Процедуры, предшествующие составлению бухгалтерской финансовой отчетности

Перед составлением бухгалтерской финансовой отчетности требуется выполнение ряда процедур. Часто некоторые из них бухгалтером «упускаются», что может привести к негативным последствиям для организации. К основным подготовительным действиям следует отнести следующие:

− инвентаризация имущества и обязательств фирмы;

− проверка соответствия данных первичных учетных документов данным бухгалтерского учета;

− проверка записей на бухгалтерских счетах;

− исправление допущенных ошибок в учете;

− отражение событий после отчетной даты;

− уточнение оценки имущественных статей баланса;

− реформация баланса.

Рассмотрим данные процедуры подробнее.

Составлению бухгалтерской финансовой отчетности в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всего имущества и обязательств организации. Именно инвентаризация подтверждает информацию, отражаемую в отчетности.

Следует отметить, что дата проведения инвентаризации должна быть как можно ближе к концу года (самый оптимальный вариант – 31 декабря). Тем не менее, как правило, отдельные виды имущества и обязательств проверяются в иные сроки. Так касса должна подвергаться внезапной проверке ежемесячно, так же как и сверка расчетов с кредитными учреждениями. Расчеты с дебиторами и кредиторами подлежат проверке не реже двух раз в год. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в три года, а библиотечных фондов – раз в пять лет. При этом в отчетном периоде подобная проверка должна быть осуществлена не ранее 1 ноября. Капитальные вложения проверяются не ранее 1 декабря, а незавершенное производство, готовая продукция, товары и материалы инвентаризируются не ранее 1 октября.

Если в результате инвентаризации будут выявлены какие-либо расхождения между фактиче­ским наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то они должны быть отражены в учете в том месяце, когда инвентаризация была завершена. При этом излишек приходуется и относится на прочие доходы организации, а недостача компенсируется за счет материально-ответственных лиц или средств самой организации.

Составлению отчетности также должна предшествовать проверка соответствия данных бухгалтерского учета имеющим­ся первичным учетным документам. В ходе данной проверки необходимо определить все ли документы были отражены в учете, соответствуют ли суммы, отраженные в учете и в соответствующих документах, присутствуют ли на документах все необходимые реквизиты (подписи, наименования и т.п.), соответствуют ли документы утвержденным формам (указанным в соответствующих Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или утвержденным приказом об учетной политике организации).

Если документ отсутствует или содержит ошибки, то его необходимо переоформить. Если документ исправить возможности нет (например, соответствующий контрагент обанкротился и т.п.), то отраженную в учете по этому документу сумму необходимо сторнировать.

С проверкой правильности оформления первичной учетной документации непосредственно связана сверка записей по бухгалтерским счетам, так как они используются при составлении отчетности. Данная проверка может быть проведена путем сравнения оборотов по каждому синтетическому счету с сумами, указанными в документах, послуживших основанием для записей. Так же целесообразно сверить дебетовые и кредитовые обороты и сальдо по всем используемым в организации счетам. Следует помнить, что обороты и остатки по каждому синтетическому счету должны совпадать с соответствующими суммами по аналитическим счетам, открываемым к нему.

В ходе указанной сверки обычно составляются оборотно-сальдовые ведомости по счетам. Если выявляются ошибки, то они должны быть исправлены и оформлены справкой бухгалтера.

Между отчетной датой и датой подписания отчетности могут возникнуть факты хозяйственной жизни, которые оказали или могут оказать влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности организации. Они называются событием после отчетной даты, и подлежат раскрытию в бухгалтерской отчетности.

К событиям после отчетной даты, согласно ПБУ 7/98 «События после отчетной даты», относятся:

− события, подтверждающие возникшие на отчетную дату те или иные факты;

− события, подтверждающие возникшие после отчетной даты те или иные факты.

К первому типу относятся такие, как объявление дебитора организации банкротом, получение от страховой организации материалов по уточнению размеров страхового возмещения, обнаружение после отчетной даты существенной ошибки в бухгалтерском учете или нарушения законодательства при осуществлении деятельности организации, которые ведут к искажению бухгалтерской отчетности за отчетный период и т.п. Эти события, при условии их существенности, должны быть отражены в отчетности.При этом они отражаются в синтетическом и аналитическом учете заключительными оборотами отчетного периода до утверждения годовой бухгалтерской отчетности в установленном порядке.

