Документы, заполняемые при приеме на работу

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника со следующими внутренними документами (ст. 68 Трудового кодекса РФ):

· под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка;

· иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (по охране труда, технике безопасности, оплате труда и т.п.);

· коллективным договором.

В случаях, определенных трудовым законодательством, с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 2 части первой ст. 243 Трудового кодекса РФ, согласно которому в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу на работника возлагается материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 244 Трудового кодекса РФ).

Согласно постановлению Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 Минтруда России своим постановлением от 31.12.2002 № 85 утвердил:

1) перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а также типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

2) перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, а также типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

После заключения трудового договора прием работника на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Приказ о приеме на работу. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяется Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № T-1). Если на работу принимается несколько работников, используется Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № T-la).

Приказ составляется лицом, ответственным за прием (как правило, работником отдела кадров), на каждое лицо, принимаемое на работу в организацию. При приеме на работу работнику присваивается табельный номер.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:

· фамилия, имя и отчество работника, принимаемого на работу;

· наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

· должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации принимаемого работника [если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (см. ст. 57 Трудового кодекса РФ)];

· табельный номер;

· дата приема на работу;

· дата окончания действия трудового договора (указывается при заключении срочного трудового договора). Если трудовой договор с работником заключен на неопределенный срок, то эта графа не заполняется;

· испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;

· условия приема на работу;

· характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

· размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, величина надбавки;

· дата и номер трудового договора, заключенного с работником, на основании которого составляется приказ о приеме на работу.

Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу предъявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (образцы приказов будут рассмотрены на семинарском занятии). Это означает, что работник должен ознакомиться с приказом и расписаться в специально отведенной графе.

На основании приказа производятся следующие действия:

1)в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;

2)заполняется личная карточка (форма № Т-2);

3)в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ) и одновременно одним из основных документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу, работодателю при заключении трудового договора, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 Трудового кодекса РФ и п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В настоящее время по всем вопросам, связанным с трудовыми книжками, следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее Постановление № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек), в части, не противоречащей действующей редакции Трудового кодекса РФ.

Постановлением № 225 утверждены форма трудовой книжки и форма вкладыша в нее, которые введены в действие с 1 января 2004 г., а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые. Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Работнику, заключившему трудовой договор впервые, бланк трудовой книжки выдается работодателем. Для этого работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в приходно-расходной книге (пп. «а» п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника, которому оформлена новая трудовая книжка, взимается ее стоимость. Как следует из п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, необходимую сумму работник вносит в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как указано в п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике (табл. 3.4.3.1).

в) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, вод) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основания документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Примеры заполнения титульного листа трудовой книжки будут рассмотрены на семинаре.

Таблица 3.4.3.1