Гриф обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженої" доступу.

Адресат. Адресування документів

Адресатами документа можуть бути установи, їхструктурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни.

У разі адресування документа установі або структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової

політики України

Завідувачу загального відділу

Прізвище, ініціал(и)

У разі адресування документа керівнику установи або вступнику найменування установи входить до складу нукання посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного

Архівного управління

При Кабінеті Міністрів України

Прізвище, ініціал(и)

У разі потреби в реквізиті "адресат" може бути зазначенопочесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресовано багатьом однорідним і, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Начальникам управління освіти

Обласних державних адміністрацій

Документ не повинен мати більше чотирьох різних адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат.

До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні и правилам користування поштовим зв'язком.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22.12.97 "Про правила користування послугами поштового зв'язку" адреси адресата і адресанта зазначаються у такій послідовності:

- ім'я, по батькові та прізвище адресата (адресанта) або найменування установи;

- вулиця, номер будинку, квартири;

- населений пункт, поштовий індекс;

- район, область (у разі потреби).

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, наприклад:

Калініченко Юрій Миколайович

вул. Садова, буд. 3, кв. 12

Київ, 252110

Повну адресу зазначають у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу

"Архіви України"

вул. Солом'янська, 24

Київ, 252110

На поштових відправленнях, адресованих "До запитання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю.

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштову адресу на документах не зазначають. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресатами.

Відомості про адресата розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - пишуть з середини нового рядка:

Директорові

Інституту української мови

НАН України

докторові філологічних наук

Петренкові О.В.

Резолюція

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівникомустанови, що містить вказівки щодо виконання документа. Цей змінний реквізит містить інформацію про подальшу роботу з документом.

Резолюція має силу розпорядчого документа, бо її пише керівник установи або його заступник (в особливих випадках або вразі відсутності керівника).

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, містить такі обов'язкові елементи: прізвище конкретного виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дату. Наприклад:

Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати

пропозиції про складання

комплексного плану

Підпис

12.04.2004.

На документах з терміном виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають: прізвище та ініціали виконавця, підпис автора резолюції, дату.

Якщо резолюцію адресовано кільком особам (заступникам, керівникам підрозділів), то головним виконавцем вважають того працівника, якого в резолюції названо першим. Він визначає безпосередні обов'язки кожного виконавця і організовує виконання резолюції загалом. Для виконання доручення йому надано право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. Відповідають за своєчасне та правильне виконання завдання однаковою мірою всі вказані у резолюції виконавці.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи.

За змістом резолюції бувають кількох видів.

1. Резолюцію-підтвердження пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від заступників та колективу. Керівник передає секретареві документ, супроводжуючи його резолюцією: "До наказу", "До протоколу", "До керівництва", "До виконання" тощо, залежно від того, в якому внутрішньому документі установи буде враховано його зміст. У такій резолюції зазначають підпис керівника і дату. Термін виконання не вказують, бо така резолюція передбачає виконання документа шляхом негайного створення відповідного внутрішнього документа установи.

2. Резолюцію-розгляд пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Резолюції цього виду формулюються так: "Підготувати відповіді, до...", "Вжити заходів", "Зробити висновки", "Розглянути питання", "Обговорити на засіданні..." тощо.

3. Резолюцію-відповідь пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і вимагає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна. Цей вид резолюцій використовують для оперативності діловоголистування. Резолюція цього виду містить: основний текс дату, підпис, назву посади відповідальної особи, які розглядала документ і приймала рішення. За обсягом ці резолюція більша за попередні, але коротша за лисі відповідь, хоч подібна за змістом до нього: "На жаль, змушені Вам відмовити з причини...", "Не заперечуємо", "Про результати і вжиті заходи повідомте додатково", "Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін" тощо.

На кожен документ повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюцію ставлять безпосередньо на документі (якщо ні її не підлягає поверненню) нижче реквізиту "адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицевого боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускають у разі, коли на документі немає вільного місця для резолюції, Коли документ підлягає поверненню, коли в резолюції деталізовано порядок виконання документа та уточнено виконавців.