отражается в административных доку­ментах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестке дня надо указать, сколько вре­мени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании устано­вить твердый регламент. Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важ­ности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседа­ние тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотре­ния своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указы­ваются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вмес­те со справкой представляется проект решения, постановления. Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подраз­делений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за 3-5 дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллеги­ального органа. Предварительная рассылка материалов дает воз­можность вносить поправки в уже имеющийся письменный про­ект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присут­ствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организа­ций из других краев, областей, международных организаций, реко­мендуется предусмотреть следующие моменты:

а) выработка повестки дня и определение круга участников;

б) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

в) выработка регламента совещания;

г) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании (доклада, информационного сообщения организа­тора совещания; доклада, информационного сообщения участников; справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания; проекта решения);

д) организационное обеспечение совещания (регистрация участников; размещение участников; транспортное обеспечение участников; питание участников; культурно-массовые мероприятия; информирование участников по интересующим их вопросам; снабжение участников канцтоварами);

е) организационные работы секретариата совещания;

ж) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

и) документирование работы совещания (составление протокола (стенограмма) итоговых материалов; размножение итоговых материалов; обеспечение этими материалами участников совещания);

к) анкетирование участников совещания (о работе совеща­ния и т.д.)

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за сове­щание. Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет об­суждаться на совещании, перечисляются темы докладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приво­дятся краткие сведения о выступающих (фамилии, имена и от­чества, должности).

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, состав­ляются приглашения (извещения) в состав которых входят: обращение; информация о дате и месте проведения совещания; повестка дня; предложение принять участие; просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы. Он должен предус­матривать четкую организацию хода совещания, порядок рассмат­риваемых вопросов, определенные процедурные стороны (вступительное слово, доклады, выступления, вопросы докладчикам, ответы докладчиков, справка по ходу совеща­ния, чтение проекта решения, предложения по проекту решения, подве­дение итогов совещания) с указанием времени, отведенного для каждой процедуры в ходе совещания. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четы­рех часов в день. Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность - не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.