Порядок проведения экспертизы ценности документов

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в будущем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. Документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Сам процесс проведения экспертизы ценности документов включает следующие этапы:

- Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях

- Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле докумен­тов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

По итогам проведения экспертизы ценности, составляются описи дел (постоянного, временного) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Архивные описи составляются на все завершенные в делопроизводстве дела.

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме [6, приложение 12] в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, их оставляют на хранение, реставрируют или делают с них фотокопии [6, приложение 12]

Если в ходе экспертизы выясняется, что в деле одновременно присутствуют документы с истекшим сроком хранения, а также постоянного и долговременного хранения, то его расшивают. Выделенные из дел документы постоянного и долговременного хранения формируют отдельно друг от друга в дела. Остальные же формируют отдельно и в последующем включают в опись дел, выделяемых к уничтожению. Если в деле обнаружены документы с повторяющейся информацией (оригиналы, копии, дубликаты), срок хранения которых не истек, то происходит поиск оригиналов документов. В случае, если оригиналы документов найдены, их оставляют на дальнейшее хранение, а копии уничтожают. Если оригиналы отсутствуют, то оставляют, как правило, одну копию, а остальные уничтожают. [19] На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения. [Там же]

Пример 3. Образец акта об уничтожении документов

Ниже представлены пояснения к датам акта, указанным на образце:

1 – дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 – дата акта (в примере это 25.01.2011) – указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 – дата согласования акта с ЭПК (ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 – дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 – далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 – после уничтожения документов архивариус вносит соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, то есть в тот же день, когда были вывезены документы).

Транспортировка документов, их утилизация должны производиться только в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, утилизирующей документы. [19, 24,25]