Пример. На основании данных синтетического и аналитического учета в бухгалтерской отчетности организации по состоянию на 31 декабря отчетного года подлежит отражению дебиторская задолженность на общую сумму 10 млн. руб. В марте года, следующего за отчетным, организация получила информацию о том, что один из дебиторов, задолженность которого по состоянию на 31 декабря отчетного года составляла 4 млн. руб., признан в установленном порядке в конце февраля банкротом. В данной ситуации организация должна уменьшить сумму дебиторской задолженности на 4 млн. руб. и признать в бухгалтерской отчетности по состоянию на 31 декабря отчетного года убыток от списания дебиторской задолженности. Необходимые записи в бухгалтерском учете организации по списанию соответствующей дебиторской задолженности должны быть произведены заключительными оборотами отчетного периода.

К событиям второго типа относятся такие, как принятие решения о реорганизации организации, принятие решения об эмиссии акций и иных ценных бумаг, крупная сделка, связанная с приобретением и выбытием основных средств и финансовых вложений, пожар, авария, стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация, в результате которой уничтожена значительная часть активов организации, действия органов государственной власти (национализация) и т.п. При этом в прошедшем периоде никакие записи в бухгалтерском (синтетическом и аналитическом) учете не производятся. Эти события отражают в учете той датой, когда они фактически произошли с отражением информации о них в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности.

Пример. В бухгалтерском балансе по состоянию на 31 декабря отчетного года отражены значительные вложения организации в акции другой организации. В марте года, следующего за отчетным, организация получила информацию о том, что рыночная цена этих акций в марте значительно уменьшилась. В данной ситуации организация должна раскрыть в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках соответствующую информацию.

Бухгалтерский баланс должен отражать информацию соответствующую сложившимся рыночным условиям. То есть имущество, отражаемое в активе баланса, должно быть отражено в оценке наиболее близко соответствующей сложившимся рыночным тенденциям. При этом имущество на бухгалтерских счетах отражается по первоначальной стоимости, которая может существенно отличаться от рыночных цен.

Поэтому организация имеет ряд возможностей по «уточнению» первоначальной стоимости, доведению ее до рыночной оценки. Во-первых, возможна прямая переоценка основных средств и финансовых вложений по рыночным ценам. Во-вторых, доведение стоимости другого имущества до рыночных цен возможно путем формирования оценочных резервов. Они могут создаваться под снижение стоимости материальных ценностей, под обесценение финансовых вложений, по сомнительным долгам.

Данные резервы создаются за счет прочих расходов организации и в учете отражаются записями:

Д 91 К 14 – создан резерв под снижение стоимости материальных ценностей;

Д 91 К 59 – создан резерв под обесценение финансовых вложений;

Д 91 К 63 – создан резерв по сомнительным долгам.

Данные резервы создаются, когда ресурсы испорчены, морально устарели, их рыночные цены имеют устойчивую тенденцию к снижению или появляется сомнительная задолженность. В начале периода, следующего за отчетным, суммы созданных резервов списываются обратными записями.

В настоящее время в России баланс формируется в нетто-оценке. Поэтому при его составлении суммы оценочных ре­зервов в пассиве не отражаются, а вычитаются в активе из остатков по тем статьям, для регулирования оценки которых резервы были созданы.

Перед составлением отчетности необходимо закрыть ряд бухгалтерских счетов. При этом в связи со сложностью деятельности современной организации важным становится очередность их закрытия.

В первую очередь определяется себестоимость услуг вспомогательных производств. Для этого закрывается счет 23 «Вспомогательные производства». Затем необходимо распределить расходы будущих периодов (счет 97 «Расходы будущих периодов»), распределить соответствующие расходы и закрыть счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы».

После закрытия вышеуказанных счетов можно определять себестоимость произведенной продукции, работ или услуг. Для этого определяется остаток незавершенного производства и списываются затраты со счета 20 «Основное производство». Далее закрываются все остальные счета: 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и т.п.

На последнем этапе, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, проводится реформация баланса - закрытие («обнуление») счетов 90, 91 и 99 и определение финансового результата деятельности организации за год. При этом сначала закрываются все субсчета счета 90 «Продажи», затем счет 91 «Прочие доходы и расходы» В последнюю очередь (последней записью декабря) закрывается счет 99 «Прибыли и убытки». Реформация баланса производится один раз в год и является последней операцией отчетного года.

По окончании отчетного года при составлении годовой бухгалтерской отчетности счет 99 закрывается. При этом заключительной записью декабря сумма чистой прибыли (убытка) отчетного года списывается со счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит (дебет) счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Таким образом, сальдо счета 99 становится нулевым. Отметим, что, начиная с годовой отчетности за 2004г. в бухгалтерском учете не делаются записи от 31 декабря, по распределению чистой прибыли, полученной по итогам года